Введение
Актуальность исследования в том, что деловая переписка является одним из важнейших способов взаимодействия организации с внешним миром. Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия.
Развитие информационных технологий диктует формирование новой культуры общения - общения посредством электронной почты. В современном профессиональном мире, во многом уже ориентированном на сетевые технологии, компьютерно-опосредованные коммуникативные навыки являются ключевыми среди профессиональных качеств.
В межорганизационном общении электронная почта давно признается в качестве стандарта. По таким характеристикам, как доступность, функциональность и оперативность, электронная почта оставляет далеко позади все остальные виды коммуникаций.
В наше время адрес электронной почты становится таким же неотъемлемым реквизитом, как номер факса или мобильного телефона на деловой визитке. Деловая переписка по электронной почте на сегодняшний день является самым популярным способом общения бизнес-партнеров в разных городах, вытесняя телефонную связь.
Цель реферата - исследовать факторы, повышающие эффективность деловой переписки.
Задачи:
сформулировать особенности деловой переписки;
раскрыть понятие деловой переписки по e-mail как новая форма делового общения;
охарактеризовать правила составления электронного письма;
подчеркнуть особенности типографики e-mail.
Особенности деловой переписки
Деловая переписка - это материализованная форма мысли. Правильное составление деловых писем - это практически искусство.
К деловой переписке относится несколько распространенных форм писем - претензионного и информационного характера. Менеджер должен владеть техникой подготовки всех видов деловой переписки, поскольку в реалиях российского бизнеса партнерство очень быстро может перерасти в неприязнь или даже открытую вражду.
В любом случае как бы ни сложились отношения с клиентами и партнерами, в деловой переписке необходимо придерживаться дипломатичности и доброжелательности. А соблюдать их помогут несколько простых правил.
Итак, деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма чаще всего, если не являются конфиденциальными, открыты для ознакомления многих, и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.
Структура делового письма тоже, как правило, однотипна. Служебные письма часто оформляются на бланках фирмы в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в компании.
Очень важен тон делового письма: он не должен быть сухим. Самое лучшее, если в письме будут ощущаться достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.
Для более полного понимания формата деловой переписки необходимо обозначить классификацию деловых писем по разным направлениям [4, с. 97].
Так, деловая переписка может быть внутренней и внешней:
внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.;
внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.
По содержанию писем можно выделить такие категории:
коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов;
деловые письма: сопроводительные, договорные письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.;
нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.;
личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.;
пресс-релизы: письма для прессы.
По форме деловые письма могут быть:[1, с. 132]
письмо-напоминание - факт напоминания;
гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;
информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;
инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т.д.
В оформлении деловых писем следует руководствоваться общепринятыми стандартами оформления деловой переписки. Как правило, они базируются на корпоративных стандартах компании и требованиях к оформлению деловой документации ГОСТ Р 6.30-2003.
Итак, характеризуя непосредственно деловую переписку, нужно выделить два самых распространенных варианта - отправка писем по факсу и отправка по электронной почте. Причем в связи с ростом использования телекоммуникационных средств связи начинает преобладать переписка электронного формата.