Правила составления электронного письма

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый господин (госпожа) N». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

По возможности электронные деловые письма надо отправлять на фирменных бланках-шаблонах, содержащих логотип организации, ее адрес и телефоны.

Иногда авторы не утруждают себя указанием темы письма и оставляют соответствующую графу пустой, тогда, как и в случае с бумажной почтой адресату придется потрудиться, прежде чем он отыщет данное письмо среди сотен других.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru.

Специалисты рекомендуют более осмысленно подходить к выбору своего «ника» и придерживаться некоторых правил. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

По поводу «смайлов» и прочих символов, часто используемых в тексте электронного письма, выработалось единодушное мнение, что в официальной переписке они недопустимы. А вот однозначного ответа на вопрос, посылать сообщение в «теле» письма или во вложенном файле - аттачменте, не существует. Многие организации (например, рекрутинговые агентства, которые ежедневно получают сотни резюме) предупреждают: «Письма с вложенными файлами не принимаются». Это объясняется тем, что к таким файлам часто цепляются вирусы. Обязанность по проверке письма на вирусы вполне обоснованно лежит на отправителе.

Если пересылаемые документы достаточно объемны и без вложенных файлов не обойтись, не стоит оставлять пустое место в «теле» письма. Любые высылающиеся по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и комментарием.

Традиционную деловую переписку, можно разделить на официальную и личную. Личная - это, например:[3, с. 667]

рекомендательные письма;

благодарности;

поздравления;

соболезнования.

Кроме того, письма бывают разными по содержанию:

просьба;

приглашение;

запрос;

гарантийное;

сопроводительное;

рекламное и т. п.

Любой из этих документов можно отправить обычной почтой, по факсу, электронной почте и т. д.

Как правило, для делового письма используют бланк предприятия, на котором указываются справочные данные об организации: название, адрес, телефон и т. д. Если нужно, то и банковские реквизиты.

Деловая переписка имеет свои штампы, но на практике многие используют совершенно немыслимые конструкции.

Информация, изложенная в документе, должна быть объективной, полной и достоверной. Если вы хотите, чтобы вас запомнили, чтобы составилось хорошее впечатление, письмо должно легко читаться и эстетично выглядеть. Следите за интервалами, пробелами, сокращениями. Обращайте внимание на то, чтобы терминология была понятна деловому партнеру. Кроме того, деловое письмо всегда нейтрально. Оно должно демонстрировать уважение к партнеру, даже если вы напоминаете ему о просроченном долге.

Максимальный объем (в зависимости от шапки бланка) - 2-2,5 листа. Причем письмо пишется строго по одному вопросу или группе родственных, связанных между собой. Нельзя объединять разнородные вопросы. Допустим, вам нужно обратиться в одну организацию по пяти-шести темам: сбыт, поставка, финансирование, кадровые вопросы. Тогда стоит отправить несколько посланий на электронный адрес.

Заканчивать письмо следует в вежливой форме. У нас традиционно используют фразу: «С уважением». Конечно, любой филолог скажет, что это тавтология: письмо начинается и заканчивается одинаково. Но, к сожалению, пока нет другой формулы, которая была бы так же универсальна, лаконична и достаточно нейтральна. Перед уважением можно выражать благодарность, надежду на скорейший ответ, на продолжение взаимовыгодного сотрудничества и т. п. Правда, если в письме в десятый раз сообщается, что партнер не выполнил свои обещания, то формулу вежливости в этом случае опускают.

Некоторые считают, что самую важную информацию нужно сообщать в постскриптуме, чтобы на нее непременно обратили внимание. Постскриптум довольно редко используется в деловой переписке. Здесь пишут не самое важное, а, наоборот, ту информацию, которая имеет косвенное отношение к тексту письма. Например, посылается деловому партнеру согласие на участие в выставке, а в постскриптуме указывается просьба заказать гостиницу или выслать машину.

деловой переписка типографика документ

Типографика e-mail

Основные правила составления любого официального, делового документа одинаковы как для «бумажных», так и для электронных писем. Однако электронные письма «набираются» на компьютере и в этом случае необходимо придерживаться основных правил компьютерного набора.

Правила компьютерного набора один из разделов типографики (дисциплины, занимающейся представлением текстовых символов: букв, цифр, знаков препинания и т. д.). За долгую историю этой дисциплины в ней сложились правила и традиции, соблюдение которых помогает лучше воспринимать печатный текст.

Наиболее важные из них указаны в таблице 1.

Таблица 1 - Основные правила оформления текста [3, с. 669]

• Пробел - признак нового слова. Два соседних слова всегда разделяются пробелом, даже если одно из них или оба - сокращения (например: «и т. д.» или «А. С. Петров»).

• Знаки препинания (запятая, точка, точка с запятой, двоеточие, многоточие, восклицательный знак) отделяются от следующего за ними слова пробелом. От предыдущего символа знаки препинания не отделяются.

