К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, письма, протоколы, заявления, доверенности, автобиографии, характеристики. Все эти документы предназначены или для передачи информации от одного адресата другому, или для фиксации каких-либо сведений. Исходя из резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.
Акт
Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами с целью подтверждения установленных фактов или событий. Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Во вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируют факты, события или действия лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименование должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии; фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи его составления, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Акты, затрагивающие материальные и финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью.
С содержанием актов знакомят лиц, чью деятельность они затрагивают. После ознакомления указанные лица в конце текста акта пишут «с актом ознакомлены», ставят дату и подпись с расшифровкой. В случае отказа этих лиц от подписания акта делается соответствующая отметка, после чего составители акта расписываются еще раз.
|
|
Акт составляется в нескольких экземплярах, один из которых желательно выдать «актируемому» под расписку. Ниже приводится образец акта.
Справка
Справка — это документ, в котором описываются или подтверждаются различные факты и события. Справки бывают двух видов:
1) документ, содержащий информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки, справки по персоналу);
2) документ, подтверждающий те или иные юридические факты и выдаваемый заинтересованным лицам.
Справки могут быть внутренними (для руководства или для другого структурного подразделения) и внешними (например, для головной организации). Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, — руководитель организации. В справках для внешних пользователей указывают дату или период времени, к которому относятся запрашиваемые сведения. Такие справки имеют обязательный реквизит «заголовок к тексту».
Если в справке излагаются данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы. Содержимое справки может быть оформлено в виде таблицы. Согласно ст. 62 ТК РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера начисляемой заработной платы. В конце справки ставится подпись уполномоченного лица и делается оттиск печати организации. Образец справки приводится ниже.
|
|
Докладная записка
Докладная записка — это документ, который информирует руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях, фактах или сложившихся ситуациях. Докладная записка может быть подготовлена по указанию руководства или по инициативе работника компании. По содержанию докладная записка может быть инициативной (составляется с целью побудить адресата принять определенное решение и содержит не только факты, но и конкретные предложения), информационной (составляется регулярно и содержит сведения о деталях или результатах выполнения работ) либо отчетной (информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении распоряжений и т.п.). В докладной записке обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»), Докладную записку оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: 1) наименование структурного подразделения; 2) вид документа; 3) дата; 4) адрес; 5) заголовок к тексту; 6) текст; 7) подпись. Образец докладной записки приведен ниже.
Объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, который составляется для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета). Объяснительная записка бывает двух видов:
1) записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;
2) сообщение должностного лица (работника), поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки оформляются аналогично докладной записке (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Образец приводится ниже.
|
|
Деловое письмо
Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почты и т.д. Грамотно составленное письмо поможет наладить и поддерживать успешные коммерческие отношения, поэтому при продуцировании деловых писем следует придерживаться определенных правил.
Деловое письмо составляется на фирменном бланке, который каждая компания разрабатывает для себя самостоятельно. Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный, номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма как у отправителя, так и у адресата.
Письма в зависимости от типа и содержания могут быть простыми или сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, представляет собой просьбу без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и пр. Если письмо состоит из двух частей, то первая часть содержит обоснование письма, изложение причин его написания, а вторая, заключительная — просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Объем простого письма не должен превышать одну-две страницы машинописного текста.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, сообщения мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста и состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.
Письмо — самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу разнообразных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте, курьером и т.д.). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания. Текст письма строится по следующей схеме:
1) введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие обстоятельства, послужившие основанием для составления письма);
2) доказательства (излагается обоснование вопроса, затрагиваемого в письме);
3) заключение (приводятся выводы, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования встречаются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По объему текст письма, как правило, не должен превышать одной страницы.
Цель составления и направления писем обычно сводится к побудительным мотивам. Отсюда вытекают основные требования к тексту письма: ясность, четкость, краткость изложения. Практика деловой переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Целесообразно посвящать письмо одному вопросу. Это упрощает операции по обработке писем и ускоряет их исполнение в той организации, куда они адресованы. Текст письма обычно, как правило, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Организация не имеет возможности...», «В ближайший год компания не предполагает...» и т.д. Право подписи служебных писем обычно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
В настоящее время письма пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Виды деловых писем. Существуют следующие признаки для классификации деловой переписки.
