ВВЕДЕНИЕ
Резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо изучение затрат рабочего времени. Исходя из информации, получаемой в его результате, решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.
Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.
Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующим использованием.
Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая - с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.
Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.
ТРУДОВОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИИ О РАБОЧЕМ ВРЕМЕНИ
Под рабочим временем понимается срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего дня, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период, каковым чаще всего является неделя.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Она сокращается для отдельных категорий персонала (несовершеннолетних, инвалидов, а также лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, педагогических, медицинских и некоторых других категорий работников).
По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться неполный рабочий день или рабочая неделя с оплатой пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объёма работ (при сокращённом рабочем времени заработная плата выплачивается полностью).
Время с 22 ч до 6 ч считается ночным, что предполагает уменьшение продолжительности работы (смены) на один час (кроме лиц, которым установлена сокращённая продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором).
К работе в ночное время не допускаются беременные женщины и несовершеннолетние, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений.
Занятость за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (но не свыше 16 ч в неделю) может по инициативе как работника (совместительство), так и работодателя (сверхурочная работа).
Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днём, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днём для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.
Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период.
Такой режим предполагает возможность сотрудникам использовать:
1 скользящий график (разрешается менять время начала и окончания работы, но работать 8 ч);
2 гибкий график (работа строиться вокруг определённых (присутственных) часов в середине дня и пределах, установленных руководителем; работники сами определяют сроки начала и окончания работы в соответствии с условиями функционирования транспорта, детских учреждений и проч.); при определении работником ещё и периода работы в подобном режиме речь идёт о гибком цикле;
3 очень гибкий график (требуется присутствие в обусловленное время);
4 разделение обязанностей одной штатной единицы между двумя исполнителями;
5 работы в нестандартные часы (до и после рабочего дня);
6 переменный рабочий день (разрешается менять продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной и недельной нормы);
7 гибкое размещение (выполнение обязанностей на дому, в библиотеке и т.п.)
Такой режим труда целесообразен для людей умственного труда, в тех случаях когда надо рационально использовать ограниченные ресурсы, например, компьютер. Но его нельзя применять там, где имеется взаимосвязь между большими группами работающих, т.е. там, где требуется контроль.
Гибкий график снижает текучесть, остроту транспортной проблемы, улучшает морально-психологический климат, создаёт удобство для работающих, упрощает организацию досуга.
Всем этим обеспечивается максимальное сочетание интересов работников и производства: учитываются биологические ритмы человека, снижаются потери времени в результате опозданий, усталости, улучшается его использование, в результате чего достигается рост производительности труда на 3-12%.Правда, одновременно усложняется работа руководителей, увеличиваются управленческие расходы.
В настоящее время за рубежом всё шире внедряется сжатая рабочая неделя, предполагающая 3 выходных дня, но она вызывает повышенную усталость работников.
К гибкому режиму рабочего времени относится также работа по вызову, вахтовая и сезонная работа.
На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, законодательство допускает раздробленный (одним большим или несколькими малыми перерывами) рабочий день с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Он применяется обычно в ситуации, когда в течение его имеют место несколько «пиковых» периодов интенсивной работы, например, на предприятиях пассажирского транспорта или в животноводстве.
Сменная работа-работа в две, три или четыре смены (в соответствии со специальным графиком)- вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объёма выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Но работа в течение двух смен подряд запрещается.
Работники чередуются по сменам равномерно в соответствии с графиком, утверждённым администрацией с учётом специфики работы и мнения коллектива.
Существуют разные варианты такого чередования, но с физиологической точки зрения наиболее приемлемым считается прямой, т.е. когда за первой сменой следует вторая, за ней - третья. При этом минимальная продолжительность ежедневного отдыха должна быть не меньше двойной продолжительности предшествующей отдыху смены, а при возможности - компенсироваться иными предусмотренными законодательством способами.
Ряд категорий работников, в том числе беременные женщины, матери, имеющие детей до трёх лет, лица моложе 18 лет, не должны привлекаться к работе в ночную смену даже в тех случаях, когда на указанные часы приходится только её часть.
В настоящее время в зарубежных фирмах распространяется модульная система организации гибкого режима сменной работы. Всё рабочее время разбивается на модули с разной «ценой» с целью устранения физических и социальных неудобств работы в сменном режиме. Например, час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким часам утром. За определённый период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов, которое будет меньше числа астрономических. Таким образом, денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени.
Труд исполнителей должен быть организован так, чтобы каждую неделю или в среднем за предусмотренный графиком период соблюдались установленная законом продолжительность рабочей недели и годовой баланс рабочего времени, исчисленный по календарю шестидневной рабочей недели.
В непрерывно действующих организациях, подразделениях и на отдельных видах работ, где не может быть соблюдена установленная для данной категории работников продолжительность рабочего времени, допускается его суммированный учёт, с тем чтобы продолжительность рабочего времени за соответствующий период не превышала установленной законом нормы.
Чаще всего суммированный учёт устанавливается по просьбе работников, заинтересованных в уменьшении числа выходов на работу.
Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего дня при этом может в определённых пределах отклоняться от норм, а недоработка и переработка балансируются, но максимальная длительность рабочих смен всё же ограничивается 10 или 12 ч. Переработка сверх установленной продолжительности смены не может компенсироваться за счёт уменьшения другой и считается сверхурочной работой.
В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания не более 2 ч и не менее 30 мин, который в рабочее время не включается. На отдельных видах работ предусматривается предоставление специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда.
