Построение таблиц
Таблица включает информацию по определённой теме. Каждая строка в таблице содержат данные об одном элементе. Строка состоит из полей и содержит в себе определённые сведения. Как правило, запись именуется кортежем, а поле в записи – атрибутом.
В рассматриваемой базе данных (БД) содержится 4 таблицы:
1. Таблица «Доп. сведения» – содержит основные данные о районах, в которых проживают сотрудники «Адрес» (рисунок 13).
Рисунок 13 – Таблица «Доп. сведения»
2. Зарплата – содержит сведения о размере заработной платы того или иного работника учебного заведения (рисунок 14).
Рисунок 14 - Таблица «Зарплата»
3. Сотрудники – содержит сведения о сотрудниках (Фамилия, дата рождения, пол, наименование отдела) (рисунок 15).
Рисунок 15 – Таблица «Сотрудники»
4. Структура – состоит из двух столбцов: код отдела, название отдела (рисунок 16).
Рисунок 16 - Таблица «Структура»
На рисунке 17 продемонстрирована полная структура данных БД «Учебного заведения», разработанная с помощью MS Access.
Рисунок 17 – Структура данных БД
Чтобы связи полностью отобразились нужно поставить галочку на двух пунктах – Обеспечение целостности данных и каскадное удаление связанных записей.
Создание запросов
Запросы отвечают за скоростной и эффективный доступ к информации из одной либо нескольких связанных первичными ключами таблиц. Результат запроса – это новая сформированная таблица, которая может применяться, как и любая другая таблица БД во время обработке.
В рассматриваемую БД вошли такие запросы, как:
1. 1979 – позволяет узнать фамилии сотрудников 1979 года рождения.
В режиме конструктора запросов выбираем нужную таблицу, содержащую сведения о сотрудниках учебного заведения, - «фамилию», - и выбираем поля «Фамилия» и «Дата рождения», определенные в этой таблице, с параметром показа тех, кто родился в пределах 1979-го года «>#01.01.1979# And <#30.12.1979#». Получаем результат на рисунке 18.
Рисунок 18 – Запрос «1979»
2. Запрос дирекции и учебной части – предоставляет просмотр информации о сотрудниках с параметром показа только работников дирекции и учебной части.
В режиме конструктора запросов выбираем нужные таблицы, содержащие сведения об отделах и о сотрудниках, - выбираем поля «Фамилия» и «Должность» из таблицы «Сотрудники», и «Название отдела» из таблицы «Структура», с параметром показа «Дирекция или Учебная часть». Получаем результат на рисунке 19.
Рисунок 19 – Запрос «Запрос дирекции и учебной части»
3. Итоги – предоставляет просмотр информации о сотрудниках (фамилия, должность) и о размере их заработной платы.
В режиме конструктора запросов выбираем нужные таблицы (Сотрудники, Структура, Зарплата), содержащие сведения об отделах, сотрудниках и о ставках, - выбираем поля «Фамилия» и «Должность» из таблицы «Сотрудники», «Название отдела» из таблицы «Структура», а в последней таблице вычисляем размер заработной платы, перемножая значения поля «Ставка» на значения поля «Часы» сумма: ([зарплата]![ставка]*[зарплата]![часы]). Получаем результат на рисунке 20.
Рисунок 20 – Запрос «Итоги»
4. Кировский район – позволяет узнать фамилии сотрудников проживающих в Кировском районе.
В режиме конструктора запросов выбираем таблицы «Сотрудники» и «Доп сведения», содержащую сведения о сотрудниках учебного заведения, - и выбираем поле «Фамилия» из таблицы «Сотрудники» и «Адрес» из «Доп сведений», с параметром показа тех, кто проживает в Кировском районе "кировский"». Результат продемонстрирован на рисунке 21.
Рисунок 21 – Запрос-выборка «Кировский район»
Разработка форм
Формы – это сущность БД, предназначенная для структурированного ввода информации в таблицу разными пользователями. Их исполнение позволяет с лёгкостью автоматизировать ввод информации, исключая возможные ошибки при вводе. Формы могут применяться ещё и для просмотра запросов и таблиц. Разрабатываются они с помощью Мастера либо Конструктора форм.
