Отношения по хранению принадлежит к категории обязательств по оказанию услуг и представляет собой совокупность необходимых последовательных действий:
- передача объекта хранения в чужое владение с целью сохранения его полезных свойств в течение определенного срока;
- действия хранителя по обеспечению сохранности объекта и (или) его полезных свойств;
- возвращение объекта хранения поклажедателю по истечении установленного срока или по требованию.
Целями хранения кредитных историй являются:
- предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
- предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
- предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы, обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности;
- защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах;
- сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;
- обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологий и средств их обеспечения.
Бюро кредитных историй обязуются в течение оговоренного срока обеспечивать защиту информации при ее обработке, хранении и передаче сертифицированными средствами защиты в соответствии с законодательством. Способы, средства и методы обеспечения такого рода защиты законодатель специально не оговаривает, предположительно объем последних, а также порядок их применения должен определяться каждым кредитным бюро самостоятельно. Выбор определенной методологии действий в рамках обязательства по хранению информации будет во многом зависеть от объема последней, а равно средств и способов ее передачи.
Учитывая то обстоятельство, что сведения, включаемые в состав кредитной истории могут находиться как на бумажном, равно так и на электронном носители (оптические диски), кроме того, в процессе их обработки и последующей работе с ними (например, при формировании рейтинга кредитных историй) формируется вторичная информация, базы данных кредитных историй, возникает необходимость оборудования специальных помещений, обеспечивающих надежную и безопасную работу с информацией, равно как и сохранность последних. Сведения на бумажных и электронных носителях должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
Помещения, предназначаемые под хранение информации о кредитных историях, содержащихся на бумажных носителях должны быть надлежащим образом оборудованы. Здесь во многом может быть использован опыт создания и работы архивов.
В зависимости от объема документооборота может быть создано самостоятельное структурное подразделение организации. Хранение кредитных историй на бумажных носителях осуществляется в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Их накопление осуществляется в специально отведенном помещении, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. Последнее должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Помещение под хранение размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.
Необходимые размеры помещения для размещения документов легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см.
Кредитные истории могут также храниться в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим такого рода информацию, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Изменение паролей происходит не реже одного раза в два месяца.
Сведения на электронных носителях передаются на хранение вместе с программой, с помощью которой осуществлялось создание электронной базы данных. В случае создания новой программы необходимо предусмотреть возможность передачи ранее направленной на хранение электронной информации в формате новой программы.
По срокам хранения информация, содержащая сведения относительно кредитных историй относится к числу сведений долговременного хранения (более 10 лет). Бюро кредитных историй обеспечивает хранение кредитной истории в течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории.
Сохранение, в случае изменения содержащихся в бюро кредитных историй ранее внесенных сведений, позволит эффективно использовать один из принципов хранения информации - хронологический принцип внесения и архивации имеющейся информации. При ведении бюро кредитных историй реестра по указанным принципам, ему не составит особого труда предоставить из банка данных необходимую информацию судам, органам прокуратуры, гражданам и организациям.
По истечении установленных сроков хранения кредитные истории подлежат аннулированию, а входящие в их состав сведения - уничтожению. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем бюро кредитных историй. Уничтожение документов осуществляется комиссионно, в состав комиссии включаются лица, ответственные за хранение информации, а также представители источника формирования кредитной истории, и субъекта кредитной истории. Члены комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации. Формы, методы и способы уничтожения документов определяются таким образом, чтобы исключить любую возможность утечки информации, входящей в состав кредитной истории. Отобранные к уничтожению документы, по согласованию с заинтересованными лицами могут быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Уничтожение документов с нарушением установленных сроков хранения документов является незаконным.
Нарушение установленного порядка сбора, хранения, защиты и обработки сведений, составляющих кредитную историю, является основанием для привлечения к административной ответственности в виде штрафа на должностных лиц в размере от двадцати пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда.
Дела об указанных административных правонарушениях рассматриваются должностными лицами Федеральной службы по финансовым рынкам, уполномоченной на осуществление функций по контролю и надзору за деятельностью бюро кредитных историй (см. Положение о Федеральной службе по финансовым рынкам, утв. постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. N 317).
