Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.
Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.
Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.
В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).
Распорядительные документы согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.
Первая группа - приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.
Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.
Третья группа - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.
Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.
В соответствии с общими требованиями государственного стандарта - "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003") (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.
Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).
Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" должна содержать:
"перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа".
3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г.
После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
ЗАО "Мытищинский завод
медицинских препаратов"
ПРОТОКОЛ
"15" октября 1999 года №27
г. Мытищи
Производственного совещания
Председатель - Семенов А.А. Секретарь - Булгакова Е.В.
Присутствовали: начальник планово-экономического отдела Воробьев С.И., главный экономист Казаринова Т.В., специалисты планово-экономического отдела: Мартынова Н.А., Расюк П.А., Сливоцкая М.С.
Рассмотренные вопросы:
1. О досрочной разработке техпромфинплана на 2000 год
Воробьев С.И., Мартынова Н.А.
Принятые решения:
1. Разработать техпромфинплан на 3 дня ранее установленного срока
Председатель ________________ /Семенов А.А. /
(подпись)
Секретарь ________________ /Булгакова Е.В. /
(подпись)
"15" октября 1999 года _____________________ (подпись исполнителя)