От степени структурированности технологии поиска, отбора и найма работников во многом зависит успешность мероприятий по подбору персонала. Указанная деятельность в организации должны проходить в несколько этапов:
На первом этапе определяется количественная потребность в персонале, которая должна соответствовать стратегии развития предприятия. При этом с точки зрения временного фактора учитывается как текущая, так и долгосрочная потребности. Кроме того, учитывается также валовая потребность (совокупную численность работников, необходимую для обеспечения деятельности предприятия) и чистая потребность, которая выражается в несоответствии наличия персонала валовой потребности в нем.
Чистая потребность в персонале в первую очередь, проявляется как потребность в заполнении освободившихся должностей или как возникшая потребность в заполнении впервые создающихся рабочих мест. Тем самым, важным является оценка количественной и качественной характеристики необходимого персонала. При этом следует различать различные виды потребности в персонале. Так, количественная потребность в кадрах представляет собой потребность в определенном числе работников различных специальностей. Качественная потребность в кадрах является потребностью в работниках конкретных специальностей и (или) определенного уровня квалификации.
При расчете численности и качества персонала необходим учет необходимости обеспечения долгосрочного выполнения стратегических задач предприятия, поскольку нехватка персонала создает угрозу выполнения задач, а его переизбыток обусловливает лишние расходы, ставя под угрозу существование самой организации.
На втором этапе разрабатывается профиль требований к будущему работнику на основе анализа, описания работы и личностной спецификации. В итоге анализа работы, на которую подбирается кандидат, формируются следующие документы. В должностных инструкциях определяется основное содержание работы, которая должна выполняться в рамках конкретной должности. В должностной инструкции указывается какие виды деятельности и какие обязанности она в себя включает, а также ответственность, полномочия и место работника в формальной структуре подразделения или организации в целом, а также квалификационные требования к нему.
При этом требования к конкретной должности указывают на то, какими качествами должен обладать человек для успешного выполнения данной работы. К таким качествам относятся не только формальные требования (образование, опыт, технические знания и навыки, состояние здоровья), но и психологические составляющие (мотивация, ценности, установки и интеллектуальные способности, личные и деловые качества). Помимо этого, в данные требования могут также входить специальные условия (например, ненормированный рабочий день, необходимость переезда в другой город или частые командировки).
На втором этапе технологии отбора персонала формулируются принципы отбора и найма для замещения вакантной должности. В частности, работодатель, еще до осуществления подбора определяет, что ему важнее в новом работнике. Например, в качестве приоритетного фактора может быть определен принцип "новой крови", т.е. составление новым работником некоего "кардинального разнообразия" в уже сложившемся коллективе, или же принцип "соответствия", т.е. чтобы новый работник хорошо "вписался" в существующую команду, не разрушая и не нарушая старых, традиционных направлений.
Помимо указанных, существуют и также другие принципы отбора, наиболее актуальными из которых является наем уже подготовленных специалистов для снижения расходов на обучение и подготовку, или же напротив - неподготовленных сотрудников, учить которых легче, чем переучивать.
На четвертом этапе происходит выявление спектра интересов организации на рынке рабочей силы, определение приоритета внешних и внутренних источников подбора кандидатов. В частности, проводится сравнение анализ внутреннего источника организации на основе сравнения достоинств и недостатков собственных работников, имеющих желание, возможность (или необходимость), а также способности занять появившуюся вакансию. Кроме того, сравниваются достоинства и недостатки претендентов, имеющих соответствующее образование и профессиональные навыки, но уже работающих на других предприятиях, или же временно не работающих или являющихся выпускниками учебных заведений.
В конечном итоге эффективность применения того или иного источника привлечения персонала выражается в оптимальном количестве и качестве претендентов на вакантную должность, среди которых можно сделать достойный выбор.
Пятый этап технологии подбора персонала подразумевает создание списка претендентов на вакантные должности, или же предварительной выборочной их совокупности (вербовка). Следует отметить, что привлечение кандидатов с выраженными показателями профессиональной пригодности наиболее вероятно в ходе организации вербовки кандидатов. В данном случае имеется ввиду налаживание контакта с людьми, представляющими для организации интерес в качестве потенциальных сотрудников, для их побуждения к занятию ими свободные должности.
На шестом этапе проводится отбор, выявление наиболее пригодных кандидатов. При этом существует широкий и узкий типы отбора. Широкий отбор подразумевает первичное ориентировочное "просеивание" кандидатов, что подразумевает привлечение наименее затратных, с точки зрения финансовых и трудовых ресурсов посредством бесконтактного общения путем анализа структурированного резюме или проведения короткой беседы-интервью с претендентом. Посредством узкого отбора выявляются кандидаты, максимально соответствующие профилю требований организации, и предполагает применение комбинаций наиболее надежных и обоснованных методов.
Необходимо заметить, что при проведении широкого отбора могут задействоваться менее квалифицированные работники отделов кадров и служб управления персоналом, но узкий отбор должен осуществляться высококвалифицированные профессионалы предприятия или же приглашенные со стороны консультанты.
На седьмом этапе происходит обсуждение результатов отбора комиссией, в состав которой могут входить различные специалисты, в зависимости от статуса вакантной должности. Главными задачами такой комиссии являются: определение степени соответствия кандидат профилю требований вакантной должности, за который можно принять уровень нынешнего лучшего работника, а также потенциала кандидата, его самых сильных и слабых сторон, насколько возможно устранение слабых сторон с посредством целевого обучения; с каким из кандидатов будет заключен трудовой контракт, а кто из них может быть занесен в банк данных.
Таким образом, технология подбора персонала - это сложный, многоуровневый процесс, главной целью которого является обеспечение организации персоналом, который отвечает количественной и качественной потребности организации для его долговременного процветания.