Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
· журнал регистрации трудовых договоров;
· журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
· журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
· журнал регистрации приказов о командировках работников;
· журнал регистрации командировочных удостоверений;
· журнал регистрации служебных заданий;
· журнал регистрации локальных нормативных актов;
· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
· журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
· журнал выдачи справок по личному составу;
· журнал учета больничных листов;
· журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
В этой главе была проведена работа по ознакомлению с документами кадровой службы, так же проведен анализ и описание данных документов.
Заключение
От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.
Одна из важнейших функций организации работы кадровой службы - функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед менеджерами по персоналу.
Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.
Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.
На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.
В результате работы были выполнены следующие задачи: выявление сущности кадровой службы предприятия; изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров; исследование особенностей кадровой документации.
После выполнения задач была достигнута следующая цель: анализ организации работы кадровой службы на предприятии.
Список использованной источников
кадровый делопроизводство служебный
1. Конституция Российской Федерации - М.: Юристъ,2005.- 63с.
2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. -272с.
. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №229. Редактирован от 17.12.2007.
. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»
. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.:ИНФРА-М, 2001. - 35 с.
. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. -189с.
. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: Эксмо,2007. -304стр.
. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., отредактированное. - М.: ОМЕГА-Л, 2006. -58с.
. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М,2006. -101с.
. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство - М.: Книга Сервис,2006. -144с.
. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - изд. 2-е, переработанное и дополненное. - М.:Издательство «Альфа-Пресс». 2008. - 304 с.
. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР,2003. -98с.
. Кадровая служба //Википедия, Свободная энциклопедия
. Кадровое делопроизводство //Siriniti. 2014г.
15. Личная карточка работника Т-2 //Кадровые вопросы.
. Методические материалы //Деловой мир.2014 г.
. Форма Т-5 «Приказ о переводе работника на другую должность» //HRMaximum
. Персонал организации как объект управления //ORGTM.ru. 2012г.
. Сайт по кадровому делопроизводству //2013г.
. Трудовые ресурсы //Начальные материалы онлайн. 2014г.