Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:
· государственное содействие системной организации нормирования труда;
· применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.
Нормирование труда (нормы труда) - это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:
· исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
· своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;
· надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
· условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».
В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.
3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России
Краткое содержание нормативных и других актов, которые существуют в настоящее время и регламентируют порядок работы с кадровыми документами:
Таблица 1 - Акты регулирующие порядок работы с кадровыми документами:
| № п/п. | Название документа и дата его утверждения | Полезная информация для работника кадровой службы |
| Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г. | ТК РФ в области документирования: - Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.). - Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). - Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) - Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). - Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.). | |
| Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609) | Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. | |
| Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) | Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ». | |
| Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» | Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения. | |
| Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г. | Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству. | |
| Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004. | Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. | |
| Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000. | Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения. | |
| ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». | Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов | |
| Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. | Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. | |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР). | Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе. | |
| Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО). | Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки. | |
| Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). | Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор. | |
| Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих. | Создаёт основу для разработки должностных инструкций. | |
| Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. | Срок его действия - до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных. | |
| Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. | Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах. | |
| Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». | Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе). |
Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.
После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, я могу сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для скоординированной работы организации кадровой службы.
кадровый делопроизводство учет служебный
4. Документы кадровой службы
Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.
Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические. Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.
Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.
Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:
· Документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.).
· Распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы).
· Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).
· Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).
Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:
• трудовой договор;
• № Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
• № Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
• № Т-2 - личная карточка работника;
• № Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;
• № Т-3 - штатное расписание;
• № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
• № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
• № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
• № Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
• № Т-7 - график отпусков»;
• № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
• № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
• № Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• № Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
• № Т-10 - командировочное удостоверение;
• № Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• № Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;
• № Т-11а - приказ (распоряжение) о поощрении работников;
• № Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
• № Т-13 - табель учета рабочего времени;
• № Т-49 -расчетно-платежная ведомость;
• № Т-51 - расчетная ведомость;
• № Т-53 - платежная ведомость;
• № Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей;
• № Т-54 - лицевой счет;
• № Т-54а - лицевой счет (свт);
• № Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
• № Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
• № Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты:
• название документа;
• дата;
• место составления;
• текст;
• подписи;
• печать.
Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдается работнику.