Для добавления авансового отчета можно воспользоваться одним из следующих способов:
· Добавление нового авансового отчета;
· Размножение авансового отчета (т.е. использование сохраненной информации для добавления авансового отчета).
Для добавления авансового отчета следует в контекстном меню панели Авансовые отчеты выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Авансовый отчет:: Добавление» (см. Рисунок 147) заполняются следующие поля:
Рисунок 150. Добавление авансового отчета, закладка «Документ»
Закладка «Документ»:
· Организация – наименование обслуживаемой организации, значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого авансового отчета, для последующих отчетов устанавливается автоматически;
· Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого авансового отчета, для последующих отчетов устанавливается автоматически;
· Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса;
· Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
· Структурное подразделение – заполняется при наличии в организации структурных подразделений. Выбирается при нажатии кнопки со значком 
из раскрывающегося словаря «Структурные подразделения». После выбора значения следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;
· Подотчетное лицо – подотчетное лицо, отчитывающееся по данному документу. Выбирается при нажатии кнопки со значком 
из раскрывающегося словаря «Контрагенты». После выбора значения следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;
· Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;
· Назначение аванса – состоит из двух полей, в первом поле значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Направления расходов», где возможно заранее подготовить наиболее часто встречающиеся формулировки, при этом второе поле автоматически заполнится выбранным значением. Также во втором поле можно самостоятельно указать назначение аванса, либо исправить (дописать) назначение, выбранное из словаря;
· Валюта – значение выбирается из выпадающего списка;
· Курс – следует указать курс валюты по отношению к рублю, если выбранная валюта отлична от рубля;
· Сумма предыдущего аванса, Сумма получено – суммы рассчитываются на основе учетных данных, оборотов по счетам расчетов с подотчетными лицами. При нажатии кнопки со значком 
напротив суммы предыдущего аванса произойдет расчет суммы дебетовых остатков на счетах расчетов с подотчетными лицами, которые числятся за данным подотчетным лицом. При этом если указан документ-основание, то при нажатии кнопки со значком напротив суммы получено произойдет расчет суммы с учетом только тех сумм остатков на счетах, в которых фигурирует указанный документ-основание. Все остальные остатки формируют сумму предыдущего аванса. Более наглядно расчет сумм показан на схеме (см. Рисунок 148):
Рисунок 151. Расчет сумм в авансовом отчете
· Сумма израсходовано по отчету, Сумма принято к учету – значения выставляются автоматически на основании записей, зарегистрированных на закладке «Документы, подтверждающие произведенные расходы» (см. ниже).
Закладка «Документы, подтверждающие произведенные расходы»:
После заполнения общих данных по авансовому отчету, необходимо указать сведения о произведенных расходах и документах их подтверждающих. Эти сведения указываются на закладке «Документы, подтверждающие произведенные расходы» (см. Рисунок 149).
Рисунок 152. Добавление авансового отчета, закладка «Документы,»
Для управления записями о документах, подтверждающие произведенные расходы, доступны следующие действия:
· Добавление записи;
· Редактирование записи;
· Удаление записи.
Для добавления записи о документе, подтверждающем произведенные расходы, в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Документ, подтверждающий произведенные расходы:: Добавление» (см. Рисунок 150)необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 153. Добавление документа, подтверждающего произведенные расходы
· Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;
· Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;
· Дата документа – значение выбирается из выпадающего календаря;
· Вид расходов подотчетного лица – значение выбирается при нажатии кнопки со значком 
из раскрывающегося словаря «Виды расходов подотчетного лица», где возможно заранее подготовить наиболее часто встречающиеся формулировки, при этом поле Наименование расходов подотчетного лица автоматически заполнится выбранным значением. Также во втором поле можно самостоятельно указать наименование расходов, либо исправить (дописать) наименование, выбранное из словаря;
· Суммы:
По отчету – сумма, потраченная подотчетным лицом;
Принято к учету – сумма, принятая к учету на основании подтверждающего документа;
· Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;
· Кому уплачено – наименование организации, с которой были произведены расчеты. Выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Контрагенты»;
· Корреспонденция счетов, Дебет/Кредит:
КБК, Счет, КОСГУ - значения выбираются при нажатии кнопки со значком из раскрывающихся словарей;
· ТМЦ:
Если по авансовому отчету была приобретена какая-либо товарно-материальная ценность, основное средство, следует указать Номенклатуру, Модификацию и Количество каждой позиции ТМЦ.
После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.
Если для добавления записи о документе, подтверждающем произведенные расходы, не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то выбранную запись можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленной записи необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Документ, подтверждающий произведенные расходы:: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении записи аналогичны её добавлению (см. выше).
Для изменения записи о документе, подтверждающем произведенные расходы, следует в её контекстном меню выбрать пункт Изменить и внести соответствующие изменения. Заполнение полей при изменении записи аналогично её добавлению (см. выше).
Для удаления записи о документе, подтверждающем произведенные расходы, следует в её контекстном меню выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.
При печати документа авансового отчета количество документов, приложенных к авансовому отчету, будет рассчитываться на основе данных, зарегистрированных на закладке «Документы, подтверждающие произведенные расходы». При этом реквизиты каждого документа вне зависимости от того, сколько раз он встречается на этой закладке, при подсчете учитываются как один документ. Таким образом, при наличии двух документов, подтверждающих произведенные расходы, с одинаковыми реквизитами, при печати они будут приниматься за один документ.
На закладке «Подписи» необходимо указать руководителя, главного бухгалтера и бухгалтера организации (см. Рисунок 151).
Рисунок 154. Добавление авансового отчета, закладка «Подписи»
После создания авансового отчета его следует отработать в учете. Для этого в контекстном меню созданного авансового отчета следует выбрать пункт Отработка>Отработать в учете. В открывшемся окне представлены данные авансового отчета (см. Рисунок 152). Для отработки следует нажать кнопку ОК. В результате отработки произойдет закрытие расчетов с подотчетными лицами.
Рисунок 155. Отработка авансового отчета
Кроме того, удобно добавлять авансовые отчеты путем размножения. Если для добавления авансового отчета можно не добавлять новые данные, а изменить некоторые данные уже добавленного, то такие данные можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленного авансового отчета необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Авансовый отчет:: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении авансового отчета аналогичны его добавлению (см. выше).