Основные характеристики MS Access
Microsoft Access считается самой распространённой настольной системой управления реляционной базой данных. С ее помощью реально хранить и эффективно обрабатывать большие объемы информации[20].
Реляционные базы данных позволяют хранить данные, принадлежащие к различным объектам БД. Связи между объектами определяются на этапе формирования БД. С этой целью необходимо определиться с характером таблиц, с их логическими связями и описать их. После формирования каждой таблицы, MS Access 2010, с помощью набора инструментов, осуществит упорядочение всей информации, если это нужно. Осуществляется этот процесс за счет использования столбцов общего доступа, которые размещаются соответствующим образом, указывая на связи между таблицами. После этого, формируются запросы и отчеты, указывающие на наличие данных в нескольких таблицах[18].
Средства SQL в базе данных MS Access служат для манипуляций над таблицами и над информацией, заключенной в этих таблицах, а также дополнительных действий. SQL не является процедурным языком и не имеет операторов управления, структурирования подпрограмм, ввода/вывода и т.д. Поэтому, этот язык не может быть использован, как независимый инструмент, поскольку он входит в состав языка разработки СУБД.
СУБД Access располагает следующими функциями[19]:
1) Разработкой основных элементов объектов, таких как двухмерных таблиц, предназначенных для хранения различных данных.
2) Обеспечение межтабличных связей, с сохранением целостности данных.
3) Вводом, хранением, просмотром, распределением, обновлением и выборкой данных из таблиц, на основе специальных инструментов, обеспечивающих контроль информации, индексирования таблиц и фильтрации информации.
4) Созданием, обновлением и использованием различных объектов, таких как формы, запросы и отчеты.
Создание базы данных сводится к трем основным этапам:
1. Разработки БД. Этот этап характеризуется определением тех столбцов, которые необходимо включить в БД, а также их структуры.
2. Определению структуры. На этом этапе, с помощью инструментов системы, описывается структура таблиц, связанных с БД.
3. Наполнению информации. На этом этапе осуществляется ввод всех необходимых данных.
Основные из плюсов системы управления реляционной базой данных Access 2007[14]:
1. Быстрое получение нужных результатов, в связи с удобным интерфейсом пользователя Office Fluent.
2. Быстрое подключение к приложению за счет современных приложений.
3. Получение нескольких отчетов с многообразным представлением об одной и той же информации.
4. Быстрое формирование таблиц без проведения сложных процедур, за счет автоматического представления формата данных.
5. Представление новых форматов столбцов, что значительно расширяет основные функции.
6. Сведение и изменение информации непосредственно от источника.
7. Осуществление доступа к данным посредством MS Windows Share Point Services.
8. Осуществление поиска каталогов службы Windows Share Point Services на основании пользовательских функций Office Access 2007.
9. Обеспечение информацией службы Windows Share Point Services, для анализа качества управления.
10. Доступ к данным и использование данных от всевозможных источников информации.
Объекты СУБД
В СУБД Access принято называть объектами все, чему присвоено имя. Основными объектами в MS Access считаются таблицы, формы, запросы, макросы и т.д[13].
Таблицей считается объект, предназначенный для хранения данных, относящихся к конкретному объекту. Все записи в таблице осуществляются построчно и относятся к одному, конкретному объекту.
Все конкретные данные заносятся в столбец. В связи с этим, каждая строка может содержать данные нескольких столбцов. Каждый столбец характеризуется уникальным именем и конкретным параметром.
Каждый столбец характеризуется определенным типом данных, которые распространяются только на это поле. Тип данных определяет размер поля. Каждая из строк может идентифицироваться по своеобразной характеристике, которая относится к одному или нескольким столбцам и называется ключом. Различают три основных типа ключей[16].
Ключевой номер столбца счетчика состоит из последовательного или произвольного номера, который появляется в результате автоматического добавления строки.
Ключи могут быть обычными (простыми) или сложными. Примитивный (простой) ключ имеет всего один атрибут, а сложный состоит из нескольких атрибутов. Наличие сложных ключей усложняет работу с таблицами.
Индекс относится к инструменту, который упрощает поиск и сортировку данных в таблице. С ускорением операций, связанных с запросами, позволяет произвести индексирование столбцов, размещенных по обе стороны таблицы, с установлением связей с этими таблицами, в том числе и индексирование столбцов, связанных с параметрами выборки в запросах. Индекс может быть простым или сложным. Индексы могут быть как повторяемыми, так и неповторяемыми.
