Рассмотрим основные виды организационно-распорядительных и справочно-информационных документов на примере должностной инструкции, распоряжения и справки.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов по оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.
Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.
Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией».
Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция, то есть инструкция «на должность».
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же - регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в три-пять лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и других.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция работника входит в Унифицированную систему организационно - распорядительной документации и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
Заголовок должностной инструкции, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта.
Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:
1.Общие положения
2.Функции
3.Должностные обязанности
4.Права
5.Ответственность
6.Взаимоотношения (связи по должности)
К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах - трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о премировании, регламенте работы и другие. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с перечисленными выше документами, чтобы избежать противоречий в установлении отдельных норм и правил.
В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация: полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения; кому подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников); порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел); особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).
Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
В разделе 3 «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит»).
Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории «технические исполнители». Должностные обязанности должны быть описаны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров именно этот раздел служит основой для их разрешения.
В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей: право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей; право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам; право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий; право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства; право вносить предложения руководству об улучшении организации работы; право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.
В разделе 5 «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.
Раздел 6 «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.
Рассмотрим типовую форму должностной инструкции на конкретном примере. Предлагается должностная инструкция техника первой категории Разрезоуправления «Уртуйское» (далее по тексту РУУ) Открытого Акционерного Общества «Приаргунского Производственного Горно-химического Объединения» (далее по тексту ОАО «ППГХО») утвержденную приказом директора РУУ от девятого июля 2003 года за номером 417, индекс 10-02 (см. Приложение 1)
Текст данной должностной инструкции согласно УСОРД содержит: общие положения, обязанности, права, ответственность, также дополнительно квалификационные требования, необходимый уровень знаний и оплата труда; не содержит функции и взаимоотношения (связи по должности). Подписана руководителем структурного подразделения (начальником ОНОТиУ Пляскиным С.Н.), начальником кадровой службы (начальником отдела кадров Татауровой Н.И.), согласована с начальниками экономической и юридической служб (главным экономистом по труду ОАО ППГХО Заммоевым А.У., начальником отдела правового обеспечения ОАО ППГХО Торгаевым С.А.). С инструкцией были ознакомлены и согласны, о чем свидетельствуют подписи, Алексеева Н.А. и Соколова И.И.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц
Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:
«Начальникам структурных подразделений завода»
Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения
Рассмотрим распоряжение на конкретном примере. Предлагается распоряжение РУУ ОАО «ППГХО» за номером 400 от одиннадцатого апреля 2002 года (см. Приложение 2).
Текст данного распоряжения состоит только из распорядительной части, вводная отсутствует. Распоряжение подписано директором РУУ В.Е. Трубилиным, начальником ОНОТиУ С.Н. Пляскиным (хотя подписи для распоряжения достаточно одной). Данное распоряжение не имеет адресата.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель структурного подразделения.
Для личных справок используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно учится». Не следует загромождать текст указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели необходимо использовать реквизит «Адресат». Справка личного характера, содержащая сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она заверяется печатью.
Рассмотрим справку на конкретном примере (приложение 3). Предлагается внешняя справка РУУ ОАО «ППГХО» за номером 62 личного характера о подтверждении занимаемой должности (распределитель работ) на унифицированном трафаретном бланке с указанием учреждения, куда она представляется (детский сад №16), с указанием даты подписания и выдачи (22 февраля 2006 года), заверена подписью и печатью.
Итак, в данном параграфе были рассмотрены основные виды организационно-распорядительных и справочно-информационных документов на примере должностной инструкции, распоряжения и справки.
В письменной речи, к которой относятся деловые документы, необходимо соблюдать правила составления и оформления документации, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. Документы многообразны, и каждый их вид имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Грамотность письменной речи государственного служащего имеет большое значение в любой сфере деятельности.
Заключение
В ходе работы были рассмотрены все поставленные задачи, что привело к следующему:
Итак, удельный вес устной речи в служебном общении значителен, а следовательно, ее роль чрезвычайно велика. Поэтому грамотное речевое поведение современного государственного служащего (прежде всего устная речь), дополненное корректным невербальным поведением, - это его визитная карточка. Конечно, о профессионализме мы судим не по словам, а по делам, но, тем не менее, культура речи как составляющая делового образа государственного служащего занимает очень важную роль.
Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела. Предметом делового общения является дело, целью - организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. Цели могут быть личные и общие. Они реализуются посредством этико-психологических принципов делового общения. Также выделяют функции делового общения: аффективно-коммуникативную (перцептивную), информационно-коммуникативную, регуляционно-коммуникативную (интерактивную). Деловое общение складывается в единстве трех сторон: общение как восприятие, общение как коммуникация, общение как взаимодействие. Основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество.
Слово - один из важнейших элементов воздействия на подчиненных в процессе управления. Красноречие - важнейший признак профессиональной пригодности современного руководителя. Искусству говорить надо учиться.
Деловая риторика является инструментарием коммуникативного воздействия, включающим в себя убеждение, внушение и подражание. Его практическое назначение - придать коммуникационному общению воздействие на мысли и чувства людей.
