Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.1
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.6
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
· акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
· инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
· номенклатура дел организации;
· нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
· отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
· перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
· планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
· положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
· программы (проведения работ, командировок и т.д.);
· расценки на производство работ;
· регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
· сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
· структура и штатная численность;
· тарифные ставки;
· формы унифицированных документов;
· штатное расписание.8
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.9
40. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?
Реквизит 17 – резолюция
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.1
Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.4 В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
41. Какие требования предъявляются к заголовку?
Текст каждого документа при издании снабжается редакционным заголовком, который содержит общую характеристику документа. Он согласуется с наименованием и видом документа.
В заголовке указываются:
порядковый номер документа;
разновидность;
автор;
адресат;
краткое содержание;
дата документа;
делопроизводственный номер, если он указан в документе;
место написания.
В изданиях научного типа заголовки, как правило, должны включать все вышеуказанные элементы. Отсутствующие в документе элементы заголовка устанавливаются археографическим путем источниковедческого анализа документов и привлечения дополнительных источников и заключаются в квадратные скобки. Обоснование установленных археографом элементов заголовка приводится в текстуальных примечаниях с указанием источников информации. Неустановленные элементы заголовка также оговариваются в текстуальных примечаниях.
В научно-популярных и учебных изданиях, а также в периодической печати к документам могут составляться заголовки типа газетных, отражающие в краткой и выразительной форме только содержание документа. В таких случаях необходимые элементы заголовка приводятся в подзаголовке или примечании.
Составление заголовков газетного типа к официальным документам (декларациям, законодательным актам, постановлениям, приказам, обращениям и т. п.) нецелесообразно.
Состав заголовка к военным документам должен включать все обязательные элементы и некоторые специфические: время (часы и минуты), масштаб и год издания карты, степень секретности и срочности. Воспроизводится также делопроизводственный номер документа, ответом на который является публикуемый документ (заголовок и содержание его приводятся соответственно в примечании по тексту или содержанию).
Заголовок к текстовым научно-техническим документам составляется в соответствии с общими правилами. При публикации научного наследия ученых сохраняется авторский заголовок, имеющийся в рукописи или типографском экземпляре, если материал публиковался прежде.
Состав заголовка картографического документа. Картографический документ при издании снабжается редакционным заголовком, различным для рукописных и печатных документов. Ввиду того, что заголовки рукописных карт бывают длинными, архаичными, либо вообще отсутствуют, их составляет археограф.
Заголовок должен включать следующие сведения: разновидность картографического документа (чертеж, план, карта, атлас), географическую привязку (территория), тематику, сведения об авторе, дату. Для печатных документов полностью передается собственный заголовок карты.
Для иноязычных карт полностью приводится заголовок на языке оригинала с последующим переводом на русский язык, помещаемым в скобках.
Сведения об авторе: для рукописных карт автором является составитель; для печатных карт дополнительно приводятся сведения об издательстве (издателе).
Дата документа: для рукописных документов приводится дата составления; для печатных -- составления и издания.