В абсолютном большинстве случаев правления или председатели СНТ (ТСН) уделяют системе делопроизводства какое-то, пусть и минимальное, но внимание. В меньшинстве случаев никакой системы работы с документами нет и в помине. Наверно можно пересчитать по пальцам те садоводческие объединения, где делопроизводству уделяется максимум внимания. Надо сказать, что СНТ "Пищевик" относится к подавляющему большинству. Что-то делается, есть попытки регистрировать документы, раскладывать их по делам, но отсутствует налаженная стройная и понятная система, позволяющая свободно работать и находить нужные документы в определённый момент времени. Надо сказать, что до 2008 г. какая-либо система вообще отсутствовала. А то, что писал, сочиняя на ходу, кассир в сторожке правления, с трудом можно назвать документами. Фактически никаких документов до 2008 года в СНТ нет.
Итак, что мы имеем в среднем объединении? В любом СНТ (ТСН) есть набор документов, к-е нужно разложить по полочкам, рассортировать и превратить в понятную систему доступа, пользования, поиска нужной информации. Попутно мы должны решить все вопросы по регистрации, исполнению и определению дальнейшего места для хранения для всех поступающих или создаваемых в организации новых документов. Работа по достижению этих целей начинается с разработки и утверждения номенклатуры дел, книг и журналов СНТ (ТСН).
Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):
Определимся с термином и с тем, что он означает:
Номенклатура дел, книг, журналов -
это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
|
|
Так, как в СНТ (ТСН) есть председатель, к-й отвечает за делопроизводство, а часто он в одном лице отвечает и за бухгалтерский учёт, то ему и карты в руки. Т.е. председатель должен тупо назначить секретаря, к-го затем необходимо утвердить решением правления, и поручить ему: разработать номенклатуру дел, книг и журналов (далее - номенклатура). Решение правления принимается на первом после избрания заседании, где происходит раздача портфелей или направлений работы для членов правления.
Секретарём может быть наёмный сотрудник, работающий по трудовому договору. В этом случае необходимо оформить все необходимые документы: принять заявление о приёме на работу, рассмотреть и принять решение на заседании правлении (для ТСН решение правления не нужно, т.к. председатель является единоличным исполнительным органом ТСН), затем председатель правления СНТ подписывает с секретарём трудовой договор, издаёт приказ о приёме на работу, секретарь подписывает должностную инструкцию. Кроме этих документов в СНТ (ТСН) должно быть утверждённое общим собранием членов объединения и введённое в действие приказом штатное расписание.
Как это сделать? Возвращаемся к номенклатуре. А легко. Секретарь правления проводит мозговой штурм, мысленно раскладывая все документы по разделам или темам. Эти разделы будут после составления номенклатуры превращены в дела, к-е в свою очередь сформируются из документов однородной тематики. Попробуем определить эти разделы для среднего СНТ. Почему для среднего? Да потому что в маленьком СНТ документов совсем мало, а в большом разделов и, соответственно, дел будет намного больше. В любом СНТ будет два главных направления (не раздела) для формирования дел. Это документы бухгалтерского учёта и все остальные.
|
|
Вся документация бухгалтерского учёта формируется лично бухгалтером. Он же и отвечает за бухгалтерский учёт согласно нормам ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте". Согласно Статье 6 данного закона "Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом". Спешим охладить вас тем, что в этой же статье для всех без исключений садоводческих объединений, любых организационно-правовых форм и товариществ собственников недвижимости "иное не установлено". Во многих случаях в СНТ (ТСН) обязанность по ведению бухгалтерского учёта возложена на председателя правления согласно им же изданному приказу с правом единоличной подписи всех документов бухгалтерского учёта. Не возбраняется. Даже, если в СНТ есть наёмный сотрудник с бухгалтерским образованием, полную ответственность за учёт несёт председатель.
