Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 1000 «Денежные средства». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.
К счету 1000 «Денежные средства» могут быть открыты субсчета:
1010 «Денежные средства в кассе в тенге» — учитывают денежные средства в кассе.
1030 «Денежные средства в пути в тенге» — учитывают наличие и движение денежных средств в кассах.
1070 «Денежные средства на специальных счетах». — учитывают оплаченные госпошлины и другие денежные документы.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах цифрами и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организаций и главного бухгалтера.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Синтетический учет денежных средств осуществляется в журнале-ордере № 1.
Анализ денежных средств проводится по организации в целом, по основным видам ее хозяйственной деятельности, по отдельным структурным подразделениям. Для этого рассматривается динамика объема положительного денежного потока организации по отдельным источникам. При этом темпы прироста положительного денежного потока сопоставляются с темпами прироста организации, объемов производства и реализации продукции. Особое внимание уделяется изучению соотношения привлечения денежных средств за счет внутренних и внешних источников, выявлению степени зависимости развития организации от внешних источников финансирования.
Движение денежных средств охватывает период между уплатой денег за сырье, материалы (товары) и поступлением денег от продажи готовой продукции.
Анализ движения денежных средств по видам деятельности проводится по данным формы № 4 «Отчет о движении денежных средств» и бухгалтерского учета (обороты по синтетическим счетам) двумя методами — прямым и косвенным.
Недостаток прямого метода в том, что он не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения денежных средств на счетах предприятий. Например, как объяснить, что предприятие имеет прибыль и не имеет денежных средств на счетах, и наоборот, при убытке у него наличие денежных средств? Для выявления причин таких расхождений проводят анализ движения денежных средств косвенным методом, суть которого — преобразование величины прибыли в величину денежных средств.
Денежные средства являются частью оборотных активов организации, без которых невозможна ее операционная и инвестиционная деятельность. В то же время денежные средства — это единственный абсолютно ликвидный актив, который не приносит дохода, когда эти средства не работают. При наличии на счете очень большого количества денежных средств у организации возникают издержки неиспользованных возможностей, или упущенная выгода, или вмененные издержки. При слишком малом запасе денежных средств у организации возникают издержки по пополнению этого запаса, которые называются также издержками содержания.
Минимальные общие издержки получаются при пересечении кривых двух видов издержек. В этой точке издержки неиспользованных возможностей и коммерческие издержки равны. Это плановое сальдо денежных средств, и именно его фирма должна пытаться достигнуть.
Существует несколько моделей, позволяющих найти такую оптимальную сумму. Простоту в применении модели обеспечивают два допущения: чистый отток одинаков за каждый день и величина его известна.
Аудиторская проверка операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций. Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться сплошным методом.
При ревизии операций с денежными средствами используется нормативно-справочная информация. Источником информации является такая фактографическая информация: первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность, а также информация, полученная аудиторами в процессе аудита.
Нормативно-правовые акты, регулирующие операции с денежными средствами, в основном носят межотраслевой характер. Кроме того, в информационных целях используются ведомственные нормативные документы, регулирующие кассовые операции и имеющие отраслевые особенности, например, по инкассированию торговой выручки, по наличию центральных (главных) касс и операционных касс в торговых предприятиях, по эксплуатации контрольно-кассовых машин и т.д.
Кроме того, в качестве источников информации используются первичные документы по учету кассовых и банковских операций, регистры бухгалтерского учета по счетам: 1010 «Денежные средства в кассе в тенге», 1030 «Денежные средства в пути в тенге», 1070 «Денежные средства на специальных счетах».
Используется также отчетность о движении денежных средств, отчет о доходах и расходах отчет о капитале.
Аудиторская организация при выполнении вышеуказанных работ должна руководствоваться правилами (стандартами) аудиторской деятельности.