Первичные документы
Понятие документа
Понятие документа широко используется в разных сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.
Приведем некоторые из этих определений:
Документ ― зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации).
Документ ― материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ФЗ «О библиотечном деле»).
Документ ― зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования»).
Таким образом, документ выполняет две основные функции: кумулятивную (накопление и фиксация информации) и коммуникационную (передача во времени и пространстве). Помимо этого документ выполняет также некоторые специальные функции:
— управленческая: документ выступает как средство управления хозяйственной деятельностью людей;
— организационная: документы устанавливает или упорядочивает действия участников хозяйственных отношений;
— правовая: документ может являться письменным доказательством и служить источником права;
— историческая: документ является историческим источником;
— социальная: документ является продуктом социальных отношений и может воздействовать на эти отношения;
— общекультурная: документ способен сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.
Документ может выполнять эти функции благодаря следующим отличительным признакам:
1. Материальность: стабильная вещественная форма, обеспечивающая сохранность документа и сообщения, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.
2. Осмысленность: наличие смыслового семантического содержания, которое является результатом интеллектуальной деятельности человека.
3. Завершенность: фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
4. Знаковость: сообщение в документе представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.
Кроме термина документ, употребляются и другие понятия. Например, литература ― совокупность произведений письменности, имеющих общественное значение. Это понятие не равно документу, так как не включает неписьменные источники информации.
Термин издание означает произведение печати, полиграфически оформленное, прошедшее редакционно-издательскую обработку, установление выходных сведений. Он также более узок, нежели документ, поскольку не включает рукописные документы.
Публикация – это документ, доступный для массового использования, по смыслу близко к термину издание. Таким образом, термин документ является наиболее обобщающим по отношению к другим понятиям, охватывающим любые способы фиксирования и распространения информации.
Виды документов
Рассмотрим наиболее значимые классификационные признаки, определяющие специфику создания, распространения, поиска и использования документов.
Социальный статус.
Признак отражает, каким образом существует и распространяется документ в обществе. По этому признаку выделяются:
1. Опубликованные документы ― издания, прошедшие редакционно-издательскую подготовку и имеющие выходные сведения. Они предназначены для широкого распространения и тиражируются типографским или каким-либо иным способом.
Примеры опубликованных документов: книги, брошюры, монографии, сборники, тезисы докладов, периодические и продолжающиеся издания, патенты и авторские свидетельства, препринты, стандарты, нормативно-технические документы, прейскуранты, каталоги, авторефераты диссертаций, рекламные издания.
2. Неопубликованные документы ― документы, не прошедшие редакционно-издательскую обработку и существующие на правах рукописи. Существуют в единственном или ограниченном количестве экземпляре, не рассчитаны на широкое распространение, при определенных условиях подлежат публикации.
Примеры неопубликованных документов: отчеты о научно-исследовательских работах, диссертации и, описания алгоритмов, программ, проекты, сметы, депонированные рукописи.
3. Непубликуемые документы: материалы, содержащие конфиденциальную либо сугубо личную информацию, а потому не предназначенные для публикации, хотя при определенных условиях могут быть опубликованы.
Примеры непубликуемых документов: письма, дневники, личные записи, бухгалтерская документация.
Целевая направленность.
Признак отражает, для какой цели создаются документы.
1. Официальные документы: регламентируют деятельность людей, организаций, государств и т. п. Создаются и публикуются от имени органов власти и управления разных уровней (федеральных, субъектов Федерации, отраслевых, муниципальных, внутриорганизационных), а также политических партий и общественных объединений. Обязательны к исполнению теми субъектами, на которых эти документы распространяются.
Среди официальных документов выделяются три группы:
― правовые: кодексы, законы, указы, постановления, циркуляры и другие документы, выпущенные от имени органов власти и управления и обязательные для тех территорий и ведомств, на уровне которых они приняты;
— партийные: программы, уставы, манифесты, декларации, материалы конференций, пленумов и т.д. Они значимы для членов партийных организаций и служат руководством к действию;
— организационно-распорядительные: уставы, правила, положения, приказы, распоряжения и другие документы, которые принимаются в организациях (на заводах, в вузах, школах, банках и т. д.) и обязательны для их руководителей и сотрудников.
2. Научные документы: связаны со сферой научной деятельности и предназначены для распространения научной информации, отражения и обобщения результатов теоретических и экспериментальных исследований. Отличительной особенностью научных документов является использование специальной терминологии, строгого научного стиля, таблиц, схем, графиков, формул.
Научные документы можно разделить на две группы:
― научные опубликованные:
· полные собрания сочинений классиков науки и техники;
· избранные труды ученых;
· монографии ― научные труды в виде книги или брошюры, содержащие полное и всестороннее исследование одной проблемы, темы или вопроса, написанные одним (авторские) или несколькими (коллективные) авторам;
· тематические научные сборники;
· статьи в научных периодических изданиях;
· материалы, доклады, тезисы съездов, конференций, семинаров и других научных мероприятий.
― научные неопубликованные:
· диссертации ― научные работы, подготовленные с целью их публичной защиты для получения учёной степени кандидата или доктора наук;
· авторефераты диссертаций ― краткое изложение основных результатов диссертационной работы на соискание учёной степени доктора или кандидата наук, составленное автором диссертации;
· депонированные рукописи ― узкоспециальные работы, находящиеся на хранении в библиотеке или информационном центре, которые информируют специалистов об их наличии и выдают копии для изучения;
· препринты ― научные издания, выпускаемые в свет до публикации статьи в рецензируемом научном журнале или до выхода полноценной монографии.
· отчеты о результатах научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИР и ОКР).
