Для разработки и принятия любого управленческого решения, а также для организации его исполнения необходима информация. Количество и качество информации оказывает влияние на распределение функций между работниками аппарата управления и структуру управления.
Информация используется в различных областях научных знаний и поэтому имеет множество определений. Для целей управления организацией приводим два из них.
Информация служит основой для отчетов, докладов, сообщений, предложений. Особую роль она играет в прогнозировании сценариев развития внешней среды организации и выработке стратегии.
Как уже отмечалось ранее, информация оценивается как ресурс организации, который по мере развития научно-технического прогресса приобретает все большее значение.
Информация имеет множество классификаций по тому или иному признаку:
1. По месту возникновения: внешняя и внутренняя.
Внешняя информация — информация, поступающая от различных организаций. Внешняя информация в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую.
Входящая информация — сведения, поступающие в организацию (например, документы, сопровождающие комплектующие изделия, предложения о сотрудничестве и т.п.). Исходящая информация — информация, отправляемая организацией во внешнюю среду (например, заявки на поставки товаров, исковые требования покупателям продукции о невыполнении условий договора и т.п.).
Внутренняя информация — информация, циркулирующая между подразделениями организации (например, отчеты о выполнении планов, данные об отгрузке товаров, заявки в отдел снабжения и т.п.).
2. По роли и назначению в процессе управления различают следующую информацию: директивную, нормативную, распорядительную, аналитическую, плановую, прогнозную, учетную, контрольную.
Количество перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности управленческих работников, поэтому очень важно, чтобы менеджеру поступала только та информация, которая необходима ему для исполнения служебных обязанностей.
Для принятия своевременных решений менеджерам необходима также качественная информация. Качество информации определяется следующими признаками (табл.1).
Таблица 1 - Сущность признаков качественной информации
| Признак качества информации | Сущность признака |
| Достоверность | Информация не должна содержать ошибок |
| Своевременность | Необходимо представлять информацию к назначенному сроку |
| Краткость | Информация должна представляться в сжатой форме |
| Комплексность | Необходимо представлять весь комплекс информации, требуемой для принятия решения |
| Уместность | Должна быть собрана та информация, которая требуется для принятия решения |
| Ценность и полезность | Информация должна соответствовать проблеме, требующей решения, и поставленной цели |
В последние годы получили развитие информационно-управленческие системы. Они являются одним из важнейших условий успешного функционирования аппарата управления и организации в целом.
В настоящее время информационно-управленческие системы функционируют на базе современной техники, программного обеспечения и информационных технологий передачи сообщений (например, внутрифирменная компьютерная сеть, глобальная сеть Интернет и т.п.). Все это создает хорошие предпосылки для совершенствования коммуникаций и всей системы управления.
В научной литературе термин «коммуникации» появился в начале ХХ в. Сущность этого понятия раскрывают следующие определения.
Коммуникации – это:
•процесс обмена информацией между двумя или более людьми;
•способ получения информации, на основе которой руководитель принимает решения и организует их выполнение;
•общение людей, которое включает обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией.
Обмен информацией — важнейшая составная часть управленческой деятельности. Например, многие менеджеры тратят на коммуникации до 90% своего рабочего времени. Поэтому эффективное функционирование организации зависит от качества коммуникаций.
В последние годы существенный прогресс в совершенствовании обмена информацией внутри организации и вне ее достигнут на основе информационных технологий, в том числе локальных компьютерных систем внутри организации и глобальной сети Интернет.
Основными элементами процесса коммуникаций являются:
• отправитель (человек, генерирующий идеи и передающий их);
• сообщение (текстовая или закодированная информация);
• канал (средство передачи информации);
• получатель (человек, которому отправитель адресует передаваемое сообщение).
Технологически коммуникации представляют собой совокупность взаимосвязанных процедур или этапов движения информации:
1) зарождение идеи и формулирование сообщения;
2) выбор канала связи и кодирование информации;
3) передача сообщения;
4) декодирование сообщения и восприятие информации;
5) формулирование ответа отправителю;
6) передача ответа.
Зарождение идеи заключается в обдумывании и формулировании идеи, сообщения, которые будут предметом обмена. Источником идей является информация (например, планы, отчеты, нормативы, приказы и т.д.).
Для отправления сообщения необходимо выбрать канал связи и за- кодировать информацию.
Передача сообщения — это физическое использование выбранного канала для доставки сообщения.
Декодирование информации — это перевод символов отправителя в мысли получателя.
При коммуникации очень важной является обратная связь, т.е. ответ отправителю в виде реакции на то, что услышано, прочитано или увидено. Хорошо отработанная система обратной связи способствует совершенствованию межличностного обмена.
Коммуникации подразделяются:
• на внутренние (внутри организации);
• внешние (с внешней средой).
В зависимости от направления циркуляции информации различают следующие коммуникации:
• нисходящие (сверху — вниз);
• восходящие (снизу — вверх);
• горизонтальные.
Коммуникации, которые определяются уставом организации или официальными правилами, называются официальной или формальной организационной коммуникацией.
В организации также присутствуют и неформальные коммуникации, которые возникают из-за желания работников знать ту информацию, которую они не получают по формальным каналам.
Неформальная коммуникация — информация, передаваемая по каналам распространения слухов. Например, это может быть информация о предстоящем сокращении, о наказаниях за опоздания, об изменении в структуре организации, о конфликтах в организации и т.п.
Вербальные символы (слова) — основное средство для кодирования информации и решений, предназначенных к передаче.
Однако в коммуникациях используются и другие символы. Невербальная (несловесная) коммуникация — коммуникация, осуществляемая на основе жестов, интонаций и т.п.
Линия коммуникации между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. Коммуникационная сеть формируется тогда, когда несколько объектов связываются вместе несколькими каналами.
Коммуникационная сеть – соединение определенным образом участвующих в данном процессе индивидов с помощью информационных потоков.
Создаваемая в организации сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.