УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Нафтан»
В.В.Якушев
«____»____________2008
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система управления охраной труда
Управление записями
СТП 300042199.030-2008
СОГЛАСОВАНО
Главный инженер
ОАО «Нафтан»
А.А.Артюх
«_____»__________2008
Заместитель главного
инженера (по стандартизации,
сертификации и качеству)
В.С.Зубович
«____»___________2008
г.Новополоцк
ПРЕДИСЛОВИЕ
Разработан службой охраны труда и промышленной безопасности.
Внесен отделом стандартизации, сертификации и качества.
Введен впервые.
Дата введения с даты утверждения.
СОДЕРЖАНИЕ
1 Назначение............................................................................................................1
2 Нормативные ссылки…………………………………………………………...1
3 Термины и определения, сокращения и обозначения………………………..1
4 Область применения……………………………………………………………2
5 Полномочия и ответственность…………………………………………….….2
6 Описание процесса………………………………………………………….….3
7 Документы и записи……………………………………………………………4
Приложение А. Перечень документации, содержащей зарегистрирован-
ные записи………………………………………………………………………....5
Ссылочные НПА и ТНПА……………………….………………………….........9
Лист регистрации изменений……………………………………………..…… 10
НАЗНАЧЕНИЕ
Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок ведения записей, относящихся к функционированию системы управления охраной труда Общества, а также определяет ответственных за управление ими.
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1 В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы:
2.1.1 СТБ 18001 Системы управления охраной труда. Требования;
2.1.2 СТП 300042199.020 Система управления охраной труда. Идентификация опасностей, оценка рисков и определение мер управления;
2.1.3 СТП 300042199.021 Компетентность, обучение и осведомленность;
2.1.4 СТП 300042199.022 Цели и программа;
2.1.5 СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования;
2.1.6 СТП 300042199.024 Внутренний аудит;
2.1.7 СТП 300042199.025 Расследование несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний и анализ аварийных ситуаций, несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия;
2.1.8 СТП 300042199.026 Управление документацией;
2.1.9 СТП 300042199.027 Оценка результативности и мониторинг. Оценка соответствия;
2.1.10 СТП 300042199.028 Анализ со стороны высшего руководства;
2.1.11 СТП 300042199.029 Обмен информацией, участие и консультирование;
2.1.12 Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора.
ТЕРМИНЫИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ
3.1 В настоящем стандарте предприятия применяются термины и определения, приведенные в СТБ 18001, а также следующие термины с соответствующими определениями:
документ – информация и соответствующий носитель;
запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности;
информация – значимые данные.
3.2 В настоящем стандарте предприятия применяются следующие сокращения и обозначения:
ВГСО – военизированный газоспасательный отряд;
НПА – нормативный правовой акт;
ОПК – отдел подготовки кадров;
ОТ – охрана труда;
ОТН – отдел технического надзора;
ПЛА – план локализации и ликвидации инцидентов и аварий;
ПБ – промышленная безопасность;
СОТиПБ – служба охраны труда и промышленной безопасности;
СТП – стандарт предприятия;
СУОТ – система управления охраной труда.
ТНПА – технический нормативный правовой акт;
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Требования настоящего стандарта предприятия являются обязательными для руководителей и специалистов ОАО «Нафтан», осуществляющих управление записями в части возложенных на них функций, обязанностей и полномочий.
ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Генеральный директор Общества принимает решение о представлении записей в сторонние организации.
Главный инженер Общества несет ответственность за организацию и координацию работ по управлению записями СУОТ Общества.
5.3 Заместитель главного инженера по охране труда и промышленной безопасности несет ответственность за:
составление и актуализацию перечня записей по СУОТ;
анализ записей, их обобщение и представление высшему руководству итоговых данных о функционировании СУОТ в Обществе для последующего принятия корректирующих и предупреждающих действий, направленных на улучшение функционирования СУОТ.
5.4 Руководитель подразделения несет ответственность за:
назначение работников, ответственных за ведение и хранение записей в подразделении;
организацию своевременного и правильного ведения записей, их достоверность, учет, обеспечение сохранности и/или своевременной передачи в другие подразделения.
Лицо, ответственное за ведение записей, несет ответственность за
Достоверность записей.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1 В процессе функционирования СУОТ в соответствии с требованиями настоящего СТП п. 2 ведутся следующие записи, используемые для анализа данных:
по идентификации опасностей, оценке рисков и управлению рисками;
по образованию, подготовке, навыках и опыте персонала;
по обмену информацией, участию и консультированию;
по управлению НПА, ТНПА;
по управлению операциями;
по готовности к действиям в аварийных ситуациях;
по измерению результативности и мониторингу;
по оценке соответствия;
по происшествиям, несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям и их результативности;
по внутренним аудитам;
по анализу СУОТ со стороны высшего руководства;
по управлению документацией.
6.2 Управление записями включает в себя следующие этапы:
определение номенклатуры записей;
идентификацию записей;
хранение записей;
изъятие, архивирование и утилизацию записей.
Виды и формы документов, содержащих записи, определены в СТП п.п. 2.1.2-2.1.11 и настоящем стандарте.
6.4 Перечень записей по СУОТ и сроки их хранения приведены в приложении А.
6.5 Идентификация записей осуществляется путем присвоения наименования разработанным формам и внесения в них информации по СУОТ.
6.6 Все записи должны быть четкими и однозначными, чтобы давать полную информацию о функционировании действующей СУОТ и принятии соответствующих решений со стороны руководства в соответствии с п. 2.1.10 настоящего СТП.
6.7 Регистрацию данных по СУОТ в подразделениях ведет персонал, назначенный в установленном порядке.
6.8 Записи должны храниться таким образом, чтобы исключалась их порча и обеспечивалась полная сохранность.
6.9 Представление записей для анализа данных в соответствии с п. 2.1.10 и других целей осуществляют руководители подразделений.
6.10 Представление копий документов с записями сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя Общества, если представление записей не оговорено договором (контрактом).
6.11 По истечении срока хранения записей они должны быть изъяты работником, ответственным за ведение записей.
6.12 Записи со сроком хранения постоянно и свыше 10 лет передаются на хранение в архив Общества. Остальные записи подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденной приказом генерального директора.
ДОКУМЕНТЫИ ЗАПИСИ
Документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, установленной настоящим стандартом предприятия, приведены в таблице 1.
Таблица 1
| Наименование | Место хранения | Срок хранения |
| Записи, ведение которых предписано требованиями законодательства по охране труда и локальными нормативными правовыми актами | В соответствии с требованиями НПА | В соответствии с требованиями НПА |
Заместитель главного инженера (по охране
труда и промышленной безопасности) Г.А.Циркин
Приложение А