В рассматриваемой БД есть следующие формы:
1. Сотрудники - форма, позволяющая вводить и редактировать данные о работниках, а также осуществлять поиск по фамилии путем добавления соответствующих кнопок (рисунок 22).
Рисунок 22 – Форма «Сотрудники»
2. Структура - форма, позволяющая вводить и редактировать данные о работниках, а также осуществлять поиск по названию отдела путём добавления соответствующих кнопок (рисунок 23).
Рисунок 23 – Форма «Структура»
В рассматриваемой БД есть еще подчинённые формы, такие как:
1) Подчинённая форма зарплата – сформирована на основании таблицы «Зарплата» (рисунок 24).
Рисунок 24 - Подчинённая форма зарплата
2) Подчинённая форма сотрудники - сформирована на основании таблицы «Сотрудники» (рисунок 25).
Рисунок 25 - Подчинённая форма сотрудники
В ходе выполнения данной главы было приведено поэтапное создание базы данных, связанной с работой отдела кадров.
Заключение
Цель данной курсовой работы выполнена – проведён процесс изучения функциональных характеристик системы управления базами данных Microsoft Access.
Для того, чтобы достичь данную цель студент выполнил следующие задачи:
1) Изучение теоретических вопросов БД и СУБД.
2) Изучение классификации СУБД.
3) Изучить архитектуры СУБД.
4) Определить работу в программной области MS Access.
5) Перечень плюсов и характеристики использования MS Access.
6) Определение преимуществ в использовании СУБД.
7) Создание БД на MS Access.
Можно сделать вывод, что база данных – это совокупность различной информации, относящейся к какой-то одной области. База данных предназначена для хранения подобной информации, ее обработки и получения нужной информации. Работает база данных на основе специального программного продукта, под названием СУБД.
Каждая компания располагает своей информационной системой, построенной на основе базы данных и СУБД с удобным для пользователя интересом.
Заключением будет то, что СУБД выполняет основные функции, такие как:
· Осуществляет обработку данных, которые хранятся на внешних запоминающих устройствах (жестких носителях информации).
· Работает с данными, которые хранятся в оперативной памяти персонального компьютера.
· Ведет список операций, которые осуществляются над данными, что дает возможность восстановить находящуюся в памяти информацию после сбоев в работе.
· Поддерживает языки программирования БД (языка определения данных и языка манипулирования данными).
· Современные СУБД состоят из следующих компонентов (смотрите соответствующий рисунок).
· Ядро, которое обрабатывает данные, находящиеся как во внутренней, так и наружной памяти.
· Процессора языка базы данных, который отвечает за составление запросов на формирование БД, изменения характера хранимых данных и чтение данных, с помощью машинного кода.
· Подсистемы поддержки циклов работы, которая способствует нормальной взаимосвязи с пользовательским интерфейсом.
· Сервисных программ, которые расширяют функциональные возможности информационной системы в целом.
Модель СУБД, типа «файл-сервер» применяется в сетях с небольшим числом пользователей. Для реализации подобной модели подходят локальные СУБД, вроде Paradox и dBase. Данная архитектура отличается простотой реализации, так как приложения разрабатываются для одного пользователя и не зависят от возможностей персонального компьютера, который связан с локальной сетью. Примером подобного решения считается MS Access.
В настоящее время отдано предпочтение реляционным БД, где за основу берется таблица, как форма представления информации. Таблица, в свою очередь состоит из столбцов и строк, куда и заносятся необходимые данные.
В СУБД Access принято называть объектами все, чему присвоено имя. Основными объектами в MS Access считаются таблицы, формы, запросы, макросы и т.д.
Таблицей считается объект, предназначенный для хранения данных, относящихся к конкретному объекту. Все записи в таблице осуществляются построчно и относятся к одному, конкретному объекту.
Все конкретные данные заносятся в столбец. В связи с этим, каждая строка может содержать данные нескольких столбцов. Каждый столбец характеризуется уникальным именем и конкретным параметром.
Microsoft Access считается самой распространённой настольной системой управления реляционной базой данных. С ее помощью реально хранить и эффективно обрабатывать большие объемы информации.
