Переход к рыночным отношениям и внедрение принципов международных стандартов учета и отчетности в практику ведения учета в организациях республики Беларусь, требует коренного улучшения форм и методов ведения бухгалтерского учета. Основной формой ведения бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях в ближайшем будущем будет автоматизированная форма, которая позволяет быстро и качественно получить сводные учетные данные, вести как управленческий, так и налоговый учет, качественно исчислять налоги и составлять бухгалтерскую отчетность. При автоматизированной обработке учетно-аналитической информации получают отдельно ведомости по учету затрат в животноводстве и ведомости поступления продукции за месяц и с начала года.
На сегодняшний день в ОАО «Добрица» бухгалтерский учет не автоматизирован, что является в настоящее время достаточно весомым недостатком. Практически на всех предприятиях нашей республики для ведения бухгалтерского учета используется программа «1С: Предприятие 7.7». Так как система «1С: Предприятие» позволяет организовать многоуровневые справочники (до 10 уровней вложенности), то это дает возможность организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам, т.е. позволяет осуществлять ввод экономической информации, включая хозяйственные операции и их обработку с составлением регистров синтетического и аналитического учета с выходом на составление бухгалтерской и статистической отчетности.
Наряду с освоением и обучением кадров для работы с этой программой на первом этапе предстоит большая подготовительная работа.
Во-первых, это настройка пакета, которая заключается:
– в вводе постоянной информации, осуществляемой через Главное меню «Операции» подменю «Константы», где производится заполнение таких постоянных значений как: название организации, ее юридический адрес, УНН организации, ФИО руководителя и главного бухгалтера, размер базовой величины заработной платы, размер основной ставки НДС, метод определения выручки, базы распределения для затрат вспомогательных производств и накладных расходов и других постоянных значений. Следует отметить, что значение поля «базовая величина» имеет историю, что означает, что необходимо ввести дату с которой действует указанная базовая величина ив дальнейшем при ее изменении ее следует также откорректировать.
Константы в программе, как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко;
– в вводе сведений об организации в главном меню «Сервис» подменю «Сведения об организации», где наряду с полным названием организации, кода УНН, банковские реквизиты и другие сведения и заполнении всех полей подменю «Установка начальных значений»;
Заполненные данные константы будут использованы программой при получении печатных форм как первичных, так и сводных бухгалтерских документов.
Во-вторых, заполнить справочники. Справочники служат для хранения условно- постоянной информации, поддержки общих классификаторов. Также справочники обычно используются для формирования списков возможных значений для организации аналитического учета. В справочниках «виды деятельности» вводится информация, о производствах (основное, вспомогательное, обслуживающее и т.д.).
Так создав «основное производство», как отдельный вид деятельности на первом уровне («папкой» -многоуровневый справочник),на втором уровне создаются справочники-«папки»: видов отраслей (растениеводство и животноводство).На третьем уровне по животноводству также в виде «папок» отражаются виды животных (скотоводство, свиноводство, овцеводство и т. д.),а на четвертом – указывают объекты аналитического учета в зависимости от технологии выращивания (основное стадо крупного рогатого скота, откорм и т. д.).
Объекты аналитического учета по продукции животноводства вводятся следующим образом: по готовой продукции (молоко, яйцо, шерсть) вводятся в справочнике «Номенклатура»; приплод и прирост живой массы вводится в следующих справочниках: головы – «Валюты»,живая масса приплода и прирост– «Виды движения животных», который расположен в главном меню «Сельское хозяйство» подменю «Учет животных на выращивании и откорме».
Для тех основных видов деятельности, на которые будут распределяться вспомогательные, общепроизводственные и общехозяйственные затраты, необходимо заполнить подчиненный справочник «Доп. информация к справочнику Виды деятельности» с помощью кнопки «Доп. реквизиты».
От заполнения реквизитов данного справочника зависит в дальнейшем закрытие затратных счетов. Следует:
- указать счет затрат, на котором собираются затраты по данному виду деятельности (20, 29, 44 и т.д.).
- определить распределяются ли на данный вид деятельности затраты 23, 24,25 и 26 счетов (расставить соответствующие флажки).
Эти флажки являются историческими реквизитами, поэтому при корректировке указанных реквизитов проставить дату, с которой они начинают действовать.
