Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др. Основные документопотоки в организации: -поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; -потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; -поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации. Основные характеристики документопотока: содержание; структура; цикличность; направление; объем. Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах. Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации. Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов:регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др. Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации. Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей: -повышение эффективности управленческой деятельности; -ускорение движения документов в организации; -уменьшение трудоемкости обработки документов.
39. Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в разные документопотоки Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Как уже говорилось в предыдущей публикации, направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства. Этапы обработки входящих документов Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами. Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии. Обработка входящих документов предполагает: их получение; распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения; регистрацию; рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей; передачу на исполнение; осуществление контроля исполнения; исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело. Рассмотрим некоторые особенности действий с документами после их получения организацией. Все поступившие в организацию документы, независимо от способа их доставки, могут быть направлены руководителю (заместителям руководителя), в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. Это определяется службой ДОУ или секретарями руководителей. Возможна ситуация, когда поступившие документы проходят "двухступенчатое" распределение на более мелкие документопотоки: вначале работники службы ДОУ определяют документы, которые должны пройти рассмотрение руководителем, и направляют их в соответствующий секретариат. Руководитель секретариата или секретарь - помощник руководителя еще раз просматривает документы и выявляет те из них, которые могут быть направлены заместителям руководителя, курирующим определенные вопросы деятельности организации, или руководителям структурных подразделений. Здесь очень важен опыт работников, просматривающих документы, их знание направлений деятельности организации, прав структурных подразделений. Кроме того, многое определяется позицией руководителя, которая позволяет или не позволяет его помощникам принимать подобные решения. Эффективную помощь могут оказать справочные материалы, например перечни документов, требующих обязательного направления руководителям, перечни нерегистрируемых документов. В любом случае при определении, кому направить поступившие документы, учитывают статус автора поступившего документа (организации или частного лица), вид документа (приказ, письмо), сроки решения вопроса, указанные в документе, и, конечно же, содержание.
Можно привести такой пример: организация получила письмо, касающееся проведения выставки, адресованное руководителю структурного подразделения. Если это приглашение посетить выставку, письмо может быть направлено непосредственно указанному адресату, минуя руководителя организации, особенно если деятельность отдела связана с продукцией, представленной в экспозиции. Руководитель подразделения в последствие сам может решить вопрос посещения выставки и все сопутствующие вопросы со своими руководителями. Однако если содержание письма касается участия в выставке, оно должно быть передано на рассмотрение руководителю, так как в данном случае необходимо решение целого ряда существенных вопросов, включая финансовые. Письмо может носить информационный характер и содержать только сообщение о проведении выставки. В данном случае при определении адресата необходимо руководствоваться тем, насколько важнада данная выставка, продукция илиу слуги, представленные на ней, для организации в целом. Если это важно, письмо стоит передать на рассмотрение руководителю организации, который и определит подразделение и работников, которым следует ознакомиться с экспозицией, определить новизну представленных образцов, чтобы впоследствии организация могла, например, заключить выгодные контракты.