Вопрос о необходимости регламентации и унификации документационной информации наиболее актуален в сфере управления. С целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в организации создается система ДОУП. Для этого проводится унификация документационной информации, определяется рациональный состав форм документов, вводится совокупность технико-экономических и социальных показателей.
Унификация способствует упорядочению информационных потоков, оптимизации количества документов, развитию деловой и информационной культуры. Это позволяет увеличить эффективность управления, добиться большей оперативности в принятии решений, повысить творческий характер управленческого труда, уменьшить затраты на работу с документами.
В целях регламентации правил работы с документами, установления единых требований к принимаемым документам в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В действующей нормативной базе документационного обеспечения сферы управления существует Документ, который обязывает федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. Это постановление Правительства РФ от 19.01.2005 г. № 30, которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.
Служба управления персоналом составляет инструкцию по делопроизводству, которая содержит нормы и правила организации работы с кадровыми документами. В инструкции по кадровому делопроизводству должны быть отражены следующие вопросы:
1. Обработка поступающих и отправляемых документов.
2. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов.
3. Организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте.
4. Ведение базы данных организации.
5. Правила рассмотрения документов и доведения их до исполнителей, организация документооборота.
6. Контроль исполнения документов, в том числе технология контроля за сроками исполнения.
7. Оформление копий документов и выписки из документов.
8. Номенклатура дел кадровой службы: порядок разработки, утверждения, ведения.
9. Формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.
10. Учет бланков документов, печатей и штампов.
По итогам унификации и регламентации внутренних документов в организации составляется нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов.
Документационное обеспечение сферы управления связано с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности службы управления персоналом компании.
Организационное обеспечение заключается в наличии отдела по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося руководителю кадровой службы.
Правовое обеспечение предусматривает наличие нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, куда включаются:
а) федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими коммерческой тайны и т.п.;
б) межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам;
в) внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами.
Техническое обеспечение заключается в наличии и использовании современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий.
Кадровое обеспечение предусматривает наличие профессиональных квалифицированных работников, способных выполнять задачи, поставленные перед отделом кадрового учета и делопроизводства.
Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.