Расходы на канцелярию могут быть как на конкретные мероприятия - семинары, конференции (раздаточные материалы, блокноты, ручки и т. д.), так и на текущее обслуживание проекта (бумага, бумага для факса, ручки и т. д.). Такая разбивка необходима для детального обоснования сумм на канцелярию. Если расход на конкретные мероприятия, то необходимо предоставить информацию о точности расчетов: цена единицы*количество участников и др.
Расходные материалы запрашиваются для принтеров и ксероксов - тонеры и картриджи, видео- и фотооборудования - диски, дискеты, кассеты и т.д|. Указывайте наименование каждой единицы, ее стоимость, количество предметов (пачек бумаги, блокнотов, картриджей и т.д.). Не забывайте о мелочах, потом окажется, что на основные расходы вам не хватает денег.
Статья «Командировочные и транспортные расходы»
Включайте стоимость всех поездок, командировок и перевозок по проекту. Пояснения давайте к каждой сумме: сколько человек, куда, на каком 4иде транспорта, кто эти люди, на сколько дней запланированы командировки Обязательно указывается стоимость каждого билета, расходы на проживание и питание: при необходимости стоимость местных поездок и перевозок, оплата дополнительного багажа (при транспортировке больших грузов). Расходы на суточные уточните в соответствии с законодательством и правилами бухгалтерии, или включайте в размер гонораров. Из предыдущих частей проекта должно быть понятно, для решения каких задач нужны командировки. Если вы планируете организовать конференцию или выездной семинар, то внимательно отнеситеоь к обоснованию выбора места проведения, условий для проведения и необходимости, приезда преподавателей, тренеров или участников из других регионов.
|
|
/Транспортные расходы могут включать аренду автотранспорта для местных поездок, оплату услуг по доставке тиража издания из типографии и т.д.
Статья «Другие прямые расходы»
В эту статья включаются все остальные прямые расходы, не вошедшие в предыдущие статьи. „
Полиграфические услуги - указывайте что, как и где вы планируете издавать и выпускать, с указанием стоимости за штуку (количество цветов, размер, дополнительная сшивка, брошюровка и другое), тираж.
Услуги связи - включайте в оплату услуг [сотовой] связи, Интернет, междугородние переговоры, почтовые сборы.
Отдельно возможно включение в бюджет статьи «непредвиденные расходы» - сумма, которой вы сможете оперировать при изменении цен на какие-либо заложенные в другие статьи расходы или действительно не предсказуемые расходы (3-5 % от запрашиваемой суммы). Не раздувайте эту статью, чтобы потом покрывать ею все, что ни попадя, скорее всего вам этого сделать просто не дадут. Но попробовать заложить такую статью стоит.
Косвенные расходы
К косвенным расходам возможно отнести такие затраты, как, например, оплата услуг банка или банковский процент, административные или представительские расходы - по возможности.
Примечания
| ? |
• Обратите внимание на то, что возможны расхождения статей бюджета реальными расходами в ходе реализации проекта. Уточните процент возможного расхождения между статьями у донора. Это означает, что если затраты на какую-либо статью реально составили меньшую сумму, чем предполагалось, то оставшиеся деньги вы можете перенаправить на увеличение затрат на другие расходы. Обычно разрешается 5-10 % расхождения при письменном обосновании такой необходимости. Не забудьте, что любэде манипуляции, связанные с этим, должны быть четко обоснованы и прокомментированы.
|
|
• Статьи бюджета могут быть также регламентированы требованиями фонда или их названия и формулировки. В последнее время некоторые фонды предпочитают бюджет, состоящий из статей, сгруппированных следующим образом:
статья «Административные расходы», в которую включают оплату труда штатных сотрудников, аренда офисного помещения, расходы на связь, т.е. регулярные расходы организации в течение срока реализации проекта;
статья «Гонорары», в которую включается оплата труда привлеченных специалистов;
статья «Оборудование», в которую включается перечень необходимого оборудования;
статья «Поездки», в которую включаются все транспортные расходы; статья «Мероприятия», в которую включаются все основные прямые расходы, связанные с проведением мероприятий по проекту.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Приложение может включать дополнительные материалы об организации и ее деятельности. Это сведения, которые нет необходимости включать в основной текст заявки, данный материал важный и полезный для проекта, но слишком подробный или громоздкий.
Как правило, грантодатели сами указывают, что именно им хотелось бы видеть в приложении. Эти документы требуются в большинстве случаев (полезно всегда иметь под рукой):
• Устав и свидетельства о государственной регистрации (копии)
|
|
• Свидетельство (письмо) регистрации ИФНС (копия)
• Финансовые отчеты (баланс), заключение аудиторской проверки
• Оценочные инструменты (анкеты, тесты и т.д.)
• Письма поддержки (от нескольких организаций, как правило, хотя бы одно от государственного учреждения)
• Статистические данные, схемы и таблицы (если необходимо).
Нередко фонды сообщают, какие материалы необходимо приложить к заявке (в этом случае прикладывайте только те материалы, которые требуются); если нет конкретных требований, приложите 3-5 наиболее важных, с вашей точки зрения, документа.
И В ЗАКЛЮЧЕНИЕ, ПРОВЕРЬТЕ СЕБЯ:
• Начните с того, что как только поставлена последняя точка в заявке, оцените ее сами. Перечитайте ее сами и/или дайте перечитать другим (лучше нескольким) людям.
· Проверьте, несет ли предоставленная вами информация ту смысловую нагрузку, которую вы в нее вкладываете. Имеет ли заявка понятную и логическую структуру.
· Проверьте орфографию, пунктуацию и грамматику.