Если включен флажок «Счет 23» необходимо указать статью затрат, пропорционально которой распределяются затраты 23 счета по видам деятельности и подразделениям, например «Зарплата основных рабочих» (по ремонтной мастерской).
Если включены флажки «Счет 25» или «Счет 26» укажите статью затрат, которая вычитается из базы для распределения затрат. (Например, для вида деятельности, относящемуся к «Животноводству» – статья затрат «Корма» и т.д.)
Справочники в процессе работы можно корректировать и дополнять.
Для осуществления автоматизированного учета по животноводству в обязательном порядке должны быть заполнены справочники: подразделения и статей затрат. При создании справочника статей затрат целесообразно использовать многоуровневую структуру справочника.
Ввод переменной информации, которая содержится в первичной документации, описанной во втором разделе, может осуществляться, используя непосредственно данные типографских первичных документов, выписанных вручную, либо посредством первичных документов, распечатанных с машинных носителей, образцы которых содержатся в программе. Последний способ наиболее предпочтителен, так как ввод информации будет осуществлен в момент выписки документа.
Учитывая, что раздел Учета затрат в животноводстве непосредственно связан с другими разделами учета, поэтому получить выходные ведомости по данной теме можно только после решения задач по другим участкам учета.
А именно:
«Учет материалов». С данного раздела в ведомость по учету затрат будет включена стоимость израсходованных кормов, горюче смазочных материалов, средств защиты животных и других материалов, использованных на конкретные объекты аналитического учета в животноводстве.
Сумма амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам, обслуживающим животноводство будет включена в по объектам аналитического учет а после начисления амортизации по основным средствам и по нематериальным активам, выполненным в режиме регламентных документов (Документы →Регламентные → Начисление амортизации ОС; Документы→ Регламентные→ Начисление амортизации НМА). В этом же режиме будет ежемесячно списываться и доля расходов будущих периодов.
«Заработная плата» Данные это раздела служат основанием для включения в затраты производства сумм начисленной оплаты труда, которая выполняется в режиме «Начисление заработной платы» (Документы→Зарплата→Начисление заработной платы), которая начисляется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». Однако для автоматического начисления зарплаты должны быть заполнены все реквизиты по всем закладкам справочника «Сотрудники».После автоматизированного начисления оплаты труда автоматически будут произведены все начисления на оплату труда, которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь. Это достигается благодаря тому, что они уже содержаться в самой программе в справочнике «Налоги». В случае изменения начислений на зарплату или их размера можно осуществлять самостоятельно их корректировку, либо это осуществляет организация, у которой приобретена программа.
В настройке предусмотрено автоматическое распределение вспомогательных затрат, а также общехозяйственных и общепроизводственных затрат на основные виды деятельности пропорционально какому-либо, выбранному пользователем, критерию. Так, например, затраты, связанные с эксплуатацией машинотракторного парка, можно распределить на виды деятельности «Растениеводство» и «Животноводство» пропорционально расходу горючего, приходящемуся на эти виды деятельности в разрезе каждого подразделения и объекта аналитического учета.
Расходы по административному обслуживанию отрасли (общепроизводственные затраты) распределяются между объектами учета затрат пропорционально общей сумме затрат за вычетом затрат по выбранной статье. Так, для отрасли «Животноводство» в качестве такой статьи, может, выступать статья затрат «Корма».
Стоимость услуг, выполненных сторонними организациями, будет включена в себестоимость продукции при заполнении Акта приемки выполненных работ, осуществляемого в режиме ввода «Документы»
Стоимость падежа животных, списанного в затраты производства будет отражена в режиме ручного ввода операций.
После выполнения всех выше описанных работ в организации можно получить следующие выходные автоматизированные ведомости:
- ведомость учета затрат. Данная ведомость является регистром аналитического учета, которую можно получить, как в целом по организации, так и в разрезе структурных подразделений;
- журнал учета расхода кормов, который также можно сформировать как в целом по организации так и в разрезе структурных подразделений;
- оборотно - сальдовую ведомость по счету, которую можно сформировать как в целом по животноводству, так и в разрезе объектов аналитического учета;
- карточку счета – реестр хозяйственных операций по учету затрат выполненный в хронологическом порядке, которую можно получить как в целом по животноводству, так и в разрезе объектов аналитического учета;
- анализ счета, который является регистром синтетического учета.
Данные ведомости можно получить как за месяц, так и с начала года, да и за любой другой интересующий вас период времени (с периода начало автоматизированной обработки учетных данных).
