Справочник "Необоротные активы" является аналогом картотеки необоротных активов. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:
Ø справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
Ø справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.
Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте необоротных активов.
Задача 1. Необходимо ввести в справочник "Необоротные активы" сведения о следующем объекте НА. Наименование объекта: "Станок универсальный деревообрабатывающий ДУН". Вид необоротного актива: определяется в бухгалтерии. Инвентарный номер: присваивается в бухгалтерии. Амортизационные отчисления относятся на счет: 23 (83) "Амортизация производственных ОС, НМЛ и др. необоротных активов". Первоначальная стоимость: 25 000 грн. Метод начисления амортизации: Уменьшение остатка Ликвидационная стоимость: 560. Срок полезного использования: 48 месяцев. Группа налогового учета: 2. Вид деятельности: определяется в бухгалтерии.
Поскольку справочник является двухуровневым, имеется возможность обеспечения дополнительной группировки необоротных активов. В качестве групп НА можно определить типовые классификационные группы, установленные органами статистики: здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование и т.п. Однако вспомним, что для определения принадлежности необоротного актива к типовым группам в справочнике предусмотрен реквизит "Вид необоротного актива", который позволяет 98 организовать учет наличия и движения НА по классификационным группам. В этих условиях определяющим фактором при группировке элементов справочника Должно явиться удобство доступа к справочной информации Для иллюстрации возможностей двухуровневой организации справочной информации на первом уровне иерархии выделим группу "Основные фонды", на втором уровне иерархии выделим две группы основных фондов - "Производственные" и "Непроизводственные". На подчиненных уровнях будем отражать инвентарные объекты основных фондов.
Сначала через меню "Справочники - Необоротные активы" открывается форма справочника. Нажатием клавиш С1г1+Р9 или через меню "Действия - Новая группа" выполняется переключение в режим ввода нового группового элемента На экране развернется форма диалога для ввода группового элемента справочника В ней требуется заполнить два поля - "Код" и "Наименование". Далее, двойным щелчком мыши по пиктограмме, расположенной слева от наименования группы, следует войти в группу "Производственные" и осуществить ввод в нее сведений об инвентарном объекте "Станок СДУ-11".
Нажатием клавиши Enter осуществляется переключение в режим ввода нового элемента. На экране развернется форма диалога для ввода элемента справочника - информации об инвентарном объекте. Необходимо заполнить входящие в ее состав реквизиты.
Как правило, инвентарный номер отличается от кода объекта Формирование кода происходит автоматически, код получит значение, поскольку в справочнике установлена сквозная нумерация всех объектов вне зависимости от их принадлежности к группам. Если на предприятии используется иная система кодирования инвентарных номеров НА, то этот номер может быть изменен вручную.
Обычно в бухгалтерии существует определенная система формирования инвентарных номеров объектов НА. Примем и мы некоторую систему построения инвентарного номера, которой будем следовать при реализации задач по учету необоротных активов.
Первый разряд кода - код группы НА, который может принимать следующие значения:
1- здания и сооружения;
4- машины и оборудование;
6- транспортные средства.
Последующие три разряда - порядковый номер объекта в группе. Таким образом, новый объект получает инвентарный номер - 4001, который надо ввести вручную в соответствующее поле формы диалога Шифр объекта носит информационный характер и может заполняться бухгалтерий по желанию. В графу "Наименование" вводится наименование объекта. В графу "Полное наименование" вводится полное наименование объекта. В графу " Вид необоротного актива" вводится одно из возможных значений принадлежности НА к типовой группе - путем выбора одного из значений перечисления. Заполним это поле, выбрав группу, к которой принадлежит данный объект - "Основные фонды". В графу "Счет учета" вводится информация о счете учета необоротного актива в бухгалтерском учете. В графе "Вид деятельности" устанавливается вид деятельности из справочника "Виды деятельности". Значения справочника представляют собой экономическую деятельность предприятия. Следует отметить, что в процессе эксплуатации отдельные основные средства могут переходить из одного вида деятельности в другой вид деятельности, что может быть связано с изменением профиля работы отдельного подразделения предприятия. В реквизите "Дата ввода в эксплуатацию" указывается дата зачисления основного средства на баланс организации по акту (накладной) приемки-передачи необоротных активов. В рабочем режиме она заполняется при проведении документа «Ввод в эксплуатацию». Для арендованных необоротных активов этот реквизит не заполняется Форма элемента справочника включает две закладка Реквизиты второй закладки "Дополнительно" содержат информацию, необходимую для организации учета амортизации НА.
Кстати, в реальной практике ведения бухгалтерского учета эти данные также могут вводиться в другое время.