В соответствии со ст. 14 Закона Федеральная служба по финансовым рынкам:
утверждает план проведения контрольно-ревизионных мероприятий по проверке соблюдения бюро кредитных историй требований Закона;
проводит контрольно-ревизионные мероприятия на основании утвержденного плана, а также в случае наличия письменных обращений субъектов кредитных историй, источников формирования кредитных историй, Центрального каталога кредитных историй или бюро кредитных историй, при этом предметом контроля являются качество предоставляемых бюро кредитных историй услуг (в том числе точность и достоверность информации), соблюдение прав участников информационного обмена, соблюдение требований Закона;
направляет в бюро кредитных историй обязательные для исполнения предписания об устранении выявленных в их деятельности нарушений;
осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)" мероприятие по контролю - это совокупность действий должностных лиц органов государственного контроля (надзора), связанных с проведением проверки выполнения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований, осуществлением необходимых исследований (испытаний), экспертиз, оформлением результатов проверки и принятием мер по результатам проведения мероприятия по контролю.
Мероприятия по контролю проводятся на основании заранее утвержденного плана и вынесенного на его основе документа (постановление, предписание и т.п.), управомачивающего на совершении определенных действий. Периодичность проведения проверок Законом не определена.
Наряду с плановыми допустимо осуществление и внеплановых контрольных мероприятий. Внеплановые проверки проводятся:
- для проверки исполнения предписаний об устранении ранее выявленных нарушений законодательства;
- в случае обнаружения достаточных данных, указывающих на наличие правонарушений, или получения иных доказательств, свидетельствующих о наличии признаков нарушений законодательства.
Внеплановые мероприятия по контролю проводятся в случаях обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) иных юридических лиц и (или) индивидуальных предпринимателей, связанные с невыполнением ими обязательных требований, а также получения иной информации, подтверждаемой документами и иными доказательствами, свидетельствующими о наличии признаков таких нарушений.
Внеплановые мероприятия по контролю могут проводиться по мотивированному решению органа государственного контроля (надзора), в том числе в отношении иных юридических лиц, оказывающих соответствующие однородные услуги.
Обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в орган государственного контроля (надзора) не могут служить основанием для проведения внепланового мероприятия по контролю.
Мероприятия по контролю проводятся на основании распоряжений (приказов) органов государственного контроля (надзора). В распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю указываются:
- номер и дата распоряжения (приказа) о проведении мероприятия по контролю;
- наименование органа государственного контроля (надзора);
- фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение мероприятия по контролю;
- наименование юридического лица, в отношении которых проводится мероприятие по контролю;
- цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю;
- правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке;
- дата начала и окончания мероприятия по контролю.
Распоряжение (приказ) о проведении мероприятия по контролю либо его заверенная печатью копия предъявляется должностным лицом, осуществляющим мероприятие по контролю, руководителю или иному должностному лицу юридического лица одновременно со служебным удостоверением.
Мероприятие по контролю может проводиться только тем должностным лицом (лицами), которое указано в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю. Продолжительность мероприятия по контролю не должна превышать один месяц.
В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения специальных исследований (испытаний), экспертиз со значительным объемом мероприятий по контролю, на основании мотивированного предложения должностного лица, осуществляющего мероприятие по контролю, руководителем органа государственного контроля (надзора) или его заместителем срок проведения мероприятия по контролю может быть продлен, но не более чем на один месяц.
В целях проверки выполнения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований органом государственного контроля (надзора) в пределах своей компетенции проводятся плановые мероприятия по контролю.
В отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя каждым органом государственного контроля (надзора) плановое мероприятие по контролю может быть проведено не более, чем один раз в два года.
В отношении субъекта малого предпринимательства плановое мероприятие по контролю может быть проведено не ранее, чем через три года с момента его государственной регистрации.
Внеплановой проверке, предметом которой является контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, подлежит деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя при выявлении в результате планового мероприятия по контролю нарушений обязательных требований.