Реляционные базы данных позволяют хранить данные, принадлежащие к различным объектам БД. Связи между объектами определяются на этапе формирования БД. С этой целью необходимо определиться с характером таблиц, с их логическими связями и описать их. После формирования каждой таблицы, MS Access 2010, с помощью набора инструментов, осуществит упорядочение всей информации, если это нужно. Осуществляется этот процесс за счет использования столбцов общего доступа, которые размещаются соответствующим образом, указывая на связи между таблицами. После этого, формируются запросы и отчеты, указывающие на наличие данных в нескольких таблицах.
Средства SQL в базе данных MS Access служат для манипуляций над таблицами и над информацией, заключенной в этих таблицах, а также дополнительных действий. SQL не является процедурным языком и не имеет операторов управления, структурирования подпрограмм, ввода/вывода и т.д. Поэтому, этот язык не может быть использован, как независимый инструмент, поскольку он входит в состав языка разработки СУБД.
Список использованной литературы
Источники на русском языке:
1. Советов Б.Я., Цехановский В.В., Чертовской В.Д. Базы данных. Теория и практика. 2-е изд. — М.: Юрайт, 2016. — 464 с.
2. Тарасов С.В. СУБД для программиста. Базы данных изнутри. Солон-Пресс, 2015. — 320 с.
3. Ткачев О.А. Логическое проектирование реляционных баз данных. Учебное пособие. — М.: МГПУ, 2014. — 112 с
4. Точилкина Т.Е., Громова А.А. Хранилища данных и средства бизнес-аналитики. М.: Финансовый университет, 2017. — 161 с.
5. Туманов В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных. 2-е изд. — М.: Интуит, 2016. — 504 с.
6. Туманов В.Е. Проектирование хранилищ данных для приложений систем деловой осведомленности (Business Intelligence Systems). 2-е изд., испр. — М.: Национальный Открытый Университет "ИНТУИТ", 2016. – 958 с.
7. Федорова Г.Н. Разработка и администрирование баз данных. Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. — М.: Академия, 2015. — 320 с.
8. Фролов Е.М. Базы данных. Учебное пособие. — Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. — 64 с.
9. Фуфаев Э.В., Фуфаев Д.Э. Базы данных. Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. — 7-е изд.,стер. — М.: Академия, 2012. — 320 с.
10. Фуфаев Э.В., Фуфаев Д.Э. Разработка и эксплуатация удаленных баз данных. Учебник. — 3-е изд., стер. — М.: Академия, 2012. — 256 с.: ил.
11. Харрингтон Джен Л. Проектирование объектно-ориентированных баз данных. М.: ДМК-Пресс, 2012. — 271 с.
12. Чалый Д.Ю. Практическое использование баз данных в управлении. Ярославль: ЯрГУ, 2013.— 104 с.: ил.
13. Швецов В.И. Базы данных. 2-е изд., исправленное. — НОУ Интуит, 2016. — 218 с.
14. Шубина М.А. Управление данными. СПб.: СПбГЛТУ, 2016. — 132 с.
15. Шустова Л.И., Тараканов О.В. Базы данных. - M: Инфра-М, 2016. — 304 c.
16. Щелоков С.А. Базы данных. Учеб. пособие. — Оренбург: ОГУ, 2014. — 298 с.
Электронные ресурсы:
17. Объекты Microsoft Access [Электронный ресурс] - URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/3439/681/lecture/14026 (дата обращения: 01.08.2017)
18. Начало работы с Microsoft Access 2007 [Электронный ресурс] - URL: https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9D%D0%B0%D1%87%D0% B0%D0%BB%D0%BE-D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D1% 8B-%D1%81-Microsoft-Access-2007-23a9abb4-2d41-451a-b81c-bbdc00623aa0 (дата обращения: 01.08.2017)
19. Лекция 1. Основные принципы работы с базой данных в Microsoft Access. [Электронный ресурс] - URL: https://detc.ls.urfu.ru/Assets/aCOMP0011 /lectures/access 01.htm (дата обращения: 01.08.2017)
20. Основные принципы работы с базой данных в Microsoft Access [Электронный ресурс] - URL: https://refleader.ru/bewotrmerrna.html (дата обращения: 01.08.2017)