В процессе работы на предприятии были выявлены следующие недостатки в работе отдела бухгалтерии данной организации.
1. Плохо организовано разделение труда, т.е. нет документов четко определяющих обязанности каждого отдельного работника предприятия. Не ведется работа по унификации и анализу должностных инструкций. В следствие этого возникают различного рода накладки, связанные с несвоевременной подготовкой документов, получением информации, необходимой главному бухгалтеру, с опозданием и т.д.
Таким образом будет целесообразным разработать перечень, четко определяющий обязанности работников предприятия, а также номенклатуру дел бухгалтерской службы.
2. Еще одним недостатком организации бухгалтерского учета на предприятии является отсутствие автоматизации учета. Нет внутренних рабочих программ для формирования базы данных.
Совершенствование организации бухгалтерского учета в значительной степени способствует создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).
При решении проблемы организации автоматизированного рабочего места бухгалтера можно выделить несколько этапов.
На первом этапе предполагается создание в подразделениях учетного аппарата отдельных АРМБ на основе средств организационной и вычислительной техники.
На втором этапе внутри учетного аппарата будут созданы локальные сети АРМБ (многотерминальные системы).
На третьем этапе локальные сети документирования и обработки учетной информации будут объединены в одну систему со средствами организационной и вычислительной техники. Это приведет в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.
На современном этапе имеются все предпосылки для решения задач первого и второго этапов АРМБ для различных работников аппарата управления и учета.
В общем виде процесс создания и обработки документов можно представить в виде последовательных фаз обработки, проводимых на различных участках учета. В свою очередь, фазы могут состоять из одного или нескольких каналов обработки – рабочих мест сотрудников аппарата бухгалтерского учета. Каналы обработки строятся в зависимости от средств организационной и вычислительной техники.
Системные функции автоматизированного канала обработки информации на основе АРМБ должны обеспечивать: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами.
В качестве технической базы для построения АРМБ могут быть использованы микроЭВМ различных сетей. Автоматизированный канал должен включать помимо микроЭВМ периферийное оборудование – дисплей, накопители, на магнитных лентах, твердых и гибких дисках, устройство печати.
Перспективным направлением развития отечественной микропериферии является разработка компактных твердых дисков (накопителей) и печатающих устройств на основе «ромашки», обеспечивающих качественное документирование информации (на уровне машинописного изготовления).
Можно выделить следующие основные функциональные направления использования АРМБ: обработка учетной информации; информационно – справочное обслуживание производственно – хозяйственной и финансовой деятельности; анализ функционирования АРМБ для подразделения учетного аппарата, где создано АРМБ.
Первое направление предполагает автоматизацию таких стадий учетного процесса, как изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработка документов и т.п.
Второе направление предполагает создание локальных баз данных нормативно – справочной информации, используемой в деятельности учетного аппарата.
Функциональное направление, связанное с деятельностью учетного аппарата и его анализом на базе АРМБ, предполагает решение ряда задач по определению эффективности процессов обработки (оценка времени, экономических показателей, параметров надежности и качества процесса обработки) и общей организации работ по учету, планированию и анализу. Уделяется внимание также вопросам использования полученной информации в условиях функционирования АРМБ для подготовки и принятия соответствующих управленческих решений. Получаемая информация дифференцируется по уровням ее применения.
При автоматизации бухгалтерского учета используются различные программы. Рынок бухгалтерских программ насыщен сравнительно недорогими, но достаточно мощными программами (особенно для малых и средних предприятий).
Среди них особое место занимает «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская программа, применяемая при ведении как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемости она успешно используется на промышленных предприятиях, в малых организациях, в торговле, бюджетных организациях и т.п. Программа построена по инициативе «от простого - к сложному». Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения, формировать оборотные ведомости, реестры счетов, главную книгу, отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. Основным документом для всех современных бухгалтерских программ, в том числе и программ «1 С: Бухгалтерия», является Журнал операций.
Вид экрана программы такой. Вначале выводится титульный экран, который предусматривает:
в первой строке название программы и сведения о разработчике;
в одной или двух последних строках перечисления доступных в данном режиме функциональных клавиш и их назначение;
остальные строки – рабочее пространство; в них выводятся меню, бланки запросов, списки документов и т.п.
Поскольку программа «1 С: бухгалтерия» предназначена для ведения бухгалтерского учета на предприятии, отрасли, адрес, фамилии директора, главного бухгалтера предприятия, код, телефон. Программа как бы запоминает все эти данные и затем автоматически выводит в документах.
Программа «1 С: бухгалтерия» способна работать при любых изменениях, вызванных законодательством. Бухгалтер может и сам вносить коррективы в План Счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы документов и регистров.
3. На рассматриваемом предприятии отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.
Главному бухгалтеру следует составить схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.
4. В новом уставе не предусмотрено формирование резервного фонда, кроме того, отчисления в этот фонд не производились в течение нескольких лет. Поэтому следует или закрыть счет 86 «Резервный фонд» как несоответствующий уставным документам или внести изменения в устав и сформировать его в размере, предусмотренным уставом.
5. В целях недопущения подделки документации целесообразно создать документ с образцами подписей сотрудников, наделенных правом подписывать финансовые документы.