Прежде всего, следует освоить основные принципы речевого воздействия: доступность, ассоциативность, сенсорность, экспрессивность, интенсивность. Они обретают наибольшую выразительность при умелом использовании риторического инструментария. Данный риторический инструментарий выступает в виде следующего набора коммуникационных эффектов: визуального имиджа, первых фраз, аргументации, квантового выброса информации, интонации и паузы, художественной выразительности, релаксации, дисперсии.
В работе руководителя львиная доля времени уходит на совещания, согласования, поручения. В каждом случае важно найти необходимую форму общения, тональность, аргументы. Интонация подчеркивает, а иногда и изменяет сущность слов и смысловую информацию. Простое сердечное слово, хорошо подобранные аргументы, эмоциональная окраска - средства, которые характеризуют уровень культуры речи и способствуют установлению психологического контакта между руководителями и подчиненными.
Многие считают, что речь всего лишь оформляет мысли человека и его житейский опыт и является вспомогательным средством делового общения. Но это далеко не так, от культуры речи зависят результаты деловых переговоров, а при публичном выступлении - степень убежденности аудитории в правоте ваших слов. Люди, как правило, не замечают, что даже их поведение программируется теми словами, которые они употребляют.
Существуют определенные средства, позволяющие сделать нашу речь более выразительной, яркой и эмоциональной. Они включают в себя следующее: варьирование тональностью выступления, выделение главных мыслей, постановка в ходе выступления риторических вопросов, использование форм диалога, призыв к действиям, включение образных сравнений или поговорок или пословиц, использование примеров, применение повторов, демонстрация заинтересованности и убежденности.
Речевое поведение проявляется в процессе общения и имеет следующие характеристики: качество голоса, манера речи; скорость речи, громкость голоса; произношение слов, артикуляция; окраска звучания голоса, модуляция речи, ритмичное говорение.
Деловые документы являются одним из видов письменной речи. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. Документы многообразны, и каждый их вид имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Грамотность письменной речи государственного служащего имеет большое значение в любой сфере деятельности.
Итак, государственный служащий должен воспитывать культуру письменной и устной деловой речи, формировать устойчивое представление о владении культурой деловой речи как неотъемлемом качестве современного делового человека. Звуковая и письменная организация речи государственного служащего стоит того, чтобы над ней серьезно работали.
Библиография
1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.
. Кодекс законов о труде Российской Федерации.
. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменением от 11 декабря 1997 года, 6 ноября 1998 года, 11 февраля 1999 года).
. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями №1, утвержденными Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 №9 - СТ «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р»).
. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению.- М., 1982.
Учебники:
8. Государственная служба: Культура поведения и деловой этикет. - М.: РАГС, 1998. - 431 с.
9. Крижанская Ю.С., Третьяков В.П., Грамматика общения. - Л.:ЛГУ, 1990. - 425 с.
. Технология делового общения. - Минск: Экономпресс,1999. - 542 с.
. Быстрова А.Н., Киселев В.А. Мир культуры и культура мира. - Новосибирск, 1997. - 234 с.
12. Культура: теории и проблемы. - М., 1995. - 323 с.
13. Николаичев Б.О. Будь лицом: ценности гражданского общества. - М.,1995. - 546 с.
14. Структура культуры и человек в современном обществе. - М., 1987. - 320 с.
15. Ионин Л.Г. Социология культуры: путь в новое тысячелетие. - М., 2000. - 432 с.
16. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие. - М., 1996. - 350 с.
17. Культура: теории и проблемы. - М., 1995. - 245 с.
. Михайлова Л.И. Социология культуры. - М., 1999. - 386 с.
. Леонтьев А.А. Психология общения. - М., 1997. - 298 с.
20. Чучин-Русов А.Е. Конвергенция культуры. - М.: 1997. - 354 с.
21. Кроник А.А., Кроник Е.А. Психология человеческих отношений. - М., 1998. - 276 с.
22. Курбатов В.И. Искусство управлять общением. - Ростов-на-Дону, 1997. - 298 с.
23. Грушевицкая Т.Г., Попков В.Д., Садохин А.П. Основы межкультурных коммуникаций. - М.: 2003. - 352 с.
. Рогозин Ю.П. Секреты общения. - М.: Знание. 1991. - 432 с.
25. Дружинина В.Н., Психология. - СПб.: Питер, 2000. - 356 с.
26. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М., 2001. - 207 с.
27. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 224 с.
. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебно-справочное пособие. М.: ИМПЭ, 1998. - 96 с.
. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. - 85с.
. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организации и государственных структур. Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е издательство.- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 272 с.
. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. - 3-е., дополнения и переработка - М.: ПРИОР, 1999. - 144 с.
. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ.- М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997. - 176 с.
. Теория и практика референтской деятельности: Учеб.пособие / О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана.-М.: Инфра-М, 1999. - 172 с.
Журналы:
34. Клакхон К., Нелли В. Понятие культуры//Человек и социокультурная среда. - М., 1992. - №8 - 26 с.
35. Игнатов А. Евразийство: поиск новой культурной идентичности// Вопросы философии, 1995, №6.
36. Иконникова Н.К.. Механизмы межкультурного восприятия// Социологические исследования. - 1995. - №4.
37. Соловейчик С. Передо мной открылся мир ударений//Русский язык. 1998, №39.
Словари-справочники:
38. Культурология. XX век: Словарь-справочник. - Спб.: Университетская книга. 1998.