Разработка путей совершенствование работы с кадрами управления в социальной службе

По итогам проведенного анализа были подготовлены следующие рекомендации в части совершенствования использования информационных технологий в работе с персоналом Администрации городского округа:

1. Организовать использование планирования потребности в персонале и набора персонала с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8».

2. Организовать подготовку и проведение аттестации персонала Администрации с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8».

3. Разработать инструменты информационного воздействия на персонал Администрации (корпоративный портал).

Отметим, что подсистема по планированию потребности в персонале и набору персонала в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет пользователю следующие возможности:

- инструмент «Кадровое планирование» позволяет как работать со списком вакансий Администрации, так и с кадровым планом;

- заносить информацию о кандидатах на вакантные позиции, существенная часть которой может использоваться при оформлении на работу;

- вести переписку с кандидатами;

- организовывать процедуры набора персонала;

- вести учет затрат на набор персонала.

Затраты на реализацию данной рекомендации можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:

- сотрудники отдела кадров - 8 часов. Функционал: изучение возможностей программы, освоение инструментария;

- сотрудники IT-службы - 2 часа. Функционал: консультирование сотрудников отдела кадров.

Подробнее остановимся на возможностях программы в части оценки персонала. Подсистема «Оценка персонала» программы «1С: Зарплата и управление персоналом» предоставляет возможность разработки системы оценки персонала, а именно:

- описать компетенции работников Администрации в любом заданном количестве;

- назначить шкалу и разработать критерии оценок для каждой компетенции;

- сформировать списки должностных компетенций.

На основании разработанной системы оценки персонала проводится аттестация работников, результаты которой регистрируются в программе. Под компетенциями понимаются формализованные критерии оценки качеств персонала, оценка которых будет осуществляться по оценочным шкалам.

Схема подсистемы «Оценка персонала» приведена на рис.3.1.

Компетенции работников заносятся в справочник «Компетенции». При этом для каждой компетенции может быть выбрана оценочная шкала о описаны критерии получения той или иной оценки.

Для того, чтобы оценить компетенции, могут быть использованы следующие оценочные шкалы:

- пятибалльная;

- четырехбальная (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно);

- трехбальная (выше ожидаемого уровня, на ожидаемом уровне, ниже ожидаемого уровня);

- двухбальная (зачет, незачет).

 

 

 

Рис.3.1. Схема подсистемы «Оценка кадров»

Каждая должность Администрации города (справочник «Должности») может быть описана «своим» списком компетенций.

Эффективную деятельность организации определяет правильность управленческих решений, которые в ней принимаются. Главная причина ошибок менеджеров - отсутствие либо недостаток необходимой информации, которая является одним из ресурсов организационной системы. Информация, в отличие от других видов ресурсов, не исчезает в процессе переработки, ее полезность изменяется. Большой объем информации, связанной с управлением персоналом организации, ее сбор, хранение, переработка, анализ, предоставление пользователям (в первую очередь - руководителям), ставит задачу применения в компании информационных технологий и создания соответствующей информационной системы. Информационные технологии - система, которая включает в себя методы и приемы сбора, накопление, хранение, поиск и обработку информации. Широкое применение вычислительной техники - одно из основных требований к данной системе, в основе которой должен лежать единый массив данных, который отражает информацию о каждом сотруднике организации. В силу динамичности процессов, которые протекают в трудовом коллективе, отражение этих изменений в информационном массиве данных представляется весьма актуальным. Это требование выполняется только в случае тесной связи информационной системы с документооборотом организации, если по распоряжениям и приказам, которые касаются конкретных работников, производится немедленная корректировка данных в информационном массиве. Таким подходом, прежде всего, обеспечивается решение задач поиска в информационном массиве работников с заданными признаками, перегруппировка работников по запросу пользователя.

Оценки компетенций работника регистрируются в документе «Аттестация работника». При проведении документа, результаты оценок записываются в периодический регистр сведений «Оценки компетенций работников». На основании данных этого регистра происходит формирование отчета по оценкам компетенций работников.

