Для согласования и обеспечения эффективной работы всех подразделений кейтеринг предприятия в процессе подготовки к выездному мероприятию составляется общий информационный лист, список расходов на мероприятие, сценарий мероприятия, схема ввоза и вывоза оборудования в залы, ведомость выдаваемого оборудования, транспортный план, график этапов подготовки, списки персонала, инструктажи, бланки составления рабочих групп, схема расстановки столов во всех зонах с указанием точек электрики, меню, общая таблица блюд с указанием их количества и времени готовности, список напитков и текстиля, списки докупки, списки аренды и мойки оборудования.
Управление потоками.
Для осуществления контроля передвижения персонала на мероприятии разрабатывается график встречи, заезда, время переодевание персонала в униформу, маршруты его передвижения и питания. Заранее определяются маршруты перемещения официантов, при которых в техническое помещение они проходят только через единственный вход, а остальные сотрудники двигаются по определенному маршруту через банкетную зону. Для управления потоками движения оборудования осуществляется контроль на каждом этапе перемещения, включая завоз, вывоз, размещение в зале и в техническом помещении в соответствии с ведомостью на выдаваемое оборудование.
Контроль над расходованием напитков осуществляется путем учета количества пустой тары и производится ответственным лицом на каждом этапе работы.
Сохранение температуры блюд.
Для подачи горячих позиций используются термобоксы, в которые помещаются блюда после их приготовления и сразу доставляются на мероприятие. Для обеспечения бесперебойной работы мероприятия подогрев блюд осуществляется с помощью чафин-дишей со сменными гелевыми горелками, которые размещаются на фуршетных линиях или в техническом помещении при организации банкета. Подогрев блюд начинается за два часа до начала мероприятия. При необходимости приготовление горячих блюд осуществляется в техническом помещении мероприятия с помощью пароконвектомата.
Транспортировка.
Перед погрузкой и транспортировкой оборудования определяется последовательность разгрузки машин. В первую очередь из транспорта выгружается самые трудоемкие блоки: мебель, текстиль, гастроемкости с продуктами, кухонный инвентарь, сервировочная посуда. Передвижение транспорта осуществляется автоколоннами, в кабине каждой машины вместе с водителем находится лицо, сопровождающее груз. До конечного места размещения оборудования и инвентаря предусматривается несколько точек контроля. На осуществление разгрузки-погрузки закладывается в среднем три часа. Для масштабных акций завоз техники и мебели происходит накануне мероприятия.
Украшение и сервировка на месте.
При оформлении пространства выездного мероприятия учитываются корпоративные цвета компании-заказчика, тематика мероприятия и стиль оформления площадки. Сервировка украшается с помощью драпировки, живых цветов, свечей, разнообразных изделий из стекла, кованых подставок и яркой формы официантов. Российский формат обслуживания банкета предполагает сервировку стола только столовыми приборами с последующей поэтапной подачей блюд. Для обслуживания одного гостя на банкете протокольной нормой считается 60 см стола. При фуршетном обслуживании сервировка осуществляется из расчета 1 метр стола на 10 гостей. Для организации полноценного питания 50 гостей сервируется пятиметровый стол. На фуршетных столах сервируется только около трети от общего объёма приготовленной пищи, остальные блюда обновляются постепенно в ходе проведения мероприятия.
Профессии в кейтеринге
Офисные сотрудники:
Менеджер отдела продаж (составление предложений заказчикам, обсуждение условий проведения мероприятия, заключение договора),
Сотрудники отдела закупок (закупка продуктов, оборудования, расходных материалов).
Привлеченные сотрудники для проведения мероприятия: повара, кухонные рабочие, официанты, бармены, грузчики.
Штатные сотрудники, осуществляющие контроль на мероприятии:
- Супервайзер (старший официант, возможно фрилансер; консультирует гостей по всем вопросам, руководит официантами, подчиняется менеджеру по мероприятиям);
- Ассистент (штатный сотрудник – помощник менеджера по мероприятиям, выполняющий наблюдательные функции);
- Технический специалист (отвечает за организацию ввоза и вывоза со склада всего необходимого оборудования и его установки; материально ответственный);
- Менеджер по мероприятиям или банкетный менеджер (в подчинении до 100 человек персонала и выше, включая всех супервайзеров, ассистентов, технических менеджеров и поваров; отвечает за организацию всего мероприятия и подчиняется заказчику).