Планирование реализуется в 6 этапов:
1. Оценка текущего потенциала отдела персонала.
2. Прогнозирование потребностей отдела персонала.
3. Анализ разрыва.
4. Разработка стратегии управления персоналом.
5. Анализ затрат прошлого года.
6. Оформление решения по необходимому бюджету.
Оценка текущего потенциала отдела персонала
Первым шагом в процессе годового планирования бюджета является оценка текущего потенциала сотрудников. Идентифицируются все знания, навыки и способности коллектива. Это можно реализовать путем разработки перечня навыков для каждого действующего сотрудника компании, иными словами, карты компетенций.
В инвентаризацию должны войти и навыки, выходящие за рамки компетенций менеджеров каждой позиции на текущий момент. Чтобы компания развивалась, важно совершенствовать и ее состав, поэтому на данном этапе предстоит оценить: каких компетенций сотрудникам еще не хватает.
Например, уровень образования и сертификаты или дополнительное обучение.
Во время оценки необходимо обратить внимание на производительность каждого работника; определить, готов ли он взять на себя больше ответственности, посмотреть на текущие показатели его развития.
Прогнозирование потребностей отдела персонала
Следующим шагом будет прогнозирование потребностей отдела персонала на будущее с учетом стратегических целей организации. Прогнозирование людских ресурсов включает оценку спроса и предложения на рынке труда.
На данном этапе необходимо четко ответить на вопросы:
· Сколько всего сотрудников будет необходимо для достижения целей организации?
· В каких дополнительных навыках персонал будет нуждаться?
· Какие рабочие места должны быть заполнены?
· Какие и когда корпоративные мероприятия планируются?
· Какие бонусные и иные программы целесообразно провести в будущем году?
· При прогнозировании оцениваются и факторы внешней среды для оценки сторонних воздействий.
Обязательно учесть следующие факторы:
· Как экономика влияет на работу и способность привлекать новичков?
· Как современные технологические и культурные изменения влияют на требования к рабочей силе?
· Какие изменения происходят на Российском рынке труда?
· Как сезонность влияет на качество и объем наймов?
Анализ разрыва
Следующий шаг – определение разрыва между тем, где организация хочет быть в будущем и где находится сейчас. Анализ пробелов включает в себя определение числа сотрудников, а также навыки и способности, необходимые в будущем по сравнению с текущей ситуацией. Вопросы, требующие ответа на этом этапе:
· Сколько новых рабочих мест потребуется?
· Сколько наймов необходимо организовать для обеспечения полным объемом сотрудников? Когда это лучше делать?
· Какие обучения, и в каком объеме необходимо будет реализовать для формирования требующихся навыков?
· Какие нынешние сотрудники имеют необходимые навыки?
· Есть ли достаточное количество менеджеров / руководителей?
Разработка стратегии управления персоналом
Есть пять стратегий для удовлетворения потребностей организации в будущем:
1. Реструктуризация (сокращение персонала и перегруппировка задач). Задача должна включать в себя анализ: действительно ли новые рабочие нагрузки будут приводить к улучшению результатов.
2. Обучение и развитие (для выполнения дополнительных задач или перехода на новые должности).
3. Найм (рекрутинг новых сотрудников с мастерством и способностями, в которых организация будет нуждаться в будущем).
4. Аутсорсинг (использование внешних лиц или организаций для выполнения некоторых задач).
5. Совместная работа с другими организациями.
Руководителю отдела персонала предстоит определить, какая стратегия окажется максимально выгодной в грядущем году. Наиболее просто это сделать при помощи анализа затрат на каждую из них.
Анализ затрат прошлого года
Как правило, предусмотреть всевозможные траты помогает анализ затрат предыдущего периода. Он покажет и возможные форс – мажоры, и внеплановые траты, а возможно, и забытые плановые.
Оформление решения по необходимому бюджету
После того как стратегии управления персоналом в организации разработаны, они должны быть документированы в плане управления персоналом. Этот документ излагает ключевые моменты стратегии, ответственных лиц, временные рамки ее реализации и статьи расходов.
УТВЕРЖДЕНИЕ БЮДЖЕТА
Утверждение бюджета один из важнейших этапов, в процессе которого следует придерживаться следующей стратегии:
· Прозрачность.
Оформить план в таблицы, демонстрирующие окупаемость инвестиций, а также эффективность выбранной стратегии в предстоящем финансовом году.
Например, по какой причине выгоднее сотрудничать с другой компанией для реализации новой задачи, чем найти и вырастить своего сотрудника.
· Защита своего бюджета.
Показать необходимость расходов на отдел персонала для реализации миссии компании. Нет смысла рассчитывать, что все руководители объективно оценивают значимость отдела персонала для своей организации. Согласование бюджета отдела персонала как раз тот час, в который важно во всех красках донести, как отдел незаменим в достижении цели собственника.
· Аргументы и факты.
Строить аргументацию на фактах: как запланированные действия приведут к прибыльности компании. Только в этом случае доводы будут услышаны со стороны лиц, принимающих решения. Иметь четкое представление, откуда взялась каждая цифра и почему именно она указана. В противном случае сокращения издержек за счет отдела кадров не избежать.
· Экономика.
Рассказать, от каких проектов было решено отказаться для экономии бюджета. Это позволит продемонстрировать руководству умение эффективно оценивать необходимость финансовых вложений в работу отдела. За счет таких действий будет больше доверия к презентуемым на реализацию проектам.
· Рыба.
Добавить в список проектов, выбранных для реализации «козла отпущения» — проект, от которого можно отказаться (один или несколько менее важных проектов из списка приоритетов), чтобы показать готовность сокращать расходы в случае ограниченности бюджета.
Правильное преподнесение информации даст уверенность, что все самые значимые проекты будут согласованы, а работа отдела персонала принесет ожидаемые плоды.