1. На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:
§ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;
§ Акт о списании ксерокса;
§ Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";
§ Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;
§ Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;
§ Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;
§ Акт обследования технического состояния котельного оборудования;
§ Приказ о приёме нового сотрудника;
§ Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";
§ Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";
§ Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.
Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.
Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае? Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще? Как их озаглавить?
25. Создание номенклатуры дел
1. Ниже дан перечень названий папок- дел. Оформите его по всем правилам в виде номенклатуры дел. Сроки хранения попробуйте отыскать в соответствующей литературе.
· Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении (3 папки);
· Личные карточки рабочих и служащих (2 папки);
· Договоры с поставщиками. Северо-западный регион (1 папка);
· Договоры с поставщиками. Прочие регионы (2 папки);
· Контракты с заказчиками. Продукция А1. (1 папка);
· Контракты с заказчиками. Продукция Б1. (2 папки);
· Рекламации от потребителей (1 папка);
· Приказы по основной деятельности. Производство А1. (1 папка);
· Приказы по основной деятельности. Производство. Б1 (1 папка);
· Переписка отдела маркетинга (3 папки);
· Письма-заявки в районную службу занятости (1 папка);
· Акты обследования технического состояния оборудования (1 папка);
· Протоколы совместного заседания администрации и профкома (1папка).
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество данных дел | Срок хранения (с указанием статьи по Перечню) | Примечания |
26. Передача документов на архивное хранение
1. Разработайте примерное Положение по хранению на предприятии документов в электронной форме? Оформите его, дайте краткое обоснование.
Задания для текущего индивидуального контроля
Вариант 1
1. Что включает в себя понятие делопроизводство?
2. Составьте проект письма-сообщения.
Вариант 2
1. Что понимается под юридической силой документа?
2. Составьте проект письма-приглашения.
Вариант 3
1. Назовите виды организационных документов.
2. Составьте проект телефонограммы.
Вариант 4
1. Назовите виды распорядительных документов.
2. Составьте проект выписки из протокола.
Вариант 5
1. В чем особенность языка и стиля служебных документов?
2. Составьте проект распоряжения.
Вариант 6
1. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
2. Составьте проект письма - благодарности.
Вариант 7
1. Назовите этапы редактирования.
2. Составьте проект рекламации.
Вариант 8
1. Приведите классификацию деловых писем.
2. Составьте проект приказа.
Вариант 9
1. Назовите необходимые документы по организации туристского путешествия.
2. Составьте проект служебной записки.
Вариант 10
1. Укажите необходимые документы при осуществлении туристского путешествия.
2. Составьте проект объяснительной записки.
Вопросы для самоконтроля
1. Каков предмет документационного обеспечения управления?
2. Как связано документационное обеспечение управления с документоведением, делопроизводством, архивоведением?
3. Какую роль играет документационное обеспечение в управлении современными организациями?
4. Какие нормативно-правовые акты регулируют документационное обеспечение управления?
5. Какова практическая значимость учебной дисциплины «документационное обеспечение управления»?
6. Какой объем и содержание имеют понятия «информация» и «документ»?
7. Какую роль играет информация в обеспечении эффективного управления?
8. Каковы источники получения управленческой информации?
9. Каковы назначение и функции служб документационного обеспечения управления в современных организациях?
10. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
11. Какие виды управленческих документов включает в себя Унифицированная система организационно-распорядительной документации?
12. Каково назначение ГОСТ Р6. 30-2003?
13. Понятие: "реквизит" документа.
14. Что такое постоянные и переменные реквизиты организационно-распорядительной документации?
15. Каков состав постоянных и переменных реквизитов организационно-распорядительной документации?
16. Какие реквизиты используются в заголовочной части организационно-распорядительных документов?
17. Какие реквизиты используются в содержательной части организационно-распорядительных документов?
18. Какие реквизиты используются в оформляющей части организационно-распорядительных документов?
19. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
20. Как оформить выписку из приказа?
21. Как оформить решение?
22. Как оформить постановление?
23. Что собой представляет Устав организации? Каковы основные требования к его составлению и оформлению?
24. Как оформить Положение об отделе или службе организации?
25. Как оформить штатное расписание?
26. Какие требования предъявляются к оформлению договора, контракта?
27. Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?
28. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?
29. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записки?
30. Каковы современные требования к языку и стилю управленческих документов?
31. Из каких частей складывается документооборот организации?
32. Каковы этапы работы с входящими документами?
33. Как строится работа с исходящими документами?
34. Какова технология работы с внутренними документами?
35. Какие задачи документооборота решает регистрация документов?
36. Какие управленческие документы не подлежат регистрации в службах документационного обеспечения управления?
37. Каков порядок регистрации управленческого документа?
38. Какие существуют виды контроля исполнения документов?
39. Какие операции по контролю исполнения документов осуществляют службы документационного обеспечения управления?
40. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?
41. Что такое дело, с точки зрения документоведения? Приведите примеры дел, хранящихся в организации.
42. Раскройте содержание понятия «номенклатура дел». Какое должностное лицо в организации отвечает за составление и введение в действие номенклатуры дел?
43. Каковы реквизиты номенклатуры дел?
44. Какова содержательная часть номенклатуры дел?
45. Какие признаки заведения дела используются при формировании дел?
46. Каков основной принцип формирования документов в дела?
47. Какие нормативные требования необходимо соблюдать при формировании дел?
48. Что такое экспертиза ценности документов, и какие должностные лица в организации занимаются ее проведением?
49. Какие нормативные акты регулируют проведение экспертизы ценности документов в организации?
50. Что является результатом проведения экспертизы ценности документов организации?
51. Как осуществляется подготовка дел к архивному хранению в современных организациях?
52. Какие документы входят в состав документации по кадрам?
53. Что такое трудовой контракт?
54. Каковы основные и дополнительные условия трудового контракта?
55. На какой срок может быть заключен трудовой контракт?
56. Что такое личная карточка формы Т-2? Какая информация фиксируется в ней?
57. Каковы правила заполнения и хранения личных карточек?
58. Какие действия фиксируются в приказах по кадрам?
59. Каковы сроки хранения приказов?
60. Что такое личное дело? Какие документы входят в его состав?
61. Каков порядок формирования и хранения личных дел?
62. Каковы правила заполнения титульного листа трудовой книжки?
63. Какие сведения о работнике фиксируются в его трудовой книжке?
64. Как хранятся трудовые книжки, и ведется их учет?
65. Какая оргтехника используется для составления документов в современном делопроизводстве?
66. Какая оргтехника используется для поиска, ранения и передачи документов в современном делопроизводстве?
67. Каковы возможности компьютерных технологий в документационном обеспечении управления?
68. Каковы возможности средств телекоммуникации в документационном обеспечении управления?
69. В каких случаях применяются стандартные офисные программы в организации делопроизводства?