Теперь разберёмся с конкретными разделами номенклатуры и наименованиями дел, исходя из вышесказанного, и помня об одном перефразированном правиле, к-е довелось услышать от старшего прапорщика пограничных войск, к-й отработал в секретной части одного из пограничных отрядов 30 календарных лет.
Правило делопроизводства: Регистрация, контроль за исполнением, хранение документов и формирование дел осуществляется так, как это удобно для конкретного юридического лица и для лиц ответственных за делопроизводство с опорой на нормативные акты.
|
|
Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):
- Учредительные и организационные документы
- 1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН "Пищевик"
Номенклатура всегда идёт под первым номером. В условиях ТСН (СНТ) удобно утверждать номенклатуру один раз в два года. Т.е. номенклатура разрабатывается и служит в течение срока работы правления и председателя. После истечения сроков полномочий старых исполнительных органов управления в конце года новое правление уточняет номенклатуру, внося свои коррективы в имеющийся документ. Затем номенклатура утверждается председателем ТСН на очередные два года в последних числах декабря на очередной период действия документа. При утверждении новой, старая номенклатура прекращает своё действие и подшивается в дело с индексом 1-1. Все дела и сведения переносятся из старой в новую номенклатуру. Индексы и разделы новой номенклатуры сохраняются прежними и могут только дополняться новыми делами. В деле номенклатура должна храниться постоянно, т.к. в этом документе не только собрана вся информация о заведённых в ТСН делах, но и сведения об уничтожении старых дел.
Индекс дела, присвоенный один раз, не изменяется с течением времени. При вводе в действие новых номенклатур индексы дел также не меняются. Т.е., если у номенклатуры был индекс 1-1, то он и через 10 лет должен быть 1-1. Индекс означает "1" - раздел номенклатуры, вторая цифра "1" означает порядковый номер дела в первом разделе номенклатуры. При переносе данных в специальной графе номенклатуры ставится отметка о наличие количества дел. В рассматриваемом случае имеется в виду количество томов (папок) с подшитыми старыми номенклатурами.
Образец номенклатуры дел, книг, журналов ТСН в формате веб-страницы. Утверждает номенклатуру для ТСН председатель, а подписывает внизу разработчик - секретарь.
Для СНТ есть особенность порядка утверждения номенклатуры. Она должна утверждаться решением правления с составлением соответствующего протокола. В этом случае внизу под документом должны стоять две подписи: председателя правления и секретаря - разработчиков документа либо только секретаря.
- 1-2 Книга регистрации документов (исходящие)
Данная книга является действительно книгой или журналом. Это не папка с документами. Журнал или книгу можно купить в канцелярских товарах за небольшую сумму. Разделы книги интуитивно понятны и не вызовут никаких трудностей при регистрации поступающих документов. Тем более, что в разных изданиях книг исходящих разделы для регистрации документов могут немного отличаться. Но это не существенно и не будет способствовать неразберихе в документации. Следует выделить несколько правил регистрации для исходящих документов:
Правило 1: Все документы, к-е создаются внутри ТСН (СНТ), включая заявления членов объединения, не членов объединения, но имеющих договорные отношения с ТСН (СНТ), к-е связаны с целью создания ТСН; документы, направляемые в сторонние организации и учреждения, являются исходящими документами. Т.е. это те документы, к-е исходят из организации и передаются в другие организации или созданы внутри ТСН (СНТ) лицами, имеющими к организации непосредственное отношение, для решения каких-либо внутренних вопросов ТСН (СНТ).
Правило 2: Номенклатура всегда регистрируется в журнале исходящих документов под номером 1. Это касается каждого вновь заводимого в объединении журнала исходящих документов, а самому журналу присваивается индекс 1-2 согласно номенклатуре. Старый журнал направляется в архив организации на хранение.