3. Научно-популярные документы: предназначены для популяризации научных знаний среди широких масс неспециалистов, привлечения интереса к актуальным научным проблемам и открытиям, самообразования, расширения общекультурного кругозора. Эти документы написаны достаточно простым и понятным языком, сопровождаются рисунками и фотографиями, занимательными схемами, описанием забавных случаев [12, с.26].
4. Производственные документы содержат сведения по технологии, технике и организации производства, материалы прикладного характера, используемые в различных отраслях производства и других областей общественной жизни. Они очень важны и предназначены для специалистов различной квалификации. В эту группу входят:
· практические руководства и пособия, описывающие производственные процессы, состав, рецептуру изделий;
· кадастры ― совокупность сведений об объектах и явлениях окружающей среды, соответствующим образом систематизированных и постоянно обновляемых (водный, земельный, лесной, животного и растительного мира и др.);
· технические паспорта — информационно-справочные документы, отражающие фактическое состояние того или иного объекта (жилого помещения, здания, транспортного средства, промышленных товаров и пр.);
· промышленные каталоги — документы, содержащие систематизированный перечень изделий промышленного производства;
· прейскуранты (прайс-листы) — перечни цен на товары и услуги, предоставляемые покупателям;
· патенты ― охранные документы, удостоверяющие исключительное право, авторство и приоритет изобретения, полезной модели либо промышленного образца;
· стандарты ― документы, в которых устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, выполнения работ или оказания услуг (международные, ГОСТы и т.д.).
5. Учебные документы служат в помощь образовательной деятельности людей, осуществляемой на разных стадиях: в дошкольных учреждениях, общеобразовательных школах, средних специальных и высших учебных заведениях, системе повышения квалификации и переподготовки кадров. Авторами учебной литературы обычно выступают высококвалифицированные специалисты, имеющие исследовательский и педагогический опыт, что повышает ценность этих документов. Основные разновидности учебных документов:
· учебники — учебные издания, содержащие систематическое изложение учебной дисциплины или ее раздела, части, соответствующее государственному стандарту и учебной программе;
· учебные пособия — источники учебной информации и средства обучения, которые дополняют учебник и способствуют расширению, углублению и лучшему усвоению знаний;
· учебные программы — документы, определяющие содержание и количество знаний, умений и навыков, предназначенных к обязательному усвоению по той или иной учебной дисциплине;
· хрестоматии — учебно-практические издания, содержащие систематически подобранные литературно-художественные, официальные, научные и иные произведения или фрагменты из них, составляющие объект изучения учебной дисциплины;
· сборники задач и упражнений, тестов и др.
6. Справочные документы служат для наведения всевозможных справок: установления фактов, дат, имен, адресов и т.п. В зависимости от расположения материала подразделяются на:
― словари (алфавитное расположение):
· толковые: объясняют значение слов при употреблении (Толковый словарь живого великорусского языка В.И. Даля, Толковый словарь С. Ожегова, Толковый словарь русского языка Д. Н. Ушакова);
· терминологические: содержат термины по профилю какой-либо из наук (Словарь музыкальных терминов, Словарь нанотехнологических терминов и др.);
· лингвистические: содержат перечень языковых единиц с их характеристиками или переводом на другие языки (русско-английский словарь, словарь синонимов, словарь трудностей русского языка и др.);
· энциклопедические (Энциклопедия Брокгауза и Ефрона, Большая Советская энциклопедия, Малая Советская энциклопедия и др.).
― справочники (тематическое или иное логическое расположение):
· нормативные (правила, требования, нормы, расчеты в какой-либо отрасли);
· статистические (статистические данные по отрасли, региону, стране и т.п.);
· энциклопедические (Города и столицы, Сокровища русских музеев и др.)
· биографические (сведения о жизни и деятельности какого-либо известного лица);
· библиографические (библиография и списки литературы);
· адресные справочники (адреса и телефоны людей и организаций);
· путеводители по странам, городам или культурно-просветительным учреждениям.
7. Документы для досуга имеют развлекательную, досуговую направленность, содержат общедоступные сведения по различным видам увлечений. К ним относятся игры, кроссворды, гороскопы, сборники песен, тематические календари.
8. Литературно-художественные документы служат для получения эмоционально-эстетической информации. Это документы, содержащие произведения, воздействующие на эмоциональное состояние человека и произведения литературно-художественного творчества. К ним относятся художественная и музыкальная литература, репродукции, фотоальбомы, видеозаписи художественных фильмов и театральных постановок и т.д.
9. Рекламные документы служат для информирования о товарах, услугах и их продвижения к потребителям. Среди этой группы выделяются: каталоги товаров, проспекты, буклеты, афиши.
Материальная конструкция.
Признак отражает, из какого материала и каким образом сделан документ.
1. Листовые документы ― один или несколько не скрепленных между собой листов. Примеры: листовка, открытка и комплект открыток, афиша, плакат.
2. Кодексные ― представляют собой четырехугольный блок листов бумаги, обрезанной с трех сторон и соединенных вместе с четвертой стороны. Примеры: книги, брошюры, блокноты, журналы, атласы, альбомы.
3. Ленточные ― документы протяженные по длине, на которой расположены их фрагменты. Примеры: свитки, фото-, кино-, видеопленки, магнитные ленты.
4. Дисковые ― округлые в виде диска. Примеры: грампластинки, дискеты, компакт-диски, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory), DVD (Digital Video Disk) и др.
5. Комбинированные ― документы, состоящие из двух и/или более различных по конструкции носителей информации. Примеры: книга с вложенными картами, дисками; пластинки с буклетом и т.д.