· Проверьте адекватность слов и выражений: не злоупотребляете ли вы
· Специфическими или трудными терминами, передают ли слова и выражения личную уверенность в успехе (Мы надеемся сделать,,,» или «Мы сделаем…»
· Пронумеруйте страницы.
· Обратите внимание на внешний вид заявки, не жалейте времени для того, чтобы придать своей заявке вид профессионально составленного naKdTa
· документов.
· Проверьте общий стиль объем, доступность изложения, формат, внешний вид.
ПРИ ПОДАЧЕ (ОТПРАВКЕ) ЗАЯВКИ:
· Подготовьте столько копий заявки, сколько требуется фонду.
· Не опоздайте сдать документы в указанный срок.
· Не стремитесь лично отнести в офис заявку, чтобы рассказать его сотрудникам, какой замечательный проект вы принесли.
· Будьте готовы быстро представить дополнительные материалы Кли пояснения, если это потребуется.
СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТУ (примерная структура отчета)
Каждый грантодатель самостоятельно определяет формы предоставления содержательной отчетности по проекту. Если эти формы не регламентированы, содержательный отчет должен иметь следующие обязательные разделы.
ОГЛАВЛЕНИЕ (1 стр.)
В начале отчета вставьте страницу с оглавлением, даже если отчет невелик по размеру.
Раздел 1 ПРОБЛЕМА (1 стр.)
Обновите описание ситуации на территории проекта, собственно проблемы и характеристики целевой группы проекта, данное в заявке. Используйте наиболее свежие статистические данные. Табличная форма представления статистики всегда нагляднее текстовой.
Раздел 2 ДЕЙСТВИЯ (не более 2стр.)
Перечислите реализованные Вами мероприятия в рамках проекта. Может использовать соответствующий фрагмент из заявки, проиллюстрировав ег реальными цифрами и Вашими краткими комментариями.
Раздел 3 РЕЗУЛЬТАТ (1 стр.)
Каковы результаты Ваших действий? Какие из промежуточных результате Вы считаете наиболее важными с точки зрения приближения к конечное результату - реально измеримому улучшению ситуации в контексте Ваше] проекта?
Наиболее существенные промежуточные результаты касаются конкретнь обязательств, принятых сторонами, а также их реального выполнения. Имённо обязательствах и их выполнении должно быть сфокусировано Ваше изложение большей степени, чем на том, что этому предшествовало (распространен информации как таковой, обучение как таковое, «круглые столы» как таковы
Например:
|
| ч |
| if |
Изложение строится вокруг набора индикаторов, сформулированных на стадии планирования в вашей заявке. По каждому количественному индикатору приводятся конкретные цифры.
Раздел 4 ОПЫТ ПРОЕКТА (не более 2 стр.)
С точки зрения перспектив работы, это наиболее ценный раздел отчета, при условии, что он является достаточно аналитическим.
Проанализируйте, какие из намеченных результатов не были достигнуты. Под влиянием каких факторов это произошло? Постарайтесь отделить воздействие внутренних факторов (связанными с возможностями Вашей организации) от внешних.
Оцените перспективы устранения препятствий в обозримом будущем. Что для этого понадобится, какие ресурсы и сколько?
Каков был опыт Вашего проекта в преодолении трудностей? Что Вы могли бы порекомендовать другим в аналогичной ситуации?
Настолько соотносятся формы проектной работы/мероприятий с первоначальными планами? Какие изменения произошли и почему?
Участвовали ли представители целевой аудитории в разработке, реализации (управлении проектом), оценке результатов проекта?
Какие формы работы оказались наиболее (наименее) эффективными при работе с целевой группой проекта?
Каковы перспективы расширения сложившейся в рамках Вашего проекта коалиции партнеров, какие организации мoгyr присоединиться и в каком качестве?
Какова степень заинтересованности этих партнеров в продолжении работы и реальность ее продолжения после прекращения финансирования?
Любые другие аспекты работы по проекту - на Ваше усмотрение.
Стиль изложения. Избегайте длинных сплошных пассажей и «воды» в тексте. Разбивайте информацию на четкие параграфы. Где необходимо - давайте подзаголовки. Таким материалом будет впоследствии легче пользоваться и составителю, и читателям.
Минимизируйте описание процесса. Сосредоточьтесь на описании гг скромных, но результатов. При этом мало информативно использование таких «обтекаемых» выражений, как «совершенствование и передача опыта», «внедрение модели», «апробирование новых подходов», и т.п. Расшифруйте, что именно этом происходит.
Списки партнерских организаций, нормативных документов, другую подобную информацию, если необходимо, выносите в Приложение, не перегружая основной текст.
Пожалуйста, не используйте очень больших и очень маленьких шрифтов.
Иллюстрации. Статистические таблицы, диаграммы, графики, возможности, минимизируйте словесные описания. Гораздо предпочтительнее включение в текст сводной таблицы с данными, которые говорят сами за себя. Ограничьтесь в этом случае лишь кратким комментарием. Включайте в те диаграммы и графики из Ваших рабочих документов и презентаций. Наглядное представление динамики процесса всегда ценно.
Фотоматериалы При необходимости приложите к Вашему отчету или вмонтируйте в текст две-три фотографии. В идеале фотографии должны давать некое понимание того, что и где происходит действие в рамках вашего проекта
Ссылки на публикации СМИ и Интернет сайты. Пожалуйста, не забывайте давать ссылки на публикации местной прессы и ссылки на Интернет-сайт Вашей организации (или проекта), а также на сайты, где по Вашему мнению, может быть найдена полезная информация, относящаяся к ситуации описанной в вашем проекте. То, что «недосказано» в отчете, может быть найдено при наличии грамотной ссылки на ресурс Интернета.
ЖЕЛАЕМ УСПЕХА!