Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими матери­альными ресурсами в крупных органи­зациях создаются специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топ­лива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в раз­личных структурных подразделениях организации могут быть кла­довые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящих­ся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации мате­риальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быст­рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером ор­ганизации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответст­венности.

Если в штатном расписании организации отсутствует дол­жность заведующего складом, то его обязанности могут быть воз­ложены на любого работника организации с его согласия с обяза­тельным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товар­но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за­полняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование ма­териалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета мате­риалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сор­тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следу­ющие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный но­мер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остат­ка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу­ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка склад­ского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного склад­ского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Одна­ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо­мости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и со­стоянием материалов на складе и оперативного управления произ­водством.

Первичные документы после записи их данных в карточ­ки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-забор­ные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи­мость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты ма­териально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движе­нию материалов со складов и подраз­делений организации поступают в бух­галтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за закон­ностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением коли­чества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалте­рии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в кото­рые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве­дут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составля­ют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости ана­литического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соот­ветствующих синтетических счетах и данными карточек складско­го учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца под­считанные по документам итоговые данные о поступлении и рас­ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно умень­шается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является опера­тивно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточ­ки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет пра­вильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери­алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма­териалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо­мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух­галтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатур­ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку­ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте­ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя­ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за­писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо­лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ве­домости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также по­средством составления сортовых оборотных ведомостей по номен­клатурным номерам на основании поступающих первичных доку­ментов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста­ток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявля­ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгал­терского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затруд­няет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, соче­тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоем­кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт­роль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остат­ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.