При проведении мероприятий по контролю должностные лица органов государственного контроля (надзора) не вправе:
- проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции органа государственного контроля (надзора), от имени которого действуют должностные лица;
- осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц либо их представителей;
- требовать представление документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;
- требовать образцы (пробы) продукции для проведения их исследований (испытаний), экспертизы без оформления акта об отборе образцов (проб) продукции в установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные государственными стандартами или иными нормативными документами;
- распространять информацию, составляющую, охраняемую законом тайну и полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- превышать установленные сроки проведения мероприятий по контролю.
По результатам мероприятия по контролю должностным лицом (лицами) органа государственного контроля (надзора), осуществляющим проверку, составляется акт установленной формы в двух экземплярах.
В акте указываются:
- дата, время и место составления акта;
- наименование органа государственного контроля (надзора);
- дата и номер распоряжения, на основании которого проведено мероприятие по контролю;
- фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), проводившего мероприятие по контролю;
- наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, фамилия, имя, отчество, должность представителя юридического лица или представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении мероприятия по контролю;
- дата, время и место проведения мероприятия по контролю;
- сведения о результатах мероприятия по контролю, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере, о лицах, на которых возлагается ответственность за совершение этих нарушений;
- сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также лиц, присутствовавших при проведении мероприятия по контролю, их подписи или отказ от подписи;
- подпись должностного лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю.
Один экземпляр акта с копиями приложений вручается руководителю юридического лица или его заместителю и индивидуальному предпринимателю или их представителям под расписку либо направляется посредством почтовой связи с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта, остающемуся в деле органа государственного контроля (надзора).
В случае выявления в результате мероприятия по контролю административного правонарушения должностным лицом органа государственного контроля (надзора) составляется протокол в порядке, установленном законодательством РФ об административных правонарушениях, и даются предписания об устранении выявленных нарушений.
Результаты мероприятия по контролю, содержащие сведения, составляющие конфиденциальную информацию (банковскую, налоговую, коммерческую или иную охраняемую законом тайну), оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством РФ о защите государственной тайны.
Бюро кредитных историй вправе вести журнал учета мероприятий по контролю.
В журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии по контролю, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), дате, времени проведения мероприятия по контролю, о правовых основаниях, целях, задачах и предмете мероприятия по контролю, о выявленных нарушениях, о составленных протоколах, об административных правонарушениях и о выданных предписаниях, а также указываются фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю, и его (их) подпись.
Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.
При отсутствии журнала учета мероприятий по контролю в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, делается соответствующая запись.
При выявлении в результате проведения мероприятия по контролю нарушений бюро кредитных историй требований должностные лица органов государственного контроля (надзора) в пределах полномочий, предусмотренных законодательством РФ, обязаны принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждением, предотвращением возможного причинения ущерба правам, законным имущественным интересам заинтересованных лиц, а также меры по привлечению лиц, допустивших нарушения, к ответственности. Орган государственного контроля (надзора) может обращаться в суд с требованием о возмещении расходов на проведение исследований (испытаний) и экспертиз, в результате которых выявлены нарушения обязательных требований.
Должностные лица органов государственного контроля (надзора) при проведении мероприятий по контролю обязаны:
- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством РФ полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;
- соблюдать законодательство РФ, права и законные интересы бюро кредитных историй;
- проводить мероприятия по контролю на основании и в строгом соответствии с распоряжениями органов государственного контроля (надзора) о проведении мероприятий по контролю в порядке, установленном ст. 8 Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)";
- посещать объекты (территории и помещения) бюро кредитных историй в целях проведения мероприятия по контролю только во время исполнения служебных обязанностей при предъявлении служебного удостоверения и распоряжения органов государственного контроля (надзора) о проведении мероприятия по контролю;
- не препятствовать представителям бюро кредитных историй присутствовать при проведении мероприятия по контролю, давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
- предоставлять должностным лицам бюро кредитных историй либо их представителям, присутствующим при проведении мероприятия по контролю, относящуюся к предмету проверки необходимую информацию;
- знакомить должностных лиц бюро кредитных историй либо их представителей с результатами мероприятий по контролю;
- доказывать законность своих действий при их обжаловании бюро кредитных историй в порядке, установленном законодательством РФ.
Решения уполномоченного государственного органа могут быть обжалованы бюро кредитных историй в судебном порядке.