Тема 7. Деловая беседа.
Т.7.1. Закономерности и традиции деловой беседы. Организация деловой беседы: планирование, выбор места, приглашение.
Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. В ходе деловой беседы происходит обмен мнениями, озвучиваются позиции сторон по каким-либо вопросам, целенаправленно обсуждается конкретная проблема для нахождения вариантов ее решения. Такая форма беседы может рассматриваться в понятии запланированного или организованного разговора на определенную тему, а также ориентированного на конкретные задачи, проблемы и т.д., которые должны быть решены в ходе беседы. Как построить беседу, какие вопросы в ней осветить, как изложить свою точку зрения в беседе так, чтобы ее приняли или хотя бы подумали над ней – это круг основных вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели. Искусство постигается с трудом, и искусство ведения деловой беседы не является исключением из правила.
Специалисты считают, что правильное ведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20–30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.
Прежде всего, следует понять, что деловые беседы отличаются от повседневных разговоров, не относящихся к деловой сфере. Повседневная коммуникация в сфере бытового и дружеского общения имеет следующие признаки:
· • происходит, как правило, случайно, заранее не планируется;
· • отличается большим разнообразием обсуждаемых тем, охватывая множество личных, социальных, бытовых, политических и других аспектов;
· • характеризуется частым переходом от одной темы к другой;
· • практически не связана с принятием каких-либо решений;
· • носит по преимуществу информативный характер.
Деловая беседа в рабочей ситуации чаще всего происходит между представителями одной организации. Она всегда направлена на решение конкретной проблемы, т.е. организована как предметный разговор. В отличие от повседневного общения деловые беседы характеризуются тем, что они заранее планируются, затрагивают узкий круг проблем и должны иметь определенный результат.
Под деловой беседой понимается межличностное речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на достижение поставленной цели, решение той или иной проблемы.
Восприятие и понимание партнера по деловому общению осуществляются путем оценки вербальной и невербальной информации. Беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации, осуществляемой посредством вербальных и невербальных сигналов, т.е. слов, мимики, жестикуляции, позы, манеры поведения. Если по словесному каналу передается в основном чистая информация, то по невербальному – отношение к партнеру по общению, его эмоциональное состояние.
Организация проведения деловой беседы
Для того чтобы деловая беседа достигла своей цели, необходимо ее правильно организовать. Несмотря на то что беседа является наименее регламентированным жанром делового общения, она все-таки требует определенной подготовки. Подготовка беседы должна включать в себя:
o – решение о ее необходимости и составе участников;
o – определение места и времени проведения беседы;
o – сбор информации, необходимой для разговора.
Психологи считают, что пик мозговой активности приходится на 10–12 часов дневного времени. Поэтому наиболее важные встречи и разговоры рекомендуется назначать на это время.
Место деловой беседы выбирается в зависимости от того, является она официальной или неофициальной. Официальные беседы проводятся в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в специально оборудованных помещениях (переговорных комнатах). Неофициальные беседы могут происходить в любом месте – буфете, коридоре, на стоянке служебных автомашин и т.п.
Если беседа очень важна для дела, то при подготовке к ней следует задуматься об ответах на следующие вопросы:
o – Что послужило поводом для беседы, какова ее цель и задачи?
o – Что предпринять, чтобы достичь цели?
o – Какие особенности собеседника стоит учесть при аргументации своей позиции?
o – С какими трудностями (контраргументами, возражениями, противоположными интересами) можно столкнуться в процессе беседы? Какие преимущества (или негативные моменты) это принесет?
Порядок ведения деловой беседы включает в себя следующую последовательность действий, которую можно назвать ее этапами.
o 1. Установление контакта между собеседниками.
o 2. Уточнение цели, задач, содержания беседы.
o 3. Сообщение информации и изложение своей позиции.
o 4. Обмен мнениями (уточнение позиций).
o 5. Резюме (подведение итогов).
Д/З. Дайте краткий письменный ответ на следующие вопросы:
1. Дайте определение понятию «деловая беседа».
2. Назовите отличия деловой беседы от повседневных разговоров.
3. Опишите этыпы организации деловой беседы.