Также в подсистему включен специализированный инструмент для планирования проведения аттестаций работников и анализа результатов полученных оценок - обработка Аттестации работников. Инструментом «Аттестации работников» объединены следующие возможности оценки персонала:

- просмотр актуальных оценок и списка компетенций, запланированных к оценке, для каждого работника из произвольно сформированного списка;

- работа со списком документов «Аттестация работников»;

- получение диаграммы распределения всех оценок работников по какой-либо компетенции или совокупности компетенции и должности, и сравнения полученных и ожидаемых результатов.

На закладке «Анализ оценок» имеется возможность формирования диаграммы распределения оценок за выбранный период времени по одной из компетенций работников. Дополнительно можно ограничить данные для анализа по конкретной должности. Ожидаемое и фактическое количество оценок компетенции выводятся на диаграмме разными цветами.

С помощью отчета «Оценки компетенций работников» имеется возможность получения сводных результатов аттестаций работников за выбранный период времени. Отчет позволяет вывести данные в произвольной группировке и с использованием различных отборов.

Затраты на реализацию данной рекомендации также можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:

- сотрудники отдела кадров - 12 часов. Функционал: изучение возможностей программы, освоение инструментария;

- сотрудники IT-службы - 4 часа. Функционал: консультирование сотрудников службы персонала

В завершение данного раздела автор хотел бы остановиться подробнее на таком инструменте информационного воздействия как корпоративный портал.

Внутренний портал организации обеспечивает всем сотрудникам Администрации разнообразные пути доступа к внутрикорпоративным блокам данных через веб - интерфейс (привычный для большинства путь общения с Интернетом) на экране их рабочего компьютера, подключенного к внутренней сети организации.

Задача корпоративного портала Администрации города Челябинск - обеспечить связь на всех уровнях, для всех сотрудников, сделать общекорпоративные компетенции доступными для каждого пользователя, избежав при этом информационной перегрузки. Корпоративный портал позволяет очень быстро найти нужных людей с необходимыми навыками, обучить сотрудников, эффективно организовать их работу, оперативно подобрать требующуюся информацию.

Создатели корпоративного портала могут собрать в одном месте («субпортале») информацию обо всех возможных вариантах дистанционного общения, обеспечиваемого Интранетом. Это автоматизированное согласование места и времени встречи, интегрированная голосовая почта, обмен программами и материалами, теле - и веб - конференции, электронная почта и т.д.

Корпоративный портал поможет решить одну из наиболее актуальных задач информационного Администрации - как не оказаться затопленным потоками информации. Достигается это за счет приложения, управляющего списками рассылки электронной почты.

Следующая важная функция портала - обеспечение доступа к «письменным» знаниям различными логическими путями. Поиск информации внутри портала облегчается благодаря «тематическим» субпорталам (электронное обучение, маркетинг и т.д.).

Корпоративный портал - это канал доступа к оперативной информации для менеджеров по их направлениям работы.

Одним из главных звеньев корпоративного портала может быть электронное обучение. Этот звено портала должен вести менеджер по персоналу Администрации.

В число структурных блоков электронного обучения могут входить:

- «электронный деканат», или система управления обучением;

- инструменты и процессы создания педагогического материала;

- каналы доставки педагогического материала.

Стоит подчеркнуть, что онлайновое обучение в Обществе ни в коем случае не является полной заменой традиционному обучению. Как показывает опыт, электронное обучение наиболее эффективно тогда, когда оно используется в качестве дополнения, обогащающего традиционный процесс обучения и заменяющего 40 - 60% педагогического материала.

По мнению автора, все необходимое программное обеспечение, необходимое для создания корпоративного портала уже находится в распоряжении Администрации города Челябинска, поэтому затраты на реализацию данной рекомендации можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:

- сотрудники службы персонала - 48 часов. Функционал: участие в подготовке технического задания, участие в промежуточных проверках реализации портала, освоение инструментария, наполнение портала необходимой информацией;

- сотрудники службы маркетинга и рекламы - 24 часа. Функционал: участие в подготовке технического задания, участие в промежуточных проверках реализации портала, освоение инструментария, наполнение портала необходимой информацией;

- сотрудники производственно-технической службы - 176 часов. Функционал: подготовка и согласование технического задания, реализация проекта «Портал», консультирование сотрудников службы персонала.