1. По тематическому признаку различают письма:
а) коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Сюда относятся:
• оферта (письмо-предложение) — заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки, либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возместить убытки;
б) некоммерческие (собственно деловые письма) — используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. В данную группу входят:
• благодарственное письмо — содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо — содержит подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение — содержит подтверждение получения какого-то товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление — содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение — содержит приглашение на какое-либо мероприятие;
• письмо-просьба — содержит просьбу совершить или, наоборот, прекратить какое-либо действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование — содержит выражение сочувствия по определенному поводу;
• сопроводительное письмо — составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
2. По функциональному признаку выделяются:
• письма-ответы — представляют собой ответ на инициативное письмо, которое составляется по инициативе адресанта с определенной целью;
• письма, которые требуют ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение); письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
3. По признаку получателя письма делятся на циркулярные (адресованные нескольким получателям одновременно) и обычные (адресованные одному конкретному получателю).
4. По композиционному признаку различают письма одноаспектные (рассматривают какой-то один вопрос) и многоаспектные (затрагивают несколько вопросов одновременно).
5. По признаку структуры письма бывают регламентированные (составляются по определенному установленному образцу) и нерегламентированные (содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца).
6. По форме отправления письма делятся на конвертные (отправленные с помощью почты в конверте), электронные (отправленные в электронном виде на e-mail), факсовые (отправленные по факсу).
Правила заполнения некоторых видов делового письма. Независимо от способа передачи документа деловой переписки используются единые требования к его составлению и оформлению. Приведем правила заполнения и образцы некоторых деловых писем.
1. Оферта (письмо-предложение), как уже отмечалось, это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки. Оферта является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, лицо, принимающее предложение, — акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу лиц, называется публичной офертой.
Письмо-предложение составляется либо в ответ на письмо-запрос, либо по инициативе отправителя. Оферта совершается в письменном виде или устно: по телефону, при переговорах между сторонами сделки.
Оформить оферту можно в виде проекта договора, который одна сторона сделки направляет другой стороне. В письме-ответе вторая сторона либо соглашается с предложением (это называется акцептом), либо вносит свои изменения или дополнения, либо отказывает принять предложенные условия. Принятием предложения является заключение контракта. В случае отказа переписка между сторонами продолжается до тех пор, пока не будет достигнута окончательная договоренность.
Структура написания оферты соответствует общей структуре делового письма:
1) шапка — должность, фамилия, имя, отчество получателя и наименование организации;
2) номер и дата регистрации письма;
3) заголовок («О...»);
4) обращение (в случае необходимости);
5) текст оферты — здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по...», «В ответ на Ваш запрос от...», «Компания NNN предлагает Вашему вниманию...», «Рады предложить Вам...» и т.п.;
6) подпись отправителя — руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности, фамилии и инициалов.
Образец (форма) письма-предложения приводится ниже.
2. Письмо-запрос — это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса. Например, для того чтобы узнать о компетентности некоего сотрудника с прежнего места работы, подтвердить данные документа об образовании и др. При составлении этого вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.
Письмо-запрос имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма:
1) реквизиты получателя и отправителя;
2) дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть одновременно и письмом-ответом; в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
3) заголовок (должен отражать суть вопроса);
4) обращение;
5) цель письма;
6) изложение сути вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
7) выражение надежды на сотрудничество;
8) благодарность;
9) подпись отправителя (должность, фамилия, имя, отчество, подпись). Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Составляется письмо на фирменном бланке организации. Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа. Образец письма см. ниже.
| Руководителю территориального отделения статистики по г. Москве Н.Т. Сергееву от «Альфы» ИНН 7708123456 КПП 770801001 ОГРН 1234567890123 Адрес (юридический и фактический): 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20 |
Исх. № 25 от 27.03.2017
Запрос
Просим сообщить перечень форм статистической отчетности, которые «Альфа» обязана представлять в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по г. Москве в 2017 году.
Вид деятельности по ОКВЭД: Предоставление косметических услуг салонами красоты (код 96.02.2)
Средняя численность работников за 2016 год: 25 чел.
Выручка за 2016 год (без НДС): 2 500 000 руб.
Обособленных подразделений нет.
| Директор | А.В. Львов |
3. Рекламация (письмо-претензия) — этот вид документа представляет собой претензию, которая составляется в случае неудовлетворенности одной стороны качеством обслуживания, работой сотрудника другой стороны и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит выражение недовольства стороной, нарушившей свои обязательства по договору, и требования о возмещении ущерба: о замене сотрудника, снижении цены услуги и пр. Составление рекламационного письма целесообразно в следующих случаях:
а) при несоответствии качества услуги условиям договора, государственным стандартам и т.д.;
б) при несогласованном изменении цены.
