Приказы по личному составу - это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.
Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.
Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.
Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения. Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.
|
|
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.
При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.
При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия.
Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.
Проект приказа по личному составу согласовывается с должностными лицами, такими как: главным бухгалтером, с руководителями структурных подразделений, юрисконсультом.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).
|
|
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) заносятся в трудовые книжки.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых является обязательным для всех организаций. (Приложение №1)
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. (Приложение №2)
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. (Приложение №3)
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.