Для автоматизации ввода хозяйственных операций по учету необоротных активов в типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия" предусмотрено несколько документов:
Ø Ввод в эксплуатацию
Ø Списание МБП
Ø Ликвидация необоротного актива
Ø Модернизация необоротного актива
Ø Списание НА
Все эти документы объединены в одну группу и доступны через меню "Документы - Необоротные активы и МБП-...". Приобретение необоротных активов осуществляется документом "Приходная накладная", который доступен через меню "Документы -Приход-...". Кроме того, в типовой конфигурации имеется документ "Начисление амортизации". Он предназначен для оформления операций по ежемесячному начислению износа необоротных активоа Данный документ также входит в группу документов по учету необоротных активов.
Помимо перечисленных документов при отражении хозяйственных операций, связанных с приобретением и выбытием НА, могут использоваться типовые операции, объединенные в группу "Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы", а также документы, предназначенные для автоматизации ввода операций по расчетам с поставщиками и покупателями, документы ввода кассовых и банковских операций. В настоящей главе на ряде конкретных примеров рассмотрим различные варианты ввода хозяйственных операций по учету необоротных активов с использованием стандартных документов 100 типовой конфигурации, а также средств автоматизации в виде типовых операций, разрабатываемых силами пользователя.
Необходимо обратить внимание на организацию аналитического учета на счете 15 "Капитальные инвестиции", так как все хозяйственные операции поступления необоротных активов проходят через этот счет. Более подробно организацию учета на счете 15 рассмотрено в граве 14 "Ремонт необоротных активов". При вводе новой капитальной инвестиции необходимо заполнить значения полей "Код", "Наименование", "Счет учета" и "Цена".
Заполнение справочника необходимо проводить следующим образом: формируется название инвестиции, заполняется счет учета и приходная цена без НДС.
Рассмотрим особенности реализации компьютерного учета НА на конкретных примерах. Вспомним, что одним из источников появления необоротных активов на предприятии является их поступление от учредителей. Данная операция отражается в бухгалтерском учете записью на счете 15 "Капитальные инвестиции" (формирование счета 15 рассмотрено выше) в корреспонденции со счетом 46 "Неоплаченный капитал" на сумму стоимости НА. На примере поступления необоротных активов в качестве взноса в уставный капитал предприятия продолжим рассмотрение операций по расчетам с учредителями предприятия "Добро".
Задача 2. Учредителями Гуренко М.В. и Чурбановым В.А. в качестве вклада в уставный капитал внесено основное средство "Станок деревообрабатывающий универсальный СДУ-П" по согласованной стоимости 25 000 грн. Стоимость станка в равных долях (по 12500 грн.) распределена между двумя учредителями. Станок предназначен для эксплуатации в столярном цехе в процессе производства всей номенклатуры выпускаемых изделий. По факту прихода основного средства оформлен акт № ОС-1 от 01.07.2001.
Поступление одного основного средства от нескольких учредителей в бухгалтерском учете предприятия не является операцией регулярной, часто повторяемой. В связи с этим в типовой конфигурации не предусмотрены специальные средства для ее реализации. В подобных условиях обычно используется ручной ввод операции.
Особенностью оформления хозяйственной операции в виде сложной проводки является то, что в ней дебетуется один аналитический счет основного средства, а кредитуется два аналитических счета расчетов с учредителями.
Таким образом, налицо сложная проводка, которую можно представить в виде следующей схемы. Введем новую операцию по поступлению основного средства от учредителей, состоящую из одной сложной проводки. Прежде всего, представим сложную проводку в виде последовательности корреспонденции:
1. Дебет счета 15.2 "Станок СДУ 11" - 25 000 грн.
2. Кредит счета 46 "Гуренко М. В." - 12 500 грн.
3. Кредит счета 46 "Чурбанов В.А." - 12 500 грн.
Сначала вводится "первая половина" двойной записи - тот счет, на который относится вся сумма сложной проводки. В нашем случае это счет 15.2 "Придбання (виготовлення) основних засоб!в": он дебетуется на сумму 25000 руб., а корреспондирующий счет не указывается. Поскольку корреспондирующий счет не задан, программа определяет, что в данный момент введена часть сложной проводки, и автоматически переходит в режим ввода продолжения проводки в последующих строках Все строки, входящие в состав сложной проводки, имеют двойной номер, разделенный знаком "/", например: 1/2. Первая часть номера - номер проводки, вторая часть - номер корреспонденции. Ввод сложной проводки считается завершенным, если сумма главной корреспонденции равна суммам подчиненных корреспонденции. Так, после ввода третьей корреспонденции программа автоматически завершит ввод сложной проводки.
Сложная проводка более точно выражает экономическую суть операции. Первая (главная) корреспонденция показывает увеличение счета необоротных активов на сумму полной стоимости поступившего оборудования. Вторая и третья (подчиненные) корреспонденции показывают понижение дебиторской задолженности каждого из учредителей, внесших основное средство в уставный капитал предприятия.
Рассмотрим еще один пример операций поступления основного средства от учредителей и еще один новый способ отражения хозяйственных операций в компьютерном учете.
Задача 3. От учредителя - АКБ "ЗГОДАБАНК" в счет вклада в уставный капитал поступило основное средство - автомобиль "Газель" по согласованной стоимости 35 000 грн. 02.04.2001 по факту поступления НА оформлен акт приемки-передачи основного средства № 2 от 02 апреля 2001 года. Акт поступил в бухгалтерию. Автомобиль предназначен для эксплуатации в производственных целях Амортизационные отчисления для данного вида транспорта не зависят от пробега, метод начисления амортизации - уменьшение остатка, период эксплуатации - 60 месяцев, ликвидационная стоимость – 1560 грн. Необходимо ввести соответствующую информацию в справочники и отразить факт поступления основного средства в компьютерном учете.
