Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды документов и их разновидности. Документные образования обеспечивают определенные функции управления или виды деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые, в свою очередь, могут состоять из многих разновидностей документов.
Так, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами, подразделяется на три подсистемы: организационную, распорядительную и справочно-информационную документацию. Протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы организационно-распорядительных документов имеет разновидности: протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К организационно-распорядительным документам относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.
В процессе деятельности организации образуется множество кадровых документов. У всех них есть свои определенные цели и задачи создания. Документы имеют разную форму, различный регламент принятия и хранения. Чтобы упорядочить массив кадровых документов, весь объем кадровой документации условно можно разделить на три больших блока.
1. Документы, которые обязаны вести все организации независимо от сферы их деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы. Обязательность ведения таких документов установлена действующим законодательством. Например, правила внутреннего трудового распорядка являются обязательными согласно ст. 189, 190 ТК РФ, график отпусков - согласно ст. 123 ТК РФ и т.д.
2. Документы, не имеющие обязательного характера. Такие документы служат для оптимизации работы с персоналом, разрабатываются и оформляются при необходимости или для соблюдения определенной процедуры, а также в целях защиты интересов работодателя в случае возникновения трудового конфликта. Это, например, должностные инструкции: ни одной нормой данные документы не установлены как обязательные, но они крайне полезны для проведения отдельных кадровых процедур (закрепления требований к квалификации работника, установления ответственности работников и др.). Примером также может служить коллективный договор (ст. 36, 37 ТК РФ), который обязательным не является, но, если со стороны работников будет проявлена инициатива, работодатель не вправе отказать им, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации.
3. Документы, которые зависят от специфики конкретной организации и становятся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относится к законодательству в сфере охраны труда. Например, если в организации существует сменный график работы, то обязательным для данной организации является график сменности (ст. 103 ТК РФ). Если в организации есть персонал, работа которого связана с разъездами, то обязательно должен быть принят локальный нормативный акт, регламентирующий порядок и размер компенсаций для данной категории работников (ст. 168.1 ТК РФ).
Документация системы кадровой службы также может быть разделена на подвиды в зависимости от специфики документа.
1. Внутренние локальные нормативные акты работодателя. Они определяют общие принципы работы и обязательны для исполнения всеми работниками организации, деятельности которых касаются (положения, инструкции, постановления и др.). Порядок утверждения отдельных локальных актов установлен законодательно. Например, правила внутреннего трудового распорядка установлены ст. 190 ТК РФ, а локальный акт по оплате труда — ст. 135 ТК РФ. Для того чтобы работодатель мог применять к работнику меры дисциплинарного взыскания, обязательно ознакомление работников с определенным локальным нормативным актом под расписку.
2. Информационно-аналитические, расчетные, статистические документы. Они содержат информацию, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, и нужны в целях сохранения необходимых для работы данной организации сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.п.). Это графики сменности, график отпусков, перечень работ, при выполнении которых необходимо проводить обязательные медицинские осмотры, и др.
3. Документы, подтверждающие трудовой стаж работников, например, трудовая книжка и трудовой договор работника.
4. Распорядительные документы. Они издаются в целях передачи опре-деленных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания).
5. Официальная внутренняя переписка. Это, с одной стороны, документы, поступающие от работников организации в целях донесения до работодателя каких-то сведений, просьб, информации или личного мнения работников, а с другой — документы, поступающие от работодателя, но не приобретающие характера распоряжений (заявления, уведомления, служебные записки).
6. Система регистрации. Самой распространенной является журнальная система регистрации. Журналы (книги) учета и регистрации документов служат для назначения документу определенного регистрационного индекса и придают кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах; позволяют анализировать, систематизировать и оперативно находить определенные кадровые зарегистрированные документы.
Кроме того, кадровые документы можно разделить на следующие виды.
1. По порядку принятия различают документы:
а) требующие согласования с первичным профсоюзным органом, например коллективный договор;
б) требующие учета мнения первичного профсоюзного органа, например график.отпусков (ст. 123 ТК РФ);
в) требующие учета мнения представительного органа работников, например локальный акт по оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
г) требующие согласования с должностными лицами организации в силу внутренних регламентов, установленных работодателем;
д) документы, порядок принятия которых не предусматривает законодательных и внутренних требований по согласованию с органами и должностными лицами.
2. По сроку хранения документы бывают:
а) постоянного хранения;
б) временного хранения;
в) текущие.
Существуют и другие возможности для деления кадровых документов на виды и подвиды. Например, возможна классификация некоторых кадровых документов по двум ранее указанным признакам — обязательности/необязательности ведения и специфике документа (табл.).
Более подробно рассмотрим классификацию кадровых документов, в соответствии с которой различают следующие документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой организации:
а) организационные документы по кадрам (персоналу);
б) распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);
в) учетные документы по кадрам (персоналу);
г) информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).