Модуль Администратор гостиницы имеет следующие режимы работы:
Режим Доступ к данным предназначен для разграничения прав на просмотр/редактирование документов/справочников на уровне пользователей системы.
Режим Настройка предназначен для определения алгоритмов расчета тарифов по предоставляемым гостиницей услугам и ведения основных справочников подсистемы.
Режим Картотека бронирования предназначен для учета бронирования номеров организациями и физическими лицами.
Режим Шаблоны счетов предназначен для создания и использования в расчетах за услуги заранее настраиваемые шаблоны с указанием перечня услуг.
Режим Карта размещения предназначен для визуального наблюдения за занятостью номеров, а также является удобным средством продления периода проживания гостя и переселения его из номера в номер.
Режим Гостевые карточки предназначен для учета проживания и использования услуг клиентами гостиницы.
Режим Гостевая книга предназначен для внесения справочной информации о госте и ведения Справочника гостей.
Режим Телефонные переговоры предназначен для учета телефонных переговоров клиентов гостиницы и для автоматического выставления счета по телефонным переговорам.
Режим Справочник реквизитов номера предназначен для ведения справочника всевозможных реквизитов номера (мебель, телевизор, холодильник и т.д.).
Режим Картотека номеров предназначен для ведения датируемого реестра изменений реквизитов номера.
Режим Архив цен на услуги предназначен для ведения датируемого реестра изменений цен на услуги.
Режим Отчеты предназначен для формирования выходных форм, которые создаются на базе данных подсистемы Администратор гостиницы.
Доступ к данным
Система поддерживает разграничение прав доступа пользователей на редактирование и просмотр документов, архивов и справочников.
Для настройки прав доступа выберите пункт меню Доступ к данным. Установите курсор в списке пользователей на требуемую запись и нажмите клавишу Tab для перехода в режим редактирования прав. Разрешите или запретите доступ пользователя к модификации документов, архивов и справочников при помощи клавиши Пробел. Нажмите Esc для прекращения ввода или F2 для сохранения введенной информации.
Настройка
Основным модулем, который определяет, как будет работать подсистема, является модуль Настройка. Именно здесь происходит определение таких ключевых параметров, как ценовые категории и категории номера, создание самих номеров, заполнение основных справочников.
Справочники
Категории цен
Работа по настройке модуля начинается с заполнения справочника Категории цен и Категории номера.
Для этого необходимо "мышкой" щелкнуть по закладке Категории цен или при помощи комбинации клавиш ALT+ переместиться на эту закладку. Справочник ценовых категорий имеет одноуровневую структуру, состоящую из кода и наименования ценовой категории.
Ввод записи в справочник осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Редактирование справочника ценовых категорий", в котором предлагается заполнить поля Код и Наименование.
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление записи осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление выбранной ценовой категории.
Категории номера
Для настройки категорий номеров необходимо "мышкой" щелкнуть по закладке Категории номера или при помощи комбинации клавиш ALT+ переместиться на эту закладку. Справочник имеет одноуровневую структуру, состоящую из кода и наименования категории номера, количества основных и дополнительных мест в номерах данной категории.
Ввод записи в справочник осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Редактирование справочника категорий номеров", в котором предлагается заполнить поля Код, Наименование, Количество основных или дополнительных мест.
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление записи осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление выбранной категории номера.
Номера
На данной закладке формируется справочник номерного фонда данной гостиницы.
Ввод записи в справочник осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Редактирование справочника номерного фонда", в котором предлагается заполнить следующие поля: категория, этаж, статус. Все поля, кроме поля телефон являются обязательными для заполнения. Поля категория и этаж выбираются из соответствующих справочников по нажатию клавиши F3 или кнопкой статусной строки F3: Справочник. Поле статус имеет следующие значения:
обслуживается
не обслуживается
на ремонте
В заселении принимают участие номера только со статусом "обслуживается".
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление записи осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление выбранного номера.
Справочники Категорий номеров и Номеров должны обязательно иметь одинаковый уровень коммутируемости: совместное или монопольное использование этих справочников в рамках системы Бэст Про.
