УПРАВЛЕНИЯ ЕГО ФОРМИРОВАНИЕМ

Под изучением фонда понимается научное познание состава, исполь­зования, динамики библиотечного фонда с целью повышения его соответ­ствия задачам библиотеки, информационным потребностям абонентов, а также эффективности использования.

Постоянно применяются методы повседневного изучения библиотеч­ного фонда: ознакомление с книгами при обработке новых поступлений, при расстановке документов на полки, при организации выставок, при про­ведении бесед и библиографических обзоров и т. д.

Однако такого ежед­невного наблюдения за фондом явно недостаточно для управления его

формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фон­да: статистические, библиографические, социологические методы, мате­матическое моделирование, графические методы, корреляционный и фак­торный анализы и т.д.

Базисной, информационной основой для первого этапа изучения фон­да является статистика.

Для удобства проведения статистического изучения фонда целесооб­разно показателям присвоить соответствующие обозначения и дать фор­мулы для расчета отдельных показателей:

· Ф — величина документного фонда

· Фн —объем новых поступлений (в абсолютных цифрах и процентах)

· Фв — объем выбытия (в абсолютных цифрах и процентах)

· В — книговыдача

· А — число читателей

· О — обращаемость

· К — книгообеспеченность

· Ч — читаемость

· Кс — коэффициент соответствия

· Тр — темп роста

Формулы для расчета отдельных показателей:

В ходе статистического изучения применяются различные приемы и методы: группировка, ранжирование, анализ по отклонениям показате­лей, динамический анализ.

Наиболее распространенным приемом анализа является сравнение, которое позволяет выявить отклонение показателей.

Следующим этапом анализа фонда является изучение его обновляе­мости, рассчитывается процент поступлений и выбытий из фонда, прово­дится сравнение с предыдущим периодом. Надежность фонда может быть обеспечена только в том случае, когда имеется стойкая тенденция к преоб­ладанию объема ввода изданий над объемом вывода. Сокращение новых поступлений, конечно, не может способствовать удовлетворению читате­льских потребностей. Это крайне нежелательное явление. В то же время искусственное сдерживание вывода из фонда изданий, переставших по­льзоваться спросом, приводит к увеличению пассивной части фонда, к па­дению эффективности использования фонда.

По рекомендации ИФЛА фонд общедоступной библиотеки должен обновляться в течение 10 лет и в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30-40% книг, изданных за последние 5 лет. Таким образом, желательно, чтобы в фонд ежегодно попадало не менее 5 % изданий текущего года.

Важное место в статистическом анализе занимает изучение в едином комплексе таких показателей, как книгобеспеченность, читаемость, об­ращаемость. Основанием для формирования данного комплекса послу­жило то, что между его элементами имеется тесная корреляционная связь, сущность которой выражается в том, что изменение одного состав­ляющего неизбежно ведет к изменению других. Поэтому показатели, со­ставляющие комплекс, нельзя анализировать отдельно, они характеризу­ют качество фонда только во взаимосвязи и взаимовлиянии. Так, напри­мер, высокая обращаемость фонда сама по себе еще не говорит о таком же высоком уровне обслуживания читателей.

В библиотечной практике нередко возникают ситуации, когда, оцени­вая показатели, необходимо определить, высокое или низкое значение они имеют. Такая необходимость возникает часто, ибо сравнение со сред­ними по стране или с лучшими по стране не всегда является правомерным, так как не сравнимыми оказываются факторы, влияющие на формирова­ние фондов в различных регионах страны. Наиболее правильным в таких случаях будет выбор лучших показателей по региону и ориентация на их достижение. Такой подход является в определенных информационных си­туациях более реальным и показывает отстающим путь к уровню передо­вых в регионе, то есть достигается принцип выравнивания показателей.