6. В учете товарно-материальных ценностей были выявлены следующие недостатки:
- Отражение товарно-материальных ценностей следует с опозданием;
- Не выделяется НДС, уплаченный предпринимателям;
- Имеют место случаи отсутствия счетов-фактур. Следует проводить проверки наличия документов на предприятии не реже одного раза в полгода.;
- Инвентаризация оформляется не должным образом (в отсутствии материально ответственных лиц); На данном предприятии инвентаризация проводится один раз в год, а инвентаризация основных средств раз в три года. Рекомендуется проводить инвентаризацию каждые полгода, а инвентаризацию основных средств каждые два года, т.к. на предприятии были случаи выявления недостачи.
Устранение этих недостатков в большей мере зависит от применения на предприятии вышеуказанных рекомендаций.
Заключение
Наличие у предприятия материальных запасов во многом определяют финансовое состояние.
Эффективное использование материалов играет большую роль в обеспечении нормализации работы предприятия, повышения уровня рентабельности производства и зависит от множества факторов. В современных условиях огромное негативное влияние на изменение эффективности использования материалов оказывают факторы кризисного состояния экономики:
· снижение объёмов производства и потребительского спроса;
· высокие темпы инфляции;
· разрыв хозяйственных связей;
· нарушение договорной и платежно-расчетной дисциплины;
· высокий уровень налогового бремени;
Все перечисленные факторы влияют на использование материалов вне зависимости от интересов предприятия. Вместе с тем предприятие имеет внутренние резервы для на повышение эффективности использования материалов, на которое оно может активно влиять. К ним относятся:
· рациональная организация материалов (ресурсоснабжение, оптимальное нормирование, использование прямых длительных хозяйственных связей);
· более экономное использование имеющихся запасов (внедрение новейших технологий, особенно безотходных, применение современных более дешевых материалов);
· обновление производственного аппарата;
· эффективная организация обращения (рациональная организация сбыта, приближение потребителей продукции к ее изготовителям, выполнение заказов по прямым связям);
Конкретные размеры материалов определяются текущей потребностью и зависят от:
· характера и сложности производства;
· длительности производственного цикла;
· сезонности работы;
· темпов роста производства, изменений объемов и условий сбыта продукции;
· финансовых возможностей предприятия;
Полнота и достоверность расчета и анализа показателей использования материалов зависит от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с материальными запасами, полноты заполнения учетных документов, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.
Необходимо отметить, что возможности анализа эффективности функционирования материалов на предприятиях ограничены низким уровнем организации управленческого и производственного учета. На предприятиях зачастую не проводится сравнительный анализ данных по аналогичным материальным запасам других предприятий и хозяйственных единиц.
Перечисленные особенности информационного обеспечения сдерживают возможности изменения полноценного факторного моделирования и анализа материалов для целей управления.
Проанализировав финансовое состояние организации, можно сделать вывод о том, что организация является динамично развивающейся и применения рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета будет способствовать дальнейшему улучшению использования материалов.
Список литературы
1) Налоговый кодекс. Часть первая от 31.07.98 г. № 147-ФЗ – М., 1998.
2) Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов». Утверждено приказом Минфина РФ от 15. 06. 98 г., № 25н.
3) Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»: Утверждено приказом Минфина РФ от 09.12.98 г., № 60н
4) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: Приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 г., № 49.
5) Баканов М.И, Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: учебник. –4 – е изд., доп. И перераб. – М.: Финансы и статистика, 1997 г
6) О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость. Инструкция ГНС РФ от 11.10.95 г., № 39.
7) Пятов М. Л. Учет материально-производственных запасов //Бухгалтерский учет.1998. №12.
8) Бухгалтерский учет: Учебник/ Под ред. П.С. Безруких. –М.: Бухгалтерский учет, 2000 г.
9) Дмитриев М.В. Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности промышленного предприятия: Учебник. – 4-е изд., доп. и перераб. М.: Экономики, 1989 г.
10) Ефимова О.В. Финансовый анализ. – М.: Бухгалтерский учет, 1996 (Библиотека журнала «Бухгалтерский учет»)
11) Ефимова О.В. Как анализировать финансовое положение предприятия. – М. БШ «Интер – синтез», 1993.
12) Кипарисов Н.А. Теория бухгалтерского учета. – М., Госпланиздат, 1990 г.
13) Кирьянова Э.В. Методологические и организационные особенности первичногоучета. – М.: Финансы и статистика, 1984 г.
14) Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. – 2-е изд., перераб. и допол.- М.: Финансы и статистика,1998 г.
15) Ковалев В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. – М.: Финансы и статистика, 1994
16) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие -М.: ИНФРА, 1995г.
17) Кузьминский А. Н. Теория бухгалтерского учета. – Киев, 1998.
18) Моисеенко Г. М. Теория бухгалтерского учета. – М., 1997.
19) Патров В. В., Ковалев В. В. Как читать баланс. – М., 1998.
20) Подольский В. И.. Автоматизированная форма бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1998.
21) Соколов Я. В. Теория бухгалтерского учета: необходимость и особенность//Бухгалтерский учет. – 1996. - № 1.
22) Хендриксен Э. С., Ван Бреда М. Ф. Теория бухгалтерского учета: Пер. С англ./Под ред. проф. Я. В. Соколова. – М.: Финансы и статистика, 1997.
23) Финансовый анализ деятельности фирмы. –М.:Крокус Интернешнл, 1995 г.
24) Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа М: ИНФРА, 1995
25) Экономический анализ хозяйственной деятельности предприятий о объединений/Под ред. С.Б. Барнгольц, Г.М. Таций – М.: Финансы и статистика, 1986 г.
26) Энтони Р., Рис. Дж. Учет: ситуация и примеры: Пер. С англ./Под ред. А. М. Петрачкова. – М.: Финансы и статистика, 1993.