Для добавления ведомости на выдачу денег подотчетным лицам следует в контекстном меню панели списка ведомостей выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать основные параметры документа (см. Рисунок 132). Обязательные для заполнения поля выделены цветом.
Рисунок 135. Добавление ведомости на выдачу денег подотчетным лицам, «Документ»
Тип документа выбирается при регистрации в системе первой ведомости на выдачу денег подотчетным лицам. При регистрации последующих ведомостей значение поля Тип документа устанавливается автоматически.
В поле Номер документа автоматически формируется уникальный последовательный номер ведомости для выбранной организации, типа документа и финансового года.
В поле Дата документа автоматически подставляется текущая дата.
В поле Кредит счета «Касса» необходимо указать счет кассы, КБК и КОСГУ. Заданный в данном поле счет будет распространяться на все позиции расшифровки ведомости.
В поле Основание можно указать назначение и основание для выдачи средств.
Поле Сумма платежа будет заполнено автоматически после добавления расшифровки ведомости.
Если документ-основание для ведомости в системе не регистрируется (например, приказ), то можно сохранить только его реквизиты. Для сохранения реквизитов документа следует заполнить необходимые поля раздела «Документ-основание» и нажать на кнопку Создать справа от полей для ввода. Если документом-основанием является документ, зарегистрированный в системе, то в полях Вид документа, Тип документа, Номер документа, Дата документа можно указать параметры для поиска и выбрать из предложенного списка документ-основание. Если документ с указанными параметрами один, он будет автоматически указан в качестве документа-основания.
Для указания детальных сведений о подотчетных лицах и суммах следует перейти к закладке «Расшифровка» (см. Рисунок 133).
Рисунок 136. Добавление ведомости на выдачу денег подотчетным лицам, "Расшифровка"
В расшифровке необходимо указать подотчетно лицо, сумму денежных средств, а также счет расчетов с подотчетными лицами и соответствующие ему коды КБК и КОСГУ. Для каждого подотчетного лица и КБК в расшифровке ведомости регистрируется соответствующая запись. Для добавления записи в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует заполнить необходимые поля и нажать на кнопку OK (см. Рисунок 134).
Рисунок 137. Добавление расшифровки ведомости на выдачу денег подотчетным лицам
В поле Дополнительные признаки можно указать дополнительную информацию о платеже.
На закладке «Подписи» необходимо указать руководителя, главного бухгалтера и кассира, выдавшего денежные средства подотчетным лицам (см. Рисунок 135).
Рисунок 138. Добавление ведомости на выдачу денег подотчетным лицам, "Подписи"
После заполнения всех полей следует нажать на кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать на кнопку Отмена.
После регистрации ведомости ее можно распечатать и отдать на подпись ответственным лицам. Для печати документа в контекстном меню документа следует выбрать пункт Печать > Вед. на выдачу денег ОКУД ф. 0504501.
После того, как документ подписан ответственными лицами, его можно отработать в учете. Для этого в контекстном меню документа следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне следует нажать на кнопку Сформировать (см. Рисунок 136).
Рисунок 139. Отработка ведомости на выдачу денег подотчетным лицам
В результате отработки в учете будут сформированы соответствующие проводки.