Определение высоких и низких границ данных показателей по регио­ну или по филиалам

конкретной ЦБС позволит сгруппировать библиотеки по значениям данных показателей и разработать стандартные управлен­ческие решения, направленные на поиск резервов

Обстоятельства, вызыва­ющие образование пассивной части фонда

Недостаточная пропаганда изданий, плохо поставленная информационная работа о но­вых поступлениях, слабая организация ИРИ, недоста­точное знание фонда, текучесть кадров, невысокий профессиональный уровень работников.

Незаслуженно забытые

Устаревшие по содержанию

Несвоевременное выявление и изъятие этой литературы из фонда, нерегулярность прове­дения списания этих изданий, плохо организованное изучение фонда.

Усиленная пропаганда выявленных незаслуженно забытых изданий (на выставках, обзорах, индивидуальных беседах и т. д.). Организация изучения фонда библиотекарями, постоянные библиографические обзоры для сотрудников библиотеки.

Регулярное изучение фонда, оценка его специалистами-отрас­левиками, своевременность изъятия изданий.

Недостатки текущего комплектования, неправильное опре­деление экземплярности при предварительном заказе.

При значительной дублетности — передача части изданий в другие библиотеки.

Библиотека может провести изучение тех книг, которые не нашли сво­его читателя, поместив эти издания на выставки, например, с такими назва­ниями: «Эти книги экспонируются в библиотеке в последний раз» или «Ваше мнение, читатель, об этих книгах». В этом случае читателям предлагается карточка обратной связи со следующими оценочными критериями:

· Не было информации о книге;

· Книга незаслуженно забыта;

· Книга узкого спроса;

· Тема книги не вызвала интереса;

· Тема важна, но материал изложен примитивно, неинтересно;

· Тема потеряла актуальность;

· Издание устарело по содержанию;

· Книга не привлекла внимания из-за плохого полиграфического оформления;

· Содержит сложный, трудный для восприятия материал.

Анализ карточек обратной связи с отмеченными читателями оценоч­ными номерами позволит принять обоснованные решения о дальнейшей судьбе книги в библиотеке.

Кроме карточек обратной связи посмотреть на фонд глазами читателей позволяют и другие социологические методы его изучения (беседы, анкети­рование, интервьюирование, отзывы читателей о книгах, анализ читатель­ских формуляров и т. д.). Особое место в изучении состава читателей и их потребностей в целях научно обоснованного комплектования занимают кар - тотека читательского профиля и картотека отказов. Картотека читательско­го профиля позволяет сегментировать состав читателей по такому призна­ку, как профессия. Особое значение для совершенствования комплектования имеет изу­чение отказов. Основное требование к учету отказов — непрерывность, так как только в этом случае можно получить полную и достоверную информацию, необходимую для управления качеством комплектования.

Всестороннее изучение фонда требует применения в едином комплек­се всех перечисленных выше методов его изучения: статистических, социо­логических, библиографических.

В повышении эффективности фонда значительную роль играет его рек­лама, выполняющая в деятельности библиотек ряд важнейших функций.

Прежде всего, следует назвать информационную функцию рекламы. Реклама обеспечивает читателей направленным потоком информации о документах, имеющихся не только в самой библиотеке, но и вне ее. Фор­мируя читательский спрос и стимулируя книговыдачу, повышая обращае­мость фонда, реклама выполняет также экономическую функцию. Явля­ясь частью системы маркетинга, реклама берет на себя еще и функцию коммуникационную. С помощью карточек обратной связи, книжных фор­муляров и других способов, используемых в рекламной деятельности.поддерживается постоянная обратная связь с читателями. Это позволяет контролировать продвижение документов на читательском рынке, созда­вать и закреплять у читателей систему предпочтений к определенным до­кументам, в случае необходимости корректировать процесс использования документов. Таким образом реализуется контролирующая и корректи­рующая функция рекламы. Опыт показывает, что эстетически выдержан­ная реклама не раздражает и не утомляет читателей, а рассматривается ими как необходимая и полезная часть деятельности библиотеки.