Введение
Целью данной курсовой работы является создание базы данных в системе управления базами данных Microsoft Access согласно условию задания.
Краткие сведения о базах данных
База данных (БД) – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Иными словами, база данных - это хранилище данных. Сами по себе базы данных не представляли бы интереса, если бы не было систем управления базами данных (СУБД)[1].
Система управления базами данных – это совокупность языковых и программных средств, которая используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.
В общем СУБД – это система, позволяющая создавать базы данных и манипулировать сведениями из них. А осуществляет этот доступ к данным СУБД посредством специального языка - SQL.
SQL – язык структурированных запросов, основной задачей которого является предоставление простого способа считывания и записи информации в базу данных.
Классификация баз данных по структуре организации данных:
· иерархические,
· сетевые,
· реляционные,
· смешанные
· мультимодельные.
Рассмотрим подробнее реляционную базу данных.
Реляционная база данных – это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Термин «реляционный» означает, что теория основана на математическом понятии отношение (relation). Реляционные базы данных, как мы уже знаем, состоят из таблиц. Каждая таблица состоит из столбцов (их называют полями или атрибутами) и строк (их называют записями или кортежами).
Основные свойства таблиц в реляционных БД:
1) В таблице не может быть двух одинаковых строк
2) Столбцы располагаются в определенном порядке, который создается при создании таблицы. В таблице может не быть ни одной строки, но обязательно должен быть хотя бы один столбец.
3) У каждого столбца есть уникальное имя (в пределах таблицы), и все значения в одном столбце имеют один тип.
4) На пересечении каждого столбца и строки может находиться только атомарное значение (одно значение, не состоящее из группы значений). Таблицы, удовлетворяющие этому условию, называют нормализованными [3].
В реляционной БД используются четыре основных типов полей:
· Числовой,
· Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),
· Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),
· Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).
Для идентификации записей используется первичный ключ. Первичным ключом (сокращенно РК – primary key) называется набор полей таблицы, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Никакие из двух записей таблицы не могут иметь одинаковых значений первичного ключа. В реляционных базах данных практически всегда разные таблицы логически связаны друг с другом. Первичные ключи как раз используются для однозначной организации такой связи[2].
Разработка структуры БД – важнейшая задача, решаемая при проектировании БД. Структура БД (набор, форма и связи ее таблиц) – это одно из основных проектных решений при создании приложений с использованием БД. Созданная разработчиком структура БД описывается на языке определения данных СУБД.
Характеристика СУБД Microsoft Access
Сегодня доступен широкий выбор систем управления базами данных: от небольших десктопных приложений до многофункциональных серверных систем с высокооптимизированными методами поиска. Для выполнения задания по курсовой работе мы выбрали продукт корпорации Microsoft – Access.
MS Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и диаграммы. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
Microsoft Access включает все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, отличается от баз данных других настольных СУБД. В её файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса – формы, отчёты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном единственном MDB-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений для работы с базами данных.
Исходная формулировка задания
Вариант 5
1. Создать в среде MS Access базу данных, содержащую следующие сведения о студиях звукозаписи: название группы, название альбома, название студии дата записи, адрес дистрибьютора, дата продажи, территория распространения. В базу данных поместить не менее двадцати записей.
2. Разработать формы для заполнения таблиц базы данных.
3. Определить время реализации каждого альбома (количество дней от создания альбома до продажи) с помощью запроса.
4. Для каждого альбома определить день недели, когда он был продан. Создать отчет.
5. Вывести список альбомов, записанных в январе прошлого года. Создать запрос.
6. Вывести список альбомов, проданных за первый квартал 1 года. Создать запрос.
7. Вывести список альбомов, проданных 30 числа. Создать отчет.
Анализ исходных данных
Логический анализ формулировки задания позволяет сразу однозначно заключить о целесообразности создания пяти таблиц, в которых будут располагаться:
1. Название альбома, дата записи, дата продажи, код группы, код страны, код студии, код дистрибьютора (эта таблица будет называться «Альбомы», и будет являться связующей).
2. Название группы, код страны (эта таблица будет называться «Группы»).
3. Адрес дистрибьютора (эта таблица будет называться «Дистрибьюторы»).
4. Территория распространения (эта таблица будет называться «Страны»).
5. Название студии (эта таблица будет называться «Студии»).
Разработка структуры БД
Создание таблиц
Создание таблицы в режиме конструктора
В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
· На вкладке Создание в группе Таблицы щелкаем Конструктор таблиц.
· Для каждого поля в таблице вводим имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выбираем тип данных.
Рисунок 1 – Структура таблицы «Альбомы»
Аналогичным образом создаем таблицы «Группы», «Дистрибьюторы», «Страны», «Студии» (рис. 2, 3, 4, 5).
Рисунок 2 – Структура таблицы «Группы»
Рисунок 3 – Структура таблицы «Дистрибьюторы»
Рисунок 4 – Структура таблицы «Страны»
Рисунок 5 – Структура таблицы «Студии»
Разработка схемы данных
Для создания связей между таблицами:
· щелкаем по кнопке Схема данных на вкладке Работа с базами данных. На экране появляется окно «Схема данных»;
· через контекстное меню добавляем таблицы: щелкаем по кнопке Добавить таблицу;
· в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>;
· переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкаем по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся четыре таблицы;
· закрываем окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
· создаем связь между таблицами Альбомы и Группы. Для этого подводим курсор мыши к полю «Код группы» в таблице Группы, щелкаем левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетаскиваем курсор на поле «Код группы» в таблицу Альбомы, а затем отпускаем кнопку мыши. На экране откроется окно «Связи»;
· устанавливаем флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему;
· устанавливаем флажок в свойствах Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
· щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
· аналогично создаем связи для полей «Код страны», «Код студии», «Код дистрибьютора». Результат представлен на рисунке 6.
Рисунок 6 – Схема данных