В договоре на выполнение работ обязательно должен присутствовать раздел о порядке предъявления, и способах регулирования претензий. Рекламационное письмо должно содержать следующие данные:
1) дата и номер исходящего документа;
2) наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
3) наименование документа («претензия»), номер;
4) основание — номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, счета и т.п.;
5) наименование услуги;
6) основания для предъявления претензии (что конкретно нарушено);
7) доказательства нанесенного ущерба;
8) требования по возмещению убытка (сумма претензии);
9) доказательные документы — приложения к письму: акт рекламации и пр.
При отказе в удовлетворении требований или при истечении срока, установленного для рассмотрения претензии (как правило, на это отводится месяц), необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности составляет три года) заявить иск в арбитражный суд. Рекламация обычно составляется на полтора-два листа формата А4. Образец письма-претензии (рекламации) приводится ниже.
4. Благодарственное письмо — это деловое письмо, которое содержит слова благодарности за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному лицу. Оно может являться как ответом на инициативное письмо (письмо-поздравление, письмо-приглашение), так и инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Благодарственное письмо имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо:
1) шапка документа — это необязательный элемент благодарственного письма (пишется в случае необходимости). Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека;
2) обращение — если письмо адресовано конкретному лицу, то указываются его фамилия, имя, отчество;
3) текст — слова благодарности. Можно использовать шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность...», «Выражаем глубокую признательность...», «Выражаем благодарность...» и т.п.;
4) подпись — в нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность, фамилия и инициалы.
Оформление благодарственного письма желательно осуществлять на фирменном бланке организации либо на специальном типографском бланке, на праздничной бумаге. Ниже приводится образец благодарственного письма за сотрудничество.
5. Гарантийное письмо — это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и пр. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:
1) номер и дата исходящего документа;
2) получатель письма (адресат) — название организации, фамилия и инициалы должностного лица, которому письмо адресовано (гарантийное письмо обычно составляется на имя руководителя компании);
3) наименование документа — заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
4) текст письма — здесь указывают, какие обязательства, в каком объёме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки: «Гарантируем...», «Настоящим письмом гарантируем...», «Компания NNN гарантирует...», «Своевременную и полную оплату гарантируем...», «Настоящим гарантируем...» и т.п. В тексте письма адресант также указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату — прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
5) подпись — должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.
Ниже приводится образец гарантийного письма о приеме на работу.
6. Информационное письмо — некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, о продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Оформление информационного письма осуществляется согласно установленным для деловой переписки правилам, его структура соответствует общей структуре делового письма. В зависимости от цели, выделяют следующие разновидности информационного письма:
• письмо-сообщение (извещение, уведомление) — о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление — о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение — о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание — о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо — реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.
Часто к данному документу прилагается сопроводительное письмо, где информация представляется в развернутом виде и более детально.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле. Ниже приводится образец информационного письма о смене директора.
7. Письмо-напоминание — этот документ содержит побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее, и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно и просьбой. Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
1) ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
2) просьба выполнить условия контракта;
3) меры, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются при необходимости).
Основная цель написания данного вида делового письма — напомнить о выполнении взятых на себя стороной сделки обязательств либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа на предыдущее письмо.
В письме-напоминании можно использовать такие фразы: «Напоминаем Вам...», «Ставим Вас в известность...», «Обращаем Ваше внимание...», «Считаем необходимым уведомить Вас...», «Убедительно/настоятельно просим...», «Требуем от Вас...», «Мы настаиваем...» и пр.
Письмо-напоминание желательно составлять на фирменном бланке организации. Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств. Приведем образец письма-напоминания.
8. Письмо-подтверждение — некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтвердить получение переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. При написании данного вида делового письма используются следующие шаблонные фразы: «Сообщаем Вам, что мы получили...», «Подтверждаем получение...», «С благодарностью подтверждаем...», «ООО NNN подтверждает согласие на...» и т.п. Структура данного документа соответствует общей структуре делового письма. Печатается письмо-подтверждение на фирменном бланке организации. Образец письма-подтверждения о сотрудничестве приводится.
9. Письмо-поздравление — это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравить человека либо организацию в связи с каким-то поводом: личным праздником либо достижением, государственным, корпоративным праздником и т.п. Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с днем рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального письма-поздравления необходимо указать фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле — в случае массовой рассылки). Оформление письма-поздравления может осуществляться как на фирменном бланке компании, так и на любой разноцветной бумаге либо открытке. Структура письма-поздравления соответствует общей структуре делового письма.