• Тире отделяется пробелами от предыдущего и последующего символов.

• Скобки и кавычки не отделяются пробелами от заключенных в них слов.

Если заголовок вынесен в отдельную строку, точка после него не нужна. Остальные знаки препинания (многоточие, восклицательный знак, вопросительный знак и их сочетание) после заголовка ставятся.

Отдельного внимания заслуживает написание местоимения «Вы» и «Ваш» с прописной буквы.

Местоимения «Вы» и «Ваш» пишутся с прописной буквы при обращении к конкретному лицу в официальном письме, документе и личных письмах. Таким образом, обороты вроде «Наш магазин открыт для Вас круглосуточно», вместо того чтобы подчеркивать уважение к покупателям, подчеркивают безграмотность составителей текста.

Тире - это вовсе не то же самое, что дефис. Дефис предназначен для разделения частей одного сложного слова, а тире - для отделения разных слов и предложений друг от друга.

Дефис - это короткая черта, и она пишется слитно с окружающими символами, а тире гораздо длиннее, и оно отделяется пробелами (за исключением тире между числами).

В типографике различают два тире - длинное и короткое.

• Длинное тире применяется для разделения слов и предложений (например, при прямой речи).

• Короткое тире применяется для разделения чисел. Короткое тире не отделяется от чисел пробелами.

Большинство писем вместо правильных тире содержат дефисы, которые вынуждены выполнять несвойственные им функции, а из-за этого текст выглядит неаккуратно.

Вторая после дефисов проблема e-mail-корреспонденции - это кавычки. В русском языке принято употреблять кавычки «елочки». Однако многие вместо них в основном используют символ дюйма ("). Зачастую это обусловлено тем, что по умолчанию в настройках текстового редактора пользователя, в котором набирается текст (самый распространенный текстовый редактор - Word, из пакета офисных программ - Microsoft Office), выключена автоматическая замена "прямых кавычек" «парными».

Хотя в деловых письмах не допустимы символы многоточия, отметим один момент, связанный с их написанием. Для многих оказывается открытием, что символ многоточия - вовсе не то же самое, что три точки подряд. Но разница между ними налицо.

Для обозначения многоточия (...) следует использовать специальный символ, а не три точки друг за другом (...).

Иногда текст, заключенный в скобки или кавычки, требуется выделить дополнительно, например курсивом или полужирным начертанием.

• При выделении текста, заключенного в скобки, сами скобки не выделяются.

• При выделении текста, заключенного в кавычки, сами кавычки выделяются вместе с текстом (см. табл. 1). Таким образом, текст делового письма, в котором соблюдаются правила типографики, не только аккуратнее выглядит и лучше воспринимается, но и говорит о достаточном уровне личной информационной культуре автора.

Заключение

Исследовав, по данной теме материал, я сделал изучил следующие понятия и правила по деловой переписке.

Деловая переписка - одна из форм делового этикета. Деловая переписка как средство делового общения осуществляется при соблюдении следующей формулы: обращение, выражение просьб, напоминаний, претензий, отказов, указаний, заключительные слова.

Своевременный ответ на деловое письмо - правило деловой переписки, соблюдение которого способствует формированию положительного имиджа компании. Если же соблюсти сроки не представляется возможным, необходимо сообщить об этом адресату. При этом следует извиниться и указать дату окончательного ответа.

Деловая переписка бывает двух видов: электронные письма и письма на бумаге. Правила деловой электронной переписки (сетикет) устанавливают ограничение на размер письма.

Электронное сообщение должно быть вполовину короче написанного на бумаге. Важная информация, имеющая большой объем отправляется в виде вложения к письму. Наличие в электронном письме вашей электронной подписи - правило хорошего тона в деловой переписке. На все электронные письма обязательно нужно отвечать. Если же письмо содержит вложение, необходимо в ответе подтвердить то, что вложение вами получено и доступно для просмотра.

Сетикет основан на правиле телефонного этикета, то есть, кто начинает, тот и заканчивает переписку. Явным отказом от общения является ваше «молчание» на протяжении 7 дней. Важной особенностью деловой переписки является то, что на любые письма - бумажные и электронные - следует оперативно отвечать. Если это не соблюдается, то ваша деловая репутация может значительно пострадать.

Из всего вышесказанного можно я могу сделать вывод, что деловая переписка является основой делового и конструктивного общения и правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы.

Список источников

1. Барышева А.Д. Этика и психология делового общения. - М.: АЛЬФА-М, 2010. - 256 с.

. Белолипецкий В.К. Этика и культура управления. - М.: ИКЦ «МарТ», 2012. - 384 с.

. Грошев И.В. «Менеджмент организационной культуры» - М.: МОДЭК, 2010. - 760 с.

. Чернин И. Деловая переписка: формат коммерческих предложений //Кадровый вопрос. - 2013. - № 3.

. Яргина Е. Управление корреспонденцией //ЭЖ-Юрист. - 2010. - N 35.