Этажи
Назначение справочника понятно из его названия. Представляет собой одноуровневый справочник этажей гостиницы. Ввод записи в справочник осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Редактирование справочника этажей", где необходимо ввести Код и Наименование Этажа.
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление записи осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление данного этажа.
Горячая вода
Справочник предназначен для указания периода отсутствия горячей воды в гостинице, что может повлиять на стоимость проживания.
Представляет собой одноуровневый справочник, в котором задается время и дата начала и время и дата конца периода отсутствия горячей воды в гостинице, с возможностью внесения комментария.
Ввод записи в справочник осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Редактирование справочника этажей", в котором предлагается заполнить поля. Все поля, кроме комментария, являются обязательными для заполнения.
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление записи осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление данного периода.
Константы
Справочник констант предоставляет возможность завести пользовательские переменные, которые потом будут использоваться в программах расчетов стоимости услуг.
Создание новой константы осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом появляется окно "Настройка переменной", в котором предлагается заполнить поля: Идентификатор), Наименование, указать Тип константы и установить ее значение. Значение константы может быть установлено двумя способами: указано, как определенная константа, (например, любое число для числовой константы), или рассчитано программным способом с использованием стандартных системных функций и полей. Для определения значения константы программным способом необходимо включить радиокнопку слева от слова "Программы" и нажать клавишу F4.
Корректировка константы осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить.
Удаление константы осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление выбранной записи.
Параметры
К параметрам относится процент гостиничного сбора.
На этой же закладке пользователь может включить/отключить протоколирование своих действий.
Включение/выключение анализа контроля количества бронируемых номеров осуществляется соответственно снятием/установкой "птицы" на строке "Отключить контроль занятости при бронировании". Если контроль включен, то при попытке забронировать больше номеров, чем имеется свободных на данный момент, система может либо предупреждать пользователя о такой ситуации, но все же позволить бронирование, либо запрещать такое бронирование.
Также можно задать по удержанию забронированных номеров и поселению в удерживаемые номера.
Есть возможность задать по умолчанию принцип формирования счета за услуги.
Для ускорения работы есть возможность задать ценовую категорию номера по умолчанию.
В параметрах задается время поселения и время выселения из гостиничных номеров.
При необходимости номерной фонд можно разделить по корпусам и задать корпус по умолчанию.
Гостевая книга
Модуль Гостевая книга предназначен для ведения справочника гостей. При заезде в гостиницу гость сообщает администратору информацию о себе (ФИО, паспортные данные и т.д.), и администратор заносит ее в Гостевую книгу.
Создание записи Гостевой книги осуществляется при помощи клавиши Ins или кнопкой статусной строки Ins: Создать. При этом открывается окно "Редактирование гостевой книги", состоящее из двух закладок: "Основные данные" и "Иностранцы". Администратору предлагается заполнить поля этих закладок. Обязательными для заполнения являются поля Фамилия и Ценовая категория. Переключение между закладками
осуществляется при помощи комбинаций клавиш Alt+стрелки курсора или с помощью "мыши". После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку "Ок" для сохранения введенной информации.
Корректировка записи осуществляется при помощи клавиши F4 или кнопкой статусной строки F4: Изменить. Удаление записи из реестра осуществляется при помощи клавиши F8 или кнопкой статусной строки F8: Удалить. После этого система требует подтверждения на удаление выбранной карточки.
Сортировка реестра Гостевой книги осуществляется при помощи клавиши F11. При этом появляется окно запроса параметров сортировки: по Ценовой категории, по Фамилии, по Паспорту и Без сортировки.
Наложение фильтра на Гостевую книгу осуществляется при помощи клавиши F6. При этом появляется окно запроса условий фильтровки записей. Фильтровка возможна по Ценовой категории и по Полу гостя. Снять фильтр - комбинация клавиш Shift-F6.
Поиск осуществляется при помощи клавиши F7. При этом появляется окно запроса параметров, по которым он будет осуществляться. Поиск далее - комбинация клавиш Alt-F7.