Перечисленные ведомости по учету затрат полностью заменяют бухгалтерские регистры синтетического и аналитического учета, используемые при журнально-ордерной форме учета, заполняемые ручным способом.
Одним из путей совершенствования бухгалтерского учета на сельскохозяйственных предприятиях является использование (внедрение) автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета.
Процесс вычислительной техники, ее бурное развитие в последнее десятилетие играет значительную роль в современной научно-технической революции. В качестве средства автоматизации ПЭВМ находит широкое применение в различных отраслях сельского хозяйства и используется в первую очередь для автоматизации управления, которая представляет процесс по преобразованию информации.
Задача автоматизации учета затрат на производство реализуется в рамках комплексной автоматизации бухгалтерского учета и, как правило, предус-матривает наличие системы взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест по всем основным участкам учетных работ.
Программные средства позволяют не только снизить трудоемкость учета, застраховаться от арифметических ошибок, но и всесторонне анализировать накопленную информацию. В настоящее время каждая организация стоит перед проблемой автоматизации рабочего места бухгалтера, которая может быть решена только за счет внедрения передовых информационных технологий. Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета организаций разного профиля. В последнее время наибольшей популярностью в организациях АПК пользуется автоматизированная программа «1С: Предприятие». В комплект поставки программных продуктов системы программ «1С: Предприятие» включаются типовые конфигурации, обеспечи-вающие типовое решение задач бухгалтерского учета: «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля и склад», «1С: Зарплата и кадры», «1С: Сельское хозяйство». Как универсальный инструмент он позволяет проводить комплексную автоматизацию практически всех участков учёта, выполнять весь спектр учётных задач – от ввода первичных документов до формирования отчётности. Основным достоинством приложений «1С» являются полная независимость от разработчика и способность работать при любых изменениях законодательства.
Работа с системой предусматривает два основных процесса: конфигу-рирование и работу пользователя. На этапе конфигурирования выполняется разработка или модификация настройки программы. В соответствии с особен-ностями системы учёта организации производится настройка различных элементов системы, прежде всего состава и структуры бухгалтерских счетов, состава, свойств и форм ввода констант, перечислений, справочников, документов, журналов документов, журналов операций и проводок, состава и алгоритмов отчётов и обработок, форм всех выходных документов.
Для выполнения технологических операций над объектами программы пользователи могут применять различные средства.
В системе содержится план счетов, представленный в виде справочника иерархической структуры, включающего перечень счетов и субсчетов. Для обобщения информации о затратах на основное производство используется счёт 20 «Основное производство» Аналитический учёт является многоуров-невым и многомерным и организуется при помощи субконто, под которым понимается объект аналитического учёта.
Для хранения условно-постоянной информации, поддержки общих класс-сификаторов, а также для формирования списков возможных значений субконто служат справочники. Их использование позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников.
Учёт затрат основное производство осуществляется на основании ряда справочников.
Справочник «Подразделения» включается в счёт 20 «Основное производство» и используется для ведения аналитического учёта в разрезе структурных подразделений.
При начислении оплаты труда, отпускных и других выплат работникам основного производства предприятия используется справочник «Сотрудники», где отражаются сведения о каждом работнике предприятия (фамилия, имя, отчество; должность; подразделение, в котором числится; размер оклада; счёт отнесения затрат по начисленной заработной плате и другие). Причём для выбора счёта отнесения затрат используется справочник «Подразделения».
При выборе типа начислений на заработную плату используется справочник «Статьи затрат на производство». Следует учесть, что в этом справочнике внесены типовые для всех предприятий статьи затрат, в данный справочник можно вносить изменения в номенклатуру статей в соответствии со спецификой производства.
Сведения об использующихся в организации сырья и основных материалов содержатся в справочнике «Материалы». В справочнике создаются группы материалов в соответствии названиям субсчетов к счёту 10 «Сырьё и основные материалы», где по каждой труппе указывается вид сырья основных, вспомогательных, тароупаковочных и прочих материалов, а также единица измерения, количество, учётная цена.
Для расчёта сумм амортизации по основным средствам использующихся в предпринимательской деятельности предусмотрен справочник «Основные средства», где по каждому виду основных средств отражается наименование, инвентарный номер, группа, место эксплуатации, сроки поступления, причины и сроки выбытия, первоначальная стоимость, способ начисления амортизации, счёт отнесения затрат по начисленной амортизации.