Время начала и окончания ежедневной работы предусматривается правилами внутреннего распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством и с учётом таких обстоятельств, как расписание движения городского и пригородного транспорта, детских и культурно-бытовых учреждений, обслуживающих данную организацию.
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, как правило, запрещается. Исключения с письменного согласия работников допускаются в тех же случаях, что и сверхурочная работа.
ДИАГНОСТИКА ВРЕМЕНИ
Резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что тратится время, и тратить на то, на что надо, делать всё как можно быстрее.
Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования.
Выбор метода зависит от её задач и масштабов.
Под хронометражем понимается измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов основной работы и ряда подготовительно-заключительных операций или обслуживания рабочего места. Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время их выполнения. Цель хронометража - анализ приёмов труда, разработка нормативов, определение причин отклонения от норм. Психологически он неприятен, но играет очень важную роль в деле НОТ, в том числе управленческого.
Хронометраж разделяют на индивидуальный и групповой (бригадный) в зависимости от численности наблюдаемых рабочих.
С помощью индивидуального хронометража определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации.
При групповом хронометраже один наблюдатель изучает работу группы рабочих, выполняющих одну производственную операцию. Его применяют для изучения состава группы и рационального распределения в ней работы между рабочими. Для достижения большей точности ставят двух хронометражистов, ведущих наблюдение независимо друг от друга, а по окончании работы сверяют данные полученные каждым из наблюдателей.
Хронометраж может быть непрерывным (от начала до конца операции с фиксацией каждого её элемента), выборочным (для отдельных элементов операций через 1-2) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами - 3-5 с - путём объединения их в группы в разной комбинации).
Существенно влияет на качество хронометража подготовка к нему - исследуемую операцию разделяют на элементы- комплексы приёмов, действия, движения- и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками- резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений.
Хронометраж рекомендуется проводить через час после начала работы и за 1,5-2 ч до её окончания. Необходимая точность фиксации элементов 0,1-0,2 с.
Наблюдения фиксируют в наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают, исключают дефектные замеры и определяют среднюю продолжительность каждого элемента операции. В результате делают расчёт той или иной операции по формуле:
Продолжительность всех операций
Средняя продолжительность всех операций = Число операций
Знание средней продолжительности операции и её отдельных элементов помогает совершенствовать её структуру, оптимизировать затраты времени.
Метод упрощенных наблюдений, в отличие от хронометража, допускает использование обычных часов. Он предполагает фиксацию времени, затрачиваемого на определённую операцию средней сложности в условиях работы, близких к обычным, в течение 30-40 мин. При наличие отклонений в 10 % наблюдения повторяют с цель выяснить их причины. По итогам необходимые нормы устанавливают с помощью арифметических операций с учётом условий работ, вида и сложности документа.
Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое, сплошное и выборочное) предполагает наблюдение и фиксацию всех без исключения затрат времени работником в течение определённого периода для выявления и устранения его потерь, недостатков в организации труда и производства, структуры рабочего дня, установления норм обслуживания и нормативов численности. Оно наиболее целесообразно при обследование большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы или решении специальных проблем. При умелом, широком и систематическом применении фотографирования руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.
Фотографирование проводится планово 2-3 раза в год в течении 2-3 недель (по 5-7 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ) при участии специальных людей- нормировщиков, мастеров и т. п. Средняя точность замеров- 0,5-1 мин., а в отдельных случаях -1с. Все работы разделяют на группы: требующие квалификации инженера, требующие квалификации техника, не требующие специальной квалификации на основе квалифицированных характеристик. Определяют соответствующее время на них.
Основными документами при этом являются карта фотографирования, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещения, результаты, примечания (толкования неясностей), с которым работника знакомят.
В результате проделанной работы cоставляют две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводят анализ, в рамках которого определяют величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь; продолжительность маршрутов; определённых операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.
Разновидностью фотографирования является метод моментных наблюдений, при котором фиксирует не затраты времени в течение определённого периода (от 20 до 180 мин), а данные о том, чем работник занимался в определённые, случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определённому маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться).
Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчинённых.
Моментные наблюдения сложно применять при исследовании управленческих процессов и распределении затрат рабочего времени самих руководителей, так как их работа разнообразна и не ритмична.
Разновидностью фотографирования является самофотографирование - фиксация того, что работник делал, с кем контактировал, сколько времени затратил, что позволяет выявить проблемы, с которыми тот не может справиться самостоятельно.
При этом используется лист самофотографирования, который содержит следующие сведения: ФИО работника, должность, стаж работы по специальности (в том числе на данном предприятии), перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две подграфы - число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.
Образец краткого листа самофотографирования рабочего дня
Организация___________________________________________________________________
ФИО__________________________________________________________________________
Должность_____________________________________________________________________
Дата___________________________________________________________________________
| День | Время начала работы | Продолжительность | Вид работы | Количество документов | Время на обработку одного документа |
В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств.
Самофотографирование не даёт точных результатов (фиксируется только треть затрат времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов.
Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего времени. Работы и затраты времени на них в нём записываются в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.
Дневник может иметь следующий вид.
| Время начала работы | Время окончания работы | Содержание работы | Категория важности |
Менеджерам целесообразно вести личный учёт расходования времени, записывать, что, где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведёнными порядками
Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее. Но позволяют получить более надёжные ответы.
Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике - возраст, стаж и т.п., быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются чётко и недвусмысленно, а в случае оценочных - определяются их границы.