1. Выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния чтобы перейти к последнему окну мастера.
2. Вы можете выбрать один из двух режимов слияния, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов Слияние:
§ Изменить часть писем… — создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;
§ Печать —печатает результат слияния на принтер;
3. Выберите пункт Изменить часть писем… и укажите диапазон писем для просмотра или редактирования(выберите Все). Щелкните на кнопке ОК. Созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске
Задание 2. Вставка условий в текст письма
Создать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных, используя поля слияния: {Пол}, {Инициалы Фамилия}, {Имя}, {Отчество}, {Должность}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок}.
Вставить условия:
§ Использовать Поле Word IF...Then...Else для вставки в письмо обращения: Уважаемая или Уважаемый в зависимости от пола адресата;
§ Использовать это же поле для анализа объема закупок в прошлом году. Если объем закупок в прошлом году превысил 600 000 рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки.
Задание 3. Автоматизация подготовки платежных поручений
Вы работаете в фирме “Эврика” секретарем-референтом. Вам поручено автоматизировать работу по подготовке платежных поручений. Реквизиты фирмы:
ТОО “Эврика”
АКБ “Синтез” г. Донецк
№ счета 3715001
МФО 27834500.
1. Создайте документ PLAT.DOC с бланком платежного поручения, согласно Приложения №3.
2. Вставить в документ поля слияния и создать для него источник данных. Полями слияния будут номер, дата, сумма платежа цифрами, сумма платежа словами, назначение платежа, получатель, банк получателя, МФО получателя, счет получателя и корсчет. Документ ‑ источник данных будет базой данных обо всех платежных поручениях.
3. Подготовить источник данных о платежных поручениях. (Ячейки со звездочками заполнить произвольными данными).
| Но мер | Дата | Сумма | Сумма Словами | Назначение | Получатель | Банк Получателя | Город Получателя | МФО Получателя | Счет Получателя | Кор счет |
| 20.02.11 | 12700-00 | *** | Налог на милицию за ноябрь месяц. | *** | *** | Донецк | ||||
| 01.04.11 | 13000-00 | *** | Аренда помещения за март | *** | *** | Донецк |
4. Произведите слияние данных о платежных поручениях в новый документ.
5. Добавьте в источник данных данные о новом платежном поручении:
| Но мер | Дата | Сумма | Сумма Словами | Назначение | Получатель | Банк Получателя | Город Получателя | МФО Получателя | Счет Получателя | Кор счет |
| 18 марта 2009г. | 500000-00 | Пять сот тысяч | Оплата электроэнергии | *** | *** | Донецк |
Контрольное упражнение
В качестве контрольного упражнения попробуйте распечатать наклейки на конверты для писем, созданных на этом занятии с помощью слияния.
Приложение №1
Общество с ограниченной ответственностью ОАО «Геркулес» пр. Гурова, 26 Генеральному директору
Донецк, 83000 {Организация}
тел. 335-33-11, факс: (067) 4435677 {Имя}{Фамилия}
р/с 079675431 АКБ «Приватбанк» {Адрес 1}
МФО 99765 {Индекс}
ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643 ИНН/КПП 7704653289/770532876
30.09.20_ № 25-02/09
Об участии в выставке
Уважаемый {Имя}{Фамилия}!
Прошу Вас рассмотреть предложение о долевом участии Вашей фирмы в организации коммерческой выставки продукции, выпускаемой ОАО «Диво».
Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду.
С уважением,
Генеральный директор И.И. Смирнов
Приложение №2
ОАО «Русский мех»
|
тел. (062) 335-66-02, факс: (062) 335-66-03
р/с 40702810148003070135
в ПФАКБ «Мега-банк» г. Донецк
к/с 30101810500000000755 БИК 045655755
ОКПО 55994670 ОГРН 10258001443359 ИНН/КПП 5830004289/583701001
15.10.20______ № 51
На №___________ от_________________
О формировании заказа на поставку продукции
(Условие для вставки обращения), {Имя} {Отчество}!
Предлагаем Вас новый каталог выставки-ярмарки «Русский мех» для формирования заказа на оптовую поставку продукции. Цены и условия поставки Вы найдете в конце каталога.
(Условие для анализа объема закупки).
Надеемся на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
С уважением,
Генеральный директор Ю.Е. Корнеев
Данные для источника данных
| Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес 1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок | Генеральному директору ОАО "Медведь" Н.В. Бубенцову ул. Калинина, 9, г. Донецк, 440034 Николай Васильевич Объем закупок 750 000 грн |
| Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес 1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок | Генеральному директору ОАО "Стиль" П. Н. Коневскому ул. Онежская, 25, г. Донецк, 440028 Петр Николаевич Объем закупок 550 000 грн |
| Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес 1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок | Генеральному директору ООО «Модус» И.А. Сафоновой ул. Байдукова, 10, г. Донецк, 440030 Ирина Александровна Объем закупок 950 000 грн |
Приложение №3