Запрос – это инструмент, который позволяет получить нужную информацию. На основании запросов и формируется отношение к БД. Возможно использование двух типов запросов: запрос по образцу (QBE – Query by example) и запрос, сформированный структурированным языком (SQL – Structured Query Language)[17].
QBE запрос – это такой же инструмент поиска необходимых данных в базе. Это не специальный язык, а метод получения информации способом заполнения бланка запроса, находящегося в окне конструктора запросов.
SQL запросы формируются на основе непроцедурного языка SQL (порядков). Подобные порядки определяют, какие операции следует осуществить с входными данными, чтобы получить выходные данные. Любые запросы Access формируются на базе SQL запросов. Чтобы их увидеть, достаточно выполнить команду Bug – SQL[18].
Существует несколько видов запросов: на чтение, на запись, на удаление, на построение таблиц, на перекрестный запрос. Самым распространенным запросом является запрос на выборку. Результатом выполнения подобного запроса является получение данных из базы данных. Все запросы связаны с таблицами, которые характеризуются наличием связей.
С помощью конструктора запросов создаются[15]:
o Примитивные запросы.
o Запросы по условию.
o Запросы с заданными параметрами.
o Итоговые запросы.
o Запросы с вычисляемыми столбцами.
Чтобы вызвать конструктор запросов следует перейти в окно БД. В этом окне выбирается вкладка «Запросы», после чего два раза щелкают мышью по ярлыку «Построение запросов в режиме конструктора». В результате этих действий откроется окно «Добавление таблицы» на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».
СУБД Access позволяет записывать информацию непосредственно в таблицы, а также с помощью соответствующих форм. Форма – это завершенное окно, которое дублирует форму бланка. Все формы создаются с помощью набора соответствующего инструментария.
Создание формы связано с тем, какая поставлена цель. Формы в Access предназначены для решения тех задач, которые невозможно решить в табличном виде. С помощью форм производятся различные вычисления и отображаются результаты этих вычислений. Источником данных подобных вычислений могут послужить данные из таблиц[12].
С помощью форм реально[8]:
o Записать и просмотреть информацию БД.
o Обновить данные.
o Вывести данные на печать.
o Сформировать сообщение.
Методы создания форм:
o С помощью конструктора форм (позволяет строить формы различной сложности).
o С помощью мастера форм (позволяет создавать формы, в зависимости от стиля и содержания).
o С помощью функции «Автоформа» - в поле (многостраничная форма, где столбцы для записи представлены в одном поле, а в форме параллельно отображаются данные).
o С помощью функции «Автоформа» - в ленте (где столбцы для записи расположены в одной строке, в форме представлены все записи).
o С помощью функции «Автоформа» - в таблице (реализация записей осуществляется в табличном режиме).
o С помощью функции «Автоформа» - в сводной таблице.
o С помощью функции «Автоформа» - в сводной диаграмме.
o С помощью диаграммы (форма строится с диаграммой, созданной средствами Microsoft Graph).
o С помощью сводных таблиц (создается форма Access, представленная сводной таблицей Excel).
Под макросом понимают очередность макрокоманд, которые способствуют автоматизации действий в среде Access без программирования.
Модуль – это приложение для работы с данными, разработанное с использованием языка программирования Visual Basic for Applications (VBA). СУБД располагает ресурсами для создания продуктивных модулей для взаимодействий с БД. К ним относятся меню, диалоговые окна и кнопки команд.
Все объекты базы данных располагаются в одном файле, имеющем расширение мdb. Как правило, здесь хранятся таблицы, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.
Каждый столбец таблицы характеризуется типом поля и типом данных, которые доступно вводить в поля таблицы. Это упрощает работу с базой данных. Для этого существуют некоторые параметры, которые могут быть присвоены одному столбцу в разных строках. Файл БД Microsoft Access 2010 имеет максимальную величину, достигающую 2-х гигабайт. В основном все СУБД, в том числе и Microsoft Access версии до 2007 года, характеризуются тем, что в столбце возможно хранить лишь одно значение. Уже в Microsoft Office Access 2010 предусмотрена возможность хранения нескольких значений.