Информация о хозяйственных операциях, совершаемых в организации, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов.
Для оформления операций по передаче сырья и материалов в производство предназначен документ «Перемещение материалов». Кроме того, документ позволяет сформировать печатную форму «Требование-накладная», по которой производится отпуск сырья и материалов в производство. При оформлении документов вводится переменная информация о количестве отпущенного в производство сырья и материалов, вся остальная информация о наименовании сырья и материалов, единицы измерения, количество, учётная цена, структурное подразделение, корреспондирующий счёт, автоматически переносится из соответствующих справочников.
Для начисления амортизации по амортизируемому имуществу организации используется документ «Начисление амортизации». При проведении документа сформируются проводки для каждого объекта основных средств.
Остаток на конец месяца по счету 20 «Основное производство» показывает затраты незавершенного производства. Документ «Незавершенное производс-тво» используется в случае необходимости формирования остатка затрат на счете 20 «Основное производство» на начало следующего месяца. Документ не формирует проводок, но его данные используются документами «Закрытие производства». В одном периоде допускается использование не более одного документа.
Документ «Закрытие месяца» обеспечивает закрытие счетов, для которых проведение подобной процедуры требуется по регламенту ведения учёта на конец отчётного периода (месяца). Вводить его нужно один раз в месяц. При необходимости можно сформировать таблицу, содержащую информацию о результатах распределения.
Хозяйственные операции могут вводиться вручную и отражаться в журнале операций, который содержит основные сведения об операциях. Он включает все операции, введённые вручную, а также все документы, формирующие операции.
При работе в случае необходимости можно формировать отчёты в соответствии с потребностями пользователя. В типовую конфигурацию включён набор стандартных отчётов.
В качестве регистров синтетического и аналитического учёта по счёту 20 «Основное производство» с помощью программы «1С» можно формировать выходные отчеты: карточка счёта, оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта, как в целом по счёту так и по субконто (объект аналитического учёта).
В отчёт «Карточка счёта» (ПРИЛОЖЕНИЕ27) включаются все проводки с данным счётом или проводки по данному счёту по конкретным значениям объектов аналитического учёта. Кроме того, в карточке счёта показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период, а также дата, номер документа, операция, корреспондирующий счёт.
Оборотно-сальдовая ведомость является одним из наиболее часто используемых в практике отчётов. Она содержит для каждого счёта информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. При просмотре ведомости можно получить более подробные сведения о показателях по интересующему счёту, при этом необходимо выбрать определённый отчёт: карточку счёта, ведомость по счёту, анализ счёта, отчёт по проводкам, обороты счёта (главная книга), журнал-ордер (ведомость) по счёту.
В отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 20 «Основное производство» (ПРИЛОЖЕНИЕ 28) описывается суммы затрат на основное производство в разрезе статей затрат в корреспонденции соответствующих счетов, а также выход продукции.
Отчёт «Анализ счёта» (ПРИЛОЖЕНИЕ29) содержит обороты счёта с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода в целом по счёту 20 «Основное производство». Данный отчет является регистром синтетического учета.
Для перехода на автоматизацию учетных работ ОАО «Березовый край» необходимо приобрести соответствующую вычислительную технику, обладающую значительным быстродействием, достаточным объемом памяти. Эффективность применения техники в значительной мере зависит от наличия типовых проектных решений с детально разработанными проектами прикладных программ. Несомненно, важным является обучение персонала предприятий работе с программно-техническим комплексом (обработка учетно-аналитической информации, формирование и использование исходной и результативной учетно-аналитической информации и т.д.).
Применение в практике бухгалтерских служб автоматизированных систем учета приведет к существенному изменению основных элементов бухгал-терского учета, окажет значительное воздействие на документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность, что приведет к необходимости уточнения графика документооборота и выведению остатков по счетам синтетического и аналитического учета.
Считаем, что для СПК переход на автоматизированную обработку информации с применением компьютерной программы «1С: Предприятие» позволит существенно облегчить учет в полном объеме и достоверно учитывать продукцию рапса по элементам и статьям затрат по каждому объекту учета, структурному подразделению и в целом по предприятию. При этом затраты по счетам будут группироваться как за месяц, так и с нарастающим итогом с начала года или за любой другой период.