Осветить проблемы доступа к документам архивов
1Основные ситуации усложнённого доступа к архивам:
Хрупкость носителей: вмешательство архивиста способно нарушить целостность документов. Обычно это относится к повреждённым или частично повреждённым историческим архивам, а также архивам, хранящимся в особых условиях. К примеру, археологи знают, что при несоблюдении очень строгих мер безопасности, неаккуратные раскопки могут повредить очень большое количество источников. Даже при соприкосновении в воздухом ряд документов могут мгновенно прийти в негодность из-за резкого окисления и изменения химического состава. Как правило, все подобные ситуации решаются применением той или иной специальной технологии либо методики доступа. Языковые сложности. Исторические или иные архивные документы могут быть сформированы на языках, недоступных архивистам. Проблема актуальна только в историческом плане, так как современные архивные работы возможны на любых языках. Сложности криптографии. Явно присутствующая на носителе информация может быть зашифрована, что представляет сложность при проведении архивных работ. Если ключи к шифру утеряны, то данные могут быть получены только через очень большой срок, зачастую нецелесообразный при проведении архивных работ. Стеганография: сокрытие самого факта передачи информации. К примеру, широко известен факт, что в древних английских песнях передавались точные технологические описания различных процессов обработки оружейной стали для ковки наиболее прочных клинков. Формат хранения данных. Архивные работы зачастую предполагают использование промежуточных устройств для получения доступа к информации: к примеру, невозможно считать звуковую информацию непосредственно с носителя, будь то грампластинка, магнитная лента или компакт-диск. Требуется то или иное устройство, способное обеспечить конвертацию данных - и в некоторых случаях поиск и конструирование таких устройств может представлять сложность. Как правило, проблема заключается в консолидации архивов, содержащих данные на устаревших носителях: требуется перевести их в новый формат, что зачастую может вызывать ряд проблем чисто логистического характера. К примеру, при переводе информации телестудии в цифровой формат требуется выполнить огромное количество работ по снятию данных с плёнок и их ремастерингу. Отдельно стоит отметить разного рода запреты, вводимые владельцами документов: от полного вето на исследования до сокрытия части документов от исследования по соображениям коммерческой, государственной или личной тайны.
Ограничение доступа к архивным документам
«Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством». Из Федерального закона «О государственной тайне» Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны. Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен. В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа. В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченным и секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде. Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф «совершенно секретно». Ознакомимся с категориями документов, доступ к которым ограничен. Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом. Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются: ·сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях; ·сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; ·служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна); ·сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее); ·сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна); ·сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах. Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц. С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в соответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также выдать по их требованию копиидокументов. Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной. Под коммерческой тайной понимается информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. Статьи 139 и 727 Гражданского кодекса РФ предусматривают, что сведения, содержащие коммерческую тайну (ноу-хау, технические задания и др.), не могут быть сообщены третьей стороне без согласия собственника информации. Однако при этом следует помнить, что фирма или организация, обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ к этой категории документов должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем при приеме документов на хранение. Документы, на которые распространяется Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» (документация об изобретениях и открытиях, о научных, литературных и музыкальных произведениях, рукописи, кинофильмы), а также документы, содержащие коммерческую тайну, выдаются исследователям с разрешения фондообразователя и его наследников. Однако по истечении сроков действия авторского права, предусмотренного законом, документы поступают в общее пользование. Если фондообразователь не оговорил правила доступа к своему фонду, документы выдаются пользователям в соответствии с правилами, установленными для открытой документации. Исключение делается для документов, содержащих информацию конфиденциального характера (см. выше о тайне личной жизни). Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд за нанесенный ему моральный ущерб, причем как на архив, выдавший документы, так и на исследователя, предавшего их гласности.