К организационным документам по кадрам (персоналу) относятся:
1) трудовой договор;
2) должностная инструкция;
3) положение о подразделении;
4) штатное расписание и др.
Ввиду важности понятия трудового договора имеет смысл полностью привести содержание ст. 56 ТК РФ «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора».
Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Таблица
Классификация кадровых документов
 Виды
Документации
Обязательность/
Необязательность
| Внутренние локальные нормативные документы | Информационно- аналитические и расчетные документы | Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников | Официальная внутренняя переписка | Распорядительные документы | Журналы контроля и учета |
| Обязательные | Правила внутреннего трудового распорядка | Личная карточка Т-2 | Трудовая книжка | Заявления работников | Приказы (распоряжения) по личному составу: о приеме, об увольнении и др. | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
| Инструкция по охране труда | Штатное расписание | Трудовой договор | Уведомления от работодателя (о прекращении срока действия трудового договора и др.) | Приказы по основной деятельности (об утверждении штатного расписания и др.) | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | |
| Документы по защите персональных данных работников | График отпусков | Объяснительные записки (при применении дисциплинарного взыскания) | Журнал учета мероприятий по контролю | |||
| Табель учета рабочего времени | Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда | |||||
| Зависящие от специфики организации | Инструкция по работе с конфиденциальной информацией | I'рафик сменности | Журнал учета лиц, убывающих в командировки | |||
| Не являющиеся обязательными | Должностные инструкции | Личные дела | Справки о трудовой деятельности | Служебные записки | Указания | Журнал учета приказов по личному составу |
| Положение по оплате труда и премированию работников | Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работников, заверенные установленным образом | Докладные записки | Предупреждения | Журнал учета документов внутренней переписки | ||
| Коллективный договор | Журнал учета военнообязанных |
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Для наглядности разложим обе части приведенного определения — обязательства работодателя и обязательства работника — по двум координатам: Работа/Поведение (табл.).
Таблица
Компоненты определения трудового договора
| Сторона договора | Работа | Поведение |
| Работодатель обязуется | Предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции | Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату |
| Работник обязуется | Лично выполнять определенную договором трудовую функцию | Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя |
Из табл. видно, что взаимные обязательства работодателя и работника в рамках трудового договора неплохо сбалансированы, но достаточно формальны. Например, работодатель не обязуется предоставлять работу, которая нравится работнику. В свою очередь, работник не обязуется добиваться каких-то определенных результатов, а всего лишь должен выполнять трудовую функцию.
Содержание трудового договора определено в ст. 57 ТК РФ. В трудовом договоре указываются:
1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя — юридического лица (или фамилия, имя и отчество, если работодатель — физическое лицо);
2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
3) идентификационный номер налогоплательщика — для работодателей (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
4) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
5) место и дата заключения трудового договора.
Далее в трудовом договоре должны быть прописаны следующие обязательные условия:
1. Место работы (с указанием структурного подразделения).
2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
3. Дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — срок его действия.
4. Условия труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
5. Режим рабочего времени и времени отдыха.
6. Гарантии и компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
7. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, иной характер работы).
8. Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с положениями трудового законодательства.
9. Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Это, в частности, условия:
— об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
— об испытании;
— о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
— об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
— о видах и условиях дополнительного страхования работника;
— об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
— об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Трудовой договор заключается в письменной форме, при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Основные характеристики трудового договора отражены в табл.
Таблица
Основные характеристики трудового договора
| Характеристики | Трудовой договор |
| Регламентируется законодательством, кодексом | Трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, и т.д. |
| Отношения сторон | Трудовые отношения построены на принципе подчинения одной стороны другой |
| Характер работы | Работник должен подчиняться определенному режиму, в процессе труда соблюдать установленный распорядок работ и т.д. |
| Социальное страхование | Работодатель обязан обеспечить социальное страхование работника |
| Ответственность за результаты работы | Риск по выполнению работы и срокам берет на себя работодатель. Работник несет дисциплинарную ответственность |
| Оплата результатов работы | Заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Прописывается в нормативном акте работодателя |
| Отношение к организации | Работник зачисляется в штат организации, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и т.д. |
| Оформление отношений | Прием на работу оформляется внесением записи в трудовую книжку, приказом о приеме на работу, трудовым договором |
Условия трудового договора могут быть изменены исключительно по соглашению сторон и только в письменной форме. Индивидуальный вариант трудового договора каждая организация разрабатывает для себя самостоятельно с учетом своей специфики, целей и задач, стоящих перед работодателем, особенностей должностной позиции.