Правило 3: Исходящий документ, направленный в виде запроса в администрацию местного органа самоуправления, перекладывается во временную папку с документами, т.е. до момента, когда на отправленный документ будет получен ответ. После получения ответа оба документа (исходящий ТСН (СНТ) и входящий из администрации) подшиваются в дело вместе. Этим достигается цель быстрого поиска обоих документов в соответствующем деле при возникновении такой необходимости.
Временная папка (дело) - это своего рода контрольный инструмент, позволяющий секретарю контролировать прохождение документов и своевременно докладывать председателю о нарушениях, а также напоминать исполнителям о своевременном исполнении документов. Главное не забывать туда заглядывать и перебирать имеющиеся в ней документы.
- 1-3 Устав ТСН "Пищевик" (действующий)
Рекомендуется действующий устав организации хранить отдельно, в отдельном деле (папке). Так удобнее для повседневной работы с членами организации, заявителями, судами и прочими интересующимися. Желательно перед тем, как вшить устав в папку, сделать его электронную копию, для распечатки желающим в соответствии с правилами, изложенными в Разделе IX. "Делопроизводство ТСН" и за их деньги. Если копия заверенная председателем ТСН заявителя не устраивает, о чём нужно спросить заранее, то отсылайте такого педанта в налоговую службу. Там он имеет право получить копию устава, заверенную ФНС, опять же за его деньги.
- 1-4 Учредительные (недействующие), регистрационные документы, в т.ч., документы о праве собственности на имущество
В данное дело подшиваются все недействующие редакции устава, другие документы: о регистрации в ФНС председателя, о присвоении ОГРН ТСН (СНТ), о присвоении ОКВЭД, старые документы о правах на землю, в т.ч., и недействующие.
Для документов о регистрации прав собственности на имущество можно завести и другое дело, если это удобнее для вашего ТСН (СНТ).
- 1-5 Положения, регламенты для внутреннего пользования
В данном деле хранятся все документы, к-е являются документами внутреннего пользования, но, одновременно не являющимися приложениями к уставу. К примеру, это могут быть: регламент ведения общего собрания, положение о взносах и платежах, распорядок дня и др.
- 1-6 Книга регистрации документов (входящие)
В этой книге регистрируются все документы, к-е поступают в организацию извне. Т.е. к созданию таких документов ТСН (СНТ) не имеет никакого отношения. Это документы организаций, учреждений, органов власти, органов самоуправления граждан, судов и пр. Следует различать то, что заявление (обращение) гражданина из соседнего СНТ будет регистрироваться, как входящий документ, а заявление своего члена (или гражданина, имеющего договор управления имуществом, для СНТ - индивидуала) будет регистрироваться, как исходящий документ.
- Правление
- 2-1 Протоколы общих собраний членов ТСН (СНТ)
Протоколы общих собраний могут храниться двумя способами. Первый способ заключается в том, что каждый протокол вместе с приложениями и списком участвующих в собрании (подписи участников обязательны) прошивается и скрепляется печатью ТСН (СНТ). После этого протокол подшивается в дело или хранится в деле в файл-папке. Данный способ неудобен в плане того, что такой протокол можно изъять и потерять. Второй способ заключается в ведении протоколов в отдельной тетради. Но в этом случае трудно хранить приложения к протоколам. Они всегда будут в разных местах. Кроме того, ручное написание протокола - это вчерашний день. Забудьте то, что было вчера, двигайтесь вперёд.
Нумерация протоколов начинается с нового года первым номером или с даты отчётно-выборного общего собрания. Т.е. номер протокола отчётно-выборного собрания будет № 1.
Общее правило для всех протоколов: В ТСН (СНТ) всегда должны быть сняты копии с подлинников протоколов решений всех органов управления, к-е хранятся в отдельной папке рядом с подлинниками или в электронном виде. В любом случае заверение копий происходит по мере необходимости по запросу граждан или организаций согласно закону.
