Форма для записи сведений об отдельных обязанностях

№

Ответы

 

Бесконтактный метод - анализ должности (работы) с использованием анкетирования (опросного листа)

Преимуществом этого метода является возможность получения большого объема данных от нескольких человек, выполняющих аналогичную работу. Подготовка к сбору материалов с помощью анкетирования (опросного листа). При использовании опросных листов также очень важно разъяснить тому, кто получит вопросник, для чего проводится исследование.

По опыту известно, что даже самое проникновенное обращение не гаранти­рует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. В данном случае важно содействие непосредственных руководителей тех сотрудников, которые будут отвечать на вопросы.

 

Опросный лист для анализа работы в ГУП «Генеральная дирекция единого заказчика»

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.

Должность ______________ Отдел _________________
Код должности (если есть) _____ Должность руководителя _____
Дата заполнения _____

1. Основная цель (задача) вашей работы? ______________________

2. Если у вас есть подчиненные, перечислите их должности __________

3. Если у вас есть подчиненные, отметьте, пожалуйста, те виды деятельности, которые вы считаете наиболее важными и требующими вашего особого внимания.

4. Отметьте, в чем состоит ваша работа:

[ ] подбор кадров; [ ] формирование бюджетов;

[ ] продвижение; [ ] составление указаний, распоряжений;

[ ] консультирование,

разъяснение особенностей

выполнения работы; [ ] развитие работников;

[ ] помощь подчиненным в решении вопросов; [ ] обучение подчиненных;

[ ] увольнение; [ ] поддержание дисциплины;

[ ] постановка задач перед сотрудниками; [ ] оценка рабочих показателей подчиненных;

[ ] контроль работы подчиненных; [ ] составление графиков, планов работ;

[ ] другое (указать)___________.

5. Рабочие обязанности. Пожалуйста, кратко опишите, что вы делаете и, если возможно, как вы это делаете в соответствии с теми обязанностями, которые вы считаете самыми важными и/или трудными:

а) ежедневные обязанности _______________________________

б) периодические обязанности (раз в неделю, месяц, квартал и т. д.) _____

в) обязанности, исполняемые с нерегулярными интервалами _________

6. Образование. Отметьте, пожалуйста, необходимый уровень образования для вашей профессии (за исключением того, который имеете вы):

[ ] не требуется никакого формального образования;

[ ] незаконченное высшее;

[ ] высшее;

[ ] неполное среднее;

[ ] ученая степень или специальная лицензия.

[ ]среднее;

[ ]среднее специальное;

7. Опыт. Отметьте, какой опыт необходим для выполнения вашей работы:

8. Навыки. Перечислите, пожалуйста, навыки, которые необходимы для вы­полнения вашей работы (например, аккуратность, внимательность, умение исполь­зовать определенное оборудование, технологии) __________________

9. Оборудование. Требует ли ваша работа применения какого-либо оборудования?

Да___Нет___

Если "да", то напишите, какое оборудование и отметьте, как часто вы его используете:

 

Оборудование	Редко	Иногда	Часто
(1)	[]	[]	[]
(2)	[]	[]	[]

 

10. Физические требования. Отметьте те из них, которые вам приходится вы­полнять и как часто:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Работа с тяжестями	[]	[]	[]
[]Неудобная поза	[]	[]	[]
[ ] Высокая интенсивность труда	[]	[]	[]
[ ] Особые требования к органам чувств (зрение, слух и т. д.)	[]	[]	[]
[ ] Работа, связанная с вибрациями	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

11. Эмоциональные требования. Отметьте те из них, которые возникают в ва­шей работе и как часто:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Общение с представителями других организаций	[]	[]	[]
[ ] Взаимодействие с клиентами	[]	[]	[]
[ ] Непосредственное руководство подчиненными	[]	[]	[]
[ ]Сжатые сроки	[]	[]	[]
[ ]Неритмичная работа	[]	[]	[]
[ ] Деятельность в изоляции от других	[]	[]	[]
[]Общение с вышестоящим руководством	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