При заключении трудового договора может быть установлено испытание (ст. 70 ТК РФ) продолжительностью не более трех месяцев для всех основных категорий работников и не более шести месяцев для некоторых категорий руководителей организации. Если это специально не оговорено в трудовом договоре, значит, испытание не предусматривается. Испытание при приеме на работу не устанавливается для ряда категорий работников, в том числе:
а) для беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
б) лиц, не достигших возраста 18 лет;
в) выпускников образовательных учреждений, впервые поступающих на работу по специальности;
г) лиц, приглашенных на работу в порядке перевода.
Если работодатель сочтет, что работник не выдержал испытание, то он имеет право расторгнуть трудовой договор до истечения испытательного срока, предупредив об этом работника в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для увольнения. В свою очередь, работник имеет право обжаловать такое решение в судебном порядке, так же как и любое другое увольнение по инициативе работодателя.
Разновидностью трудового договора является срочный трудовой договор. В соответствии с ТК РФ срочный трудовой договор представляет собой деловой документ ограниченного периода действия; от бессрочного договора он отличается лишь наличием некоторых предоставляемых прав и обязанностей, возлагаемых на стороны. В частности, срочный трудовой договор может заключаться (ст. 59 ТК РФ):
1) для замены временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Типичным примером является длительное заболевание или пребывание в отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком. Договор такого рода заключается на период отсутствия заменяемого сотрудника и автоматически заканчивает свое действие со дня, следующего после его выхода на работу;
2) для выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ. Если работодатель заключает с работником срочный трудовой договор для выполнения временных работ более одного раза, то такой договор может быть признан судом бессрочным;
3) для проведения работ, выходящих за рамки основной деятельности организации, а также для работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
4) для работ, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника;
5) с лицами, поступающими на работу в организации с численностью работников до 35 человек (в розничной торговле и бытовом обслуживании — до 20 человек), а также к работодателям — физическим лицам;
6) с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
7) с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение не может быть определено конкретной датой;
8) с лицами, (а) обучающимися по дневной форме обучения; (б) работающими в данной организации по совместительству; в) с пенсионерами по возрасту;
9) с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
Необходимо подчеркнуть, что заключение именно срочного (а не бессрочного) трудового договора во всех случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, не является обязательным. Это право работодателя и работника; и даже если был заключен именно срочный трудовой договор, то его расторжение в заранее оговоренный срок тоже не является обязанностью работодателя. Общая продолжительность срочного трудового договора не может превышать пяти лет.
Любые отклонения от требований ТК РФ при заключении срочного трудового договора, которые могут быть истолкованы как стремление работодателя уклониться от предоставления прав и гарантий, предусматриваемых обычным бессрочным договором, могут привести к признанию договора заключенным на неопределенный срок. Таким образом, можно констатировать, что заключать с сотрудником срочный трудовой договор без достаточных на то оснований нельзя даже при наличии согласия самого сотрудника.
Должностная инструкция не является обязательным документом. Ни в одном нормативном акте не содержится требования иметь описание должностных обязанностей работника в виде отдельно оформленного документа — должностной инструкции. В то же время согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является прописывание трудовой функции: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
Однако оформление должностных обязанностей в виде отдельной должностной инструкции возможно и даже желательно, поскольку в должностную инструкцию включаются не только обязанности, но также подчинение, цели и задачи, права, ответственность, требования к должности (образование, опыт работы, навыки, знания), взаимодействие по должности и др. Работодатель может иметь трудовой договор с прописанными функциями и типовую должностную инструкцию по данной должностной позиции, либо оформить должностную инструкцию в качестве приложения к трудовому договору.
Должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешить трудовые споры. Часто получить полное представление о должностных обязанностях из текста договора сложно. Должностная инструкция является документом, призванным устранить возможные разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и конкретизировать функции подчиненного. Должностная инструкция необходима при наложении на работника дисциплинарного взыскания, аттестации персонала, при увольнении работника в период испытательного срока и при проведении сокращения численности или штата работников.
Должностные инструкции разрабатывать довольно сложно, однако специалисты отмечают следующие преимущества их составления.
1. Должностная инструкция позволяет устанавливать дополнительные требования к кандидатам на должность исходя из прописанного пункта «Требования к должности».