Порядок ввода информации в справочник был подробно рассмотрен выше, поэтому сразу перейдем к оформлению операции по поступлению НА от учредителей. Помимо ручного ввода, в программе "1С:Бухгалтерия" имеется достаточно мощное средство автоматизации процесса ввода операций и проводок, это - механизм типовых операций. Что такое типовая операция?
Большинство хозяйственных действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета имеют однотипный характер и зачастую фиксируются в учете при помощи набора из нескольких бухгалтерских проводок. Например, проводка на перечисление средств с расчетного счета или снятие наличных средств обычно сопровождается начислением комиссионных банку; получение предоплаты влечет за собой начисление НДС; отпуск малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатацию порождает начисление износа (50% или 100%). Подобных примеров можно привести множество, и, как правило, такие операции составляют значительную часть хозяйственных операций предприятия. Для отражения в учете подобных стандартных ситуаций в "1С:Бухгалтерии" служат типовые операции. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто повторяющихся операций, "1С:Бухгалтерия" позволяет бухгалтеру самостоятельно создавать типовые операции, тем самым настраивая систему под свои потребности. Для этого в программе имеется встроенный инструментарий, предназначенный для создания типовых операций. В отличие от конфигурирования механизм создания типовых операций доступен из программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета
При работе с типовыми операциями следует четко различать два возможных режима работы с ними: создание типовой операции, и ее использование. Создание типовой операции предполагает создание шаблона, предназначенного для ввода операций того или иного типа Использование типовой операции представляет собой ввод операции и проводок с использованием ранее созданного шаблона типовой операции В типовую конфигурацию могут включаться типовые операции, однако, их состав может расширяться пользователем практически неограниченно.
Организация списка типовых операций "1С:Бухгалтерия" позволяет создать любое количество типовых операций. Каждой типовой операции назначается произвольное имя, которое хранится в списке типовых операций. Может быть, как минимум, две причины для обращения к списку типовых операций:
Ø для выполнения действий над типовой операцией (например, создать новый шаблон, исправить имеющийся, удалить и т.п.);
Ø для ввода хозяйственной операции при помощи готового шаблона типовой операции.
Обратиться к списку типовых операций для их просмотра и редактирования можно через меню "Операции - Типовые операции". Обращение к списку типовых операций с целью использования осуществляется непосредственно из журнала проводок или журнала операций, через меню "Действия - Ввести типовую" или нажатием кнопки В; на панели инструментов. Для удобства просмотра и поиска операций имеется возможность объединять их в группы. Группировка типовых операций осуществляется по какому-либо смысловому критерию, например, по разделам учета или по видам хозяйственных операций и процессов
Для решения рассматриваемой задачи удобно создать типовую операцию "Поступление объектов необоротных активов в счет вклада в уставный капитал". О порядке создания типовых операций можно прочитать в общей литературе, поставляемой с конфигурацией. После создания необходимой типовой операции на экране раскроется окно ввода операции.
В заголовке окна отображается название типовой операции. Ниже строки заголовка размещается панель инструментов управления порядком ввода типовой операции. В следующей строке выдается подсказка, какие данные следует вводить в текущее поле. Соответственно, текст подсказки изменяется при перемещении курсора из одного поля в другое. Далее, как и в форме документа, располагаются две области. Первая (шапка) - для ввода реквизитов операции, вторая (таблица) - для ввода реквизитов проводок.
В отличие от ввода новой операции вручную данная операция уже содержит проводки, причем значительная часть реквизитов операции и проводок уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Теперь остается только лишь ввести недостающие реквизиты операции и проводок, используя предлагаемый шаблон. Кроме того, ряд реквизитов операции рассчитывается автоматически на основании других реквизитов.
В этом отношении важную роль в типовой операции играет реквизит "Сумма операции". Если в обычной операции эта сумма рассчитывается на основании сумм введенных проводок, то в типовой операции, наоборот, чаще всего суммы проводок рассчитываются по некоторым заранее заданным формулам исходя из значения суммы операции.
После ввода в шапке операции общей суммы, программа автоматически переносит ее в графу "Сумма" табличной части и сразу предлагает заполнить графу "Субконто дебета". Таким образом, задача по отражению в компьютерной бухгалтерии факта поступления основного средства в качестве взноса в уставный капитал сводится к четырем простейшим действиям: выбору даты, вводу суммы операции, выбору (при необходимости - добавлению в соответствующий справочник) основного средства и выбору из справочника "Контрагенты" того учредителя, от которого это основное средство поступило. Результат ввода типовой операции После завершения ввода типовой операции, в журнале операций будет зафиксирована запись, которая ничем не будет отличаться от обычных операций.
В журнале не сохраняется ни одного свидетельства о ее необычном происхождении. Связь с породившей ее типовой операцией никак не фиксируется. Если понадобится изменить какие-то параметры данной хозяйственной операции, то ранее введенную операцию придется удалить и заново произвести ввод типовой операции. В отличие от предыдущего примера, введенная операция будет состоять из одной простой проводки следующего вида На данный момент в компьютерном учете отражен факт поступления необоротных активов от учредителей. После этого потребуется ввести следующие операции, отражающие факт ввода данных НА в эксплуатацию.
Для отражения этой операции в типовой конфигурации предусмотрены отдельные средства, которые будут рассмотрены далее.