10. Письмо-приглашение — это вид делового письма с приглашением на какое-либо мероприятие: конференцию, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п. Текст письма-приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо-приглашение обычно за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение об участии и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется по правилам, установленным для делового письма.
11. Письмо-просьба — этот документ содержит просьбу о получении необходимой информации, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Письмо может быть адресовано конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации.
Данный вид письма может содержать не одну просьбу. Структура такого письма схожа с общей структурой делового письма. По форме письмо-просьба практически идентично письму-запросу. Его составляют на фирменном бланке организации. Письмо обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом. Приведем примеры фраз делового письма-просьбы.
1. Обоснование просьбы: «В связи с...», «Учитывая...», «Ввиду...», «Исходя из...», «В целях...», «На основании...», «Согласно...», «В соответствии с...» и т.д.
2. Текст просьбы: «Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/ сообщить/ проинформировать/выслать...», «Обращаемся к Вам с просьбой...», «Просим Вашего содействия в...», «Просим Вашего согласия на...», «Также просим Вас... » и т.п.
Письмо-просьба требует письма-ответа. Ниже приводится образец письма.
12. Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п. Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма:
1) вступление — заголовок письма, обращение к получателю, цель письма:
2) основная часть — этот текст должен отражать основную суть сопроводительного письма;
3) заключение — здесь указываются сведения об отправителе (фамилия и инициалы, должность, подпись).
Текст сопроводительного письма составляется в произвольной форме. Рассмотрим такой вид документа, как сопроводительное письмо к резюме: это деловое письмо, в котором в отличие от самого текста резюме можно в более свободной форме представить себя с наилучшей стороны и заинтересовать работодателя. Ниже приводится образец такого письма.
Задача сопроводительного письма к коммерческому предложению — вызвать интерес у потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.
Протокол
Протокол представляет собой документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Независимо от того, в какой форме составлен данный документ — краткой или полной, обязательными реквизитами протокола являются:
1) наименование вида документа (протокол);
2) название организации;
3) дата составления;
4) регистрационный номер документа;
5) место составления;
6) заголовок к тексту;
7) текст;
8) подписи.
Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц присутствовавших на заседании. Завершает вводную часть протокола повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ...; ВЫСТУПИЛИ...; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... Самой важной частью протокола является постановление.
Заявление
Заявление представляет собой документ с изложением просьбы или предложения должностному лицу. Данный документ включает следующие реквизиты:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта (заявителя);
3) наименование вида документа;
4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчер-пывающей аргументацией (если необходимо);
5) дата, подпись.
Заявление может иметь при себе приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Ниже приводится образец заявления об увольнении работника по собственному желанию.
ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору ООО «Мир»
01 февраля 2006 г. г-ну А.А.Хмелевскому
Уволить 16.02.2006
ПОДПИСЬ А.А.Хмелевский
02.02.2006
Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 16 февраля 2006 г.
Кладовщик ПОДПИСЬ И.П.Смирнов
Не возражаю
Начальник склада
ПОДПИСЬ В.И.Корнилов
02.02.2006
Доверенность
Доверенность — это документ, удостоверяющий поручение кому-либо определенных действий, передачу определенных прав доверителя. Доверенности бывают личные, выданные физическим лицом, и официальные, выданные организацией. Обязательными реквизитами доверенности являются:
1) наименование документа;
2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес; название организации);
3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав;
4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);
5) дата;
6) подпись;
7) заверение подписи доверителя какой-либо организацией (подпись должностного лица и печать организации).
Приведем образец доверенности на право подписи документов (договоров).
Автобиография
Автобиография — это последовательное изложение пишущим основных этапов своей жизни. Автобиография составляется от первого лица и начинается словами «Я, (фамилия, имя, отчество), родился...» Далее указываются дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.). После этого приводятся следующие сведения:
1) образование, которое получил пишущий; какие учебные заведения, где и когда окончил;
2) вид трудовой деятельности;
3) место работы в настоящее время, занимаемая должность;
3) семейное положение, место жительства в настоящее время;
4) если была смена фамилии (например, по причине замужества), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;
5) личная подпись и дата составления автобиографии. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.
Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста. Ниже дан образец автобиографии.
Характеристика
Характеристика представляет собой официальный документ с отзывом о служебной и общественной деятельности какого-либо лица. Характеристика содержит краткое описание трудового пути человека, его деловых и нравственных качеств, трудовой и общественной активности. В производственной характеристике указываются следующие сведения:
1) имя, отчество и фамилия, дата рождения работника; какое образование получил, какие учебные заведения, где и когда окончил;