Правильное и грамотное ведение документов, создаваемых в процессе деятельности дошкольного учреждения, а также поступающих в учреждение, успех решения поставленных перед ним задач. Заведующий ДОУ должен грамотно организовать ведение делопроизводства в своем учреждении в соответствии с нормативно-правовыми актами, определяющими порядок данной деятельности на территории Луганской Народной Республики. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении − это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших информационных технологий. Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов. С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне. Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно. Можно с достаточной уверенностью отметить, что от того, как поставлено в учреждении делопроизводство, в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности. Делопроизводство в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» строится по принципу правильной систематизации документов. Порядок организации документооборота и шаблоны приведены в соответствующих инструкциях. В процессе изучения документооборота учреждения были выявлены следующие системы документации:
− организационно-правовые документы (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
− распорядительные документы (протокол, приказ);
− информационно-справочные документы (заявление, план, отчет, справка, акт, докладная, служебная записка, письмо, договор и др.);
− отчетные документы (отчет о финансово-хозяйственной деятельности и др.);
− кадровые документы (заявление о приеме на работу; выписка из приказа о приеме на работу; листок по учету кадров и др.);
− специфические документы дошкольного образовательного учреждения (книги учета личного состава педагогических работников; материалы для проведения аттестации − педагогических работников и др.);
− бухгалтерские документы (сметы расходов по бюджету, отчеты по налогам, лицевые счета работников, оборотные ведомости и др.).
Помимо традиционных для каждого учреждения организационных документов, в дошкольном образовательном учреждении издаются такие организационные документы:
1. Локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:
− Должностная инструкция воспитателя.
− Инструкция по охране жизни и здоровья детей.
− Инструкция по охране труда.
2. Документация по организации работы воспитателя:
− Основная общеобразовательная программа дошкольного образования по возрастным группам.
− Перспективное и календарное планирование в соответствии с Положением о планировании.
− Расписание НОД.
3. Документация по организации работы с воспитанниками ДОУ.
− Табель посещаемости детей.
− Сведения о детях и родителях.
− Лист здоровья на воспитанников группы.
4. Документация по организации взаимодействия с родителями и семьями воспитанников.
− Социальный паспорт семей воспитанников группы.
− План взаимодействия с родителями воспитанников группы.
− Протоколы родительских собраний группы.
Форма работы с документами в образовательном учреждении смешанная: Педагогическая документация оформляется воспитателем под руководством воспитателя-методиста, медицинской сестры ДОУ ежегодно до 1 сентября, а то, что не касается педагогической деятельности, выполняет делопроизводитель. Документация образовательного учреждения должна быть своевременно оформлена, сведения внесены разборчивым почерком без подчисток, вызывающих сомнения в правильности данных. За достоверность сведений, содержащихся в документах, надлежащее их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ. В ряде документов (банковские документы и др.) исправления не допускаются. Контроль за ведением документации осуществляет заведующий, воспитатель-методист, медицинская сестра ДОУ согласно системе контроля дошкольного учреждения. Ответственность за организацию делопроизводства учреждения, своевременное и качественное исполнение документов, их оформление и сохранность несет заведующий дошкольного образовательного учреждения. На основании своевременно и полно составленных приказов и должностных инструкций устанавливаются полномочия и обязанности воспитателей, другого персонала, а также личная ответственность за детей, сохранность имущества дошкольного учреждения. В соответствии с инструкциями осуществляется и процесс формирования дел. В дела помещаются те документы, которые исполнены. Экземпляры, подлежащие возврату, хранятся отдельно.
Принципы группирования дел:
− К делу приобщаются документы одного календарного года. Исключение составляют только переходящие дела.
− Документы временного и постоянного хранения группируются отдельно.
− Ксерокопии факсов, телефонограмм приобщаются к делам на тех же основаниях, что и другая документация.
− Все документы, приобщаемые к делам, должны быть в единственном экземпляре, если другое не предусмотрено правилами и инструкциями.
− Объем дела не должен быть больше 250 листов.
− В каждом деле документы располагаются в хронологической или логической последовательностях.
− Протоколы и прилагающиеся к ним документы подшиваются в разные дела. Протоколы систематизируются в хронологическом порядке, а приложения к ним − по соответствующим номерам протоколов.
− Заявления граждан по личным вопросам группируются отдельно от заявлений и жалоб, касающихся работы детского сада.
Свидетельство о регистрации, Устав, и другие правоустанавливающие документы хранятся отдельно от локальной документации. Соблюдение установленного порядка ведения делопроизводства существенно упрощает поиск необходимых документов, облегчает работу контролирующих органов. Использование информационных технологий в дошкольном образовательном учреждении позволяет реализовать принципиально новые и наиболее рациональные методы управления, вывести на более высокий уровень качество государственных услуг, предоставляемых учреждением.