2. Должностная инструкция позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор с работником как с не прошедшим испытательный срок (в том случае, если критерием прохождения испытательного срока являлась проверка знаний и навыков работника, предусмотренных должностной инструкцией).
3. Подписанная работником должностная инструкция позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности (предварительно проведя его аттестацию), если в должностной инструкции были прописаны требования к должности.
4. Должностные инструкции служат основой для оценки и аттестации работников.
5. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения инспекционных и судебных органов.
6. Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между похожими должностями, избегать дублирования обязанностей.
7. Инструкции позволяют работодателю применять меры дисциплинарного взыскания к работнику при невыполнении, некачественном выполнении или несоблюдении сроков выполнения своих должностных обязанностей.
8. Включение в должностную инструкцию блоков «Взаимодействие по должности» и «Документооборот» значительно упрощает и систематизирует работу внутри компании и создает систему работы с документами.
9. Должностные инструкции являются основой для организации нормирования труда, градации, ротации и других кадровых и управленческих процедур.
10. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления компанией, его внутреннюю организацию, задачи и функции. Обычно документ о кадровой службе включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи и функции кадровой службы.
3. Структура кадровой службы.
4. Права и обязанности службы и ее работников.
5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.
6. Рабочее место работника кадровой службы и др.
Положения о структурных подразделениях не являются обязательными. Тем не менее многие организации разрабатывают и оформляют такие документы, с тем чтобы решить следующие задачи:
а) упорядочить работу структурных подразделений, устранить дублирующие функции между отделами;
б) определить главные цели и задачи структурного подразделения;
в) распределить должностные обязанности среди работников структурного подразделения исходя из целей и задач, стоящих перед данным подразделением;
г) определить схему взаимодействия должностных лиц в структурном подразделении;
д) прописать схему взаимодействия работников данного структурного подразделения с работниками других отделов в процессе работы с документами;
е) установить критерии работы структурного подразделения.
Положение о кадровой службе определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, условия оплаты труда его работников, порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия, права и обязанности работников и руководства организации, а также ряд других вопросов, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом. Положение о кадровой службе обсуждается и согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.
Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы.
Штатное расписание организации разрабатывают самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают руководители структурных подразделений организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).
Порядок составления документов по управлению персоналом подробно описан в следующей главе.
К распорядительным документам по кадрам относятся приказы (распоряжения руководителя организации) о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников; предоставлении отпуска работнику (работникам); поощрениях и взысканиях; о внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.).
Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, т.е. в отношении одного работника, так и групповые, в том случае, если в компании в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, о предоставлении отпусков, об увольнении и разное (например, об изменении фамилии, и др.).
Документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.
Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.
Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Учетная документация
К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:
1) личная карточка;
2) личное дело;
3) трудовая книжка;
4) график отпусков;
5) журнал учета и др.
Личная карточка работника — это документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.
Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант карточки (форма № Т-2).
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел.
Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.
Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.
Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (75 лет, о чем будет рассказано ниже), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.
Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах); ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. № 69.
График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.
График-отпусков составляется сотрудником кадровой службы организации ежегодно не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается руководителем организации либо уполномоченным им лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2015 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 г.
В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. На этапе планирования, перед началом календарного года, заполняются только столбцы 1—6 таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник; должность по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество; табельный номер (если таковой имеется); количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.
Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.
В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На основании заявления издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.
Графы 7—10 заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В седьмом столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). Восьмой столбец содержит информацию о документе, который явился основанием для переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В девятом столбце указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. Столбец 10 содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.
Журналы (книги) учета используются для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации; они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф располагается на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала, либо могут оформляться на последней странице. Чтобы защитить страницы журнала от изъятия и вложений, используются следующие способы.
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно выполненные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание».
Журналы учета являются документами внутреннего пользования кадровой службы и не могут передаваться работникам других подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в кадровой службе, представляются руководителю службы для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Существуют следующие виды журналов:
а) книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
б) книги, журналы учета работников, направленных в командировки;
в) книги, журналы учета отпусков;
г) книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров, (трудовых соглашений);
д) книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
е) книги, журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
ж) книги, журналы выдачи командировочных удостоверений.
Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров составляет от года до трех лет. По истечении этих сроков журналы передаются по описи на архивное хранение.