Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».
Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
· руководство работой отдела;
· обеспечение выполнения работ;
· разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
· обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
· проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
· обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
· создание условий для повышения квалификации персонала;
· контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
· внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
· обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
· основы экономики, организации труда и управления;
· нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.
Структура и формы кадровой службы
Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:
· управление кадров;
· управление персоналом;
· отдел кадров;
· отдел персонала;
· кадровый центр.
Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек - инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.
При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.
В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:
) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;
) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;
) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.
В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних - отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:
• отраслевая принадлежность предприятия;
• место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
• уровень централизации управления;
• тип предприятия (локальная компания, холдинг);
• определяющие экономические показатели;
• количество работников предприятия;
• концепция управления персоналом;
• кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
• состояние регионального рынка труда;
• наличие региональной образовательной инфраструктуры;
• пол и возраст работников;
• технологические особенности производства;
• уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
· самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
· выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
· выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
· требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
· принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
· взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
· требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.