12. Условия работы. Отметьте те из них, в которых проходит ваша работа, и ука­жите, как часто они присутствуют:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ]Пыль	[]	[]	[]
[ ] Недостаточная освещенность	[]	[]	[]
[ ] Высокая температура	[]	[]	[]
[ ] Низкая температура	[]	[]	[]
[ ] Неприятный запах	[]	[]	[]

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Шум	[]	[]	[]
[ ] Высокая влажность	[]	[]	[]
[ ]Вибрации	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

13. Здоровье и безопасность. Из следующих физических факторов, влияющих на здоровье, выберите те условия, в которых вам приходится работать, и отметьте, как часто они воздействуют на вас:

 

	Редко	Иногда	Часто
[ ] Высоко расположенное рабочее место	[]	[]	[]
[ ]Радиация	[]	[]	[]
[ ] Опасность механических травм	[]	[]	[]
[ ] Движущиеся объекты	[]	[]	[]
[ ] Взрывчатые вещества	[]	[]	[]
[ ] Опасность электротравм	[]	[]	[]
[ ] Риск возгорания	[]	[]	[]
[ ] Другое	[]	[]	[]

 

После сбора всей необходимой информации можно приступать к официально­му изложению результатов. Какого-либо стандарта на описание работы не существу­ет. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детали­зации и оформлению.

Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.)

 

Документальное оформление результатов опроса

Подготовка к описанию должности включает:

1. Исследование информации, полученной в ходе анализа работы.

2. Ее уточнение с помощью сотрудника и его руководителя.

3. Изучение мнений экспертов по поводу полученных данных и при необходи­мости подготовка нормативов.

4. Уточнение структуры и формы описания работы.

Примерная структура описания работы

1. Определение работы. Раздел содержит следующие сведения: название работы, код должности (если имеется), статус (руководитель, специалист, рабочий), подразделение, название должности непосредственного начальника, ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы, категории (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т. д.), цель деятельности, дату составления данного описания, его составитель.

2. Краткое описание работы. В данной части излагаются только основные функции и действия. (Например, может содержаться следующая информация: "осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые для производства").

3. Обязанности и ответственность. Детальный список фактических обязанностей, соответствующих рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять четким формулировкам, чтобы сотруднику было понятно, за какой процесс он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.

4. Отношения. Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:

а) от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;

б) кому адресует (то же самое);

в) с кем сотрудничает с целью выполнения заданий. Полномочия. Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.

5. Стандарты исполнения (требуемые результаты). Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.

6. Условия труда и окружающая среда. Изложение таких факторов, как уровень шума, опасные условия, высокая температура.

Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Ниже приведена примерная форма.

 

 

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Название работы	Подразделение
Статус работы	Кем написано
Код должности	Дата составления
1. Цель работы (для топ-менеджеров определяющими являются задачи организации; для специалистов - подразделения, для исполнителей - рабочего места):
2. Краткое описание работы: список наиболее важных или регулярных задач
3. Подотчетен:
4. Контролирует:
5. Обязанности и ответственность по работе (кратко опишите каждую обязанность специ­алиста и, если возможно, как он с ней справляется; приблизительный срок ее выполнения, используемое оборудование):
а) ежедневные обязанности:
б) периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д.):
в) обязанности, выполняемые нерегулярно:
6. Стандарты исполнения:
7. Условия труда и окружающая среда:

 

 

После описания работы (должности) можно приступать к составлению должностной инструкции.

Должностная инструкция

Должностная инструкция служит для того, чтобы: исключать дублирование и "провисание" функций; осуществлять контроль исполнения работниками своих обязанностей; объективно оценивать результаты их труда; избегать конфликтные ситуации из-за несогласованности действий руководства и подчиненных; избегать трудовые споры; вырабатывать систему критериев, определять параметры/квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала и т. д.

Для подготовки и проведения собеседования с претендентами на вакантную должность вы можете оформить все полученные в предыдущей работе данные в виде краткой таблицы.

Пример описания должностных обязанностей и требований к претендентам в одном документе (см. Приложение 4).

Название должности

Цель должности:

Какие результаты должны быть достигнуты?

Какова основная причина создания данной должности?

Подотчетность.

Кто будет подчиняться работнику в данной позиции?

Кому непосредственно будет подчиняться сотрудник?

Если компания имеет более одного офиса, в каком из них будет работать этот человек?