Основанием для подготовки и принятия управленческих решений в Управлении Федерального Казначейства являются:
) Необходимость исполнения предписаний вышестоящих органов (Министерства финансов РФ);
) Необходимость осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций Управления Федерального Казначейства на основе: квартальных планов нормотворческой деятельности; поручений руководителя или его заместителей; инициативы руководителей структурных подразделений Управлении Федерального Казначейства; исполнения ранее принятых решений полномочных субъектов.
Функции руководителей и аппарата управления по организации разработки решения заключаются в управлении общим процессом выработки решений; определении сущности задачи, участии в ее конкретизации, в выборе критериев оценки решений; окончательном выборе решения; организации его исполнения. При необходимости выбирается управленческая стратегия, которая всегда предлагает ответить на вопросы целесообразности принятия управленческого решения в той или иной ситуации.
Для процедуры разработки управленческого решения руководителю и аппарату Управления Федерального Казначейства необходимо осуществить следующие действия:
. Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала и системы его подчинения, времени исполнения решений, промежуточных этапов контроля и размера выделяемых ресурсов.
. Разработчикам решения разъяснить права, ответственность и полномочия; содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке решения.
. Обсудить с разработчиками неучтенные детали для успешного выполнения работ. Акцентировать внимание на важности задания и значении его качественного исполнения.
. Установить соответствие решения действующему законодательству и уставным документам организации.
После вышеперечисленных этапов управленческое решение принимается. Следующим этапом является его реализация, которая представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение установленных целей и сроков.
Процедуры организации выполнения управленческого решения включают в себя оформление необходимой документации, разъяснение исполнителям их полномочий и сущности задачи, организацию контроля за реализацией, мотивационной и при необходимости - поощрительной деятельности.
Основные формы реализации управленческих решений в Управлении Федерального Казначейства:
. Предписание - официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.
. Деловая беседа - специально организованная встреча с подчиненным, группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для организации.
. Убеждение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненных требуемых прочных взглядов по содержанию управленческого решения для его выполнения.
. Разъяснение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.
. Принуждение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить решение путем угроз или повышенного вознаграждения.
. Наставление - деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения решения.
. Сообщение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения решения.
. Обучение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения решений.
. Совет - деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на выполнение решений.
. Тренинг - специально организованная деятельность по разработке и реализации решений, в ходе которой закрепляются навыки разработки решений.
. Совещание - коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач; это форма использования коллективного разума, обмена информацией и опытом.
. Заседание - узкопрофессиональное совещание для решения организационных задач.
. Отчет - сообщение специалиста о результатах проделанной работы по выполнению решения.
. Деловое слово - твердое решение руководителя, данное подчиненным в устной форме.
Информационное обеспечение - важнейший элемент успешного функционирования аппарата управления и процесса принятия решений. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и сущностью вырабатываемых решений. Информация для принятия решений должна отвечать таким требованиям, как краткость и четкость формулировок, своевременность поступления, точность и достоверность и т. д.
Язык и стиль управленческих решений (служебных документов) заключается в том, что все документы составляются официальным, литературным языком.