- 2-2 Протоколы заседаний правления ТСН (СНТ)
Протокол заседания правления первый после отчётно-выборного собрания будет под номером 1. В ходе первого заседания решаются организационные вопросы, включая распределение обязанностей между членами правления. В СНТ на первом заседании обязательно принимается решение о приёме на работу председателя правления, т.к. работодателем является СНТ в лице правления. Если предусмотрено штатным расписанием, то правление принимает решение о приёме на работу и других членов правления.
- 2-3 Протоколы общих собраний собственников недвижимости
В связи с особенностями организационно-правовой формы ТСН, правление должно проводить общие собрания собственников недвижимости, с к-ми у объединения заключены договоры по управлению имуществом граждан и имуществом ТСН, находящимся в общем пользовании граждан. К общему собранию членов ТСН эти собрания не имеют отношения. В СНТ законом такие собрания для индивидуалов не предусмотрены.
- 2-4 Протоколы и акты проверок ревизионной комиссии
- 2-5 Реестр (список) членов ТСН (СНТ)
Реестр ТСН ведётся в рабочем порядке и предназначен исключительно для обеспечения нормальной связи с членами ТСН. Дублирование сведений из списка происходит и в каждом договоре управления имуществом, заключаемом между ТСН и гражданами. Если реестр приходит в ветхое состояние, то его заменяют новым, перенеся всю обновлённую информацию из старого реестра. Утверждение нового реестра не обязательно.
Для СНТ есть одна особенность. При создании СНТ общее собрание обязано выполнить п. 17 - 19 ст. 21 ФЗ-66 от 15.04.98 г. Пунктом 17 предусмотрено утверждение списка членов СНТ. Однако, связана эта необходимость с порядком распределения участков при первичном межевании всего земельного участка, предоставленного СНТ. При этом участок делится на индивидуальные участки и участок земли общего пользования. Собрание утверждает список членов, проведённое межевание и распределение участков между членами. В дальнейшем утверждение списка членов при его изменении в процессе перехода прав собственности (дарение, продажа, наследство и пр.) на земельные участки не требуется.
- 2-6 Приказы председателя, в т.ч., по персоналу
Рекомендуется приказы председателя и приказы председателя по кадрам отделять и хранить отдельно. Полагаем, что для условий ТСН (СНТ) это делать нецелесообразно в связи с небольшим количеством издаваемых приказов. В большинстве объединений всего 2 - 4 штатных единицы. За период выполнения обязанностей выбранными исполнительными органами управления председатель реально может издать 1 приказ председателя о вступлении в должность и до 20 приказов по кадрам. И то, если в ТСН (СНТ) издаются приказы по отпускам. Как правило, таких приказов нет, несмотря на то, что они должны быть согласно Трудовому кодексу.
- 2-7 Журнал регистрации приказов председателя
Данный журнал заводится с целью регистрации всех издаваемых приказов. Регистрация включает в себя дату, порядковый номер и количество копий, место их нахождения (индекс дела). При этом приказы не регистрируются в книге исходящих документов объединения.
- 2-8 Переписка с организациями, ведомствами, учреждениями
В данном деле хранятся все входящие и исходящие документы по переписке с внешним миром.
- 2-9 Переписка с членами ТСН, гражданами
В данном деле хранятся все документы, включающие в себя заявления и обращения членов ТСН (СНТ), граждан, ответы на их письма, а также письма, направляемые от ТСН (СНТ) к членам и гражданам.
- 2-10 Акты об уничтожении документов
Это дело постоянного хранения. Акты составляются по правилам определённым в уставе ТСН.
- Кадры
- 3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников
В этом деле хранятся документы так или иначе связанные с трудовым законодательством. Самым важным является штатное расписание, т.к. его отсутствие не даёт ни единого шанса выплачивать зарплату кому бы то ни было в ТСН (СНТ). Штатное расписание утверждается общим собранием (вернее утверждаются штатные единицы и оклады) и вводится в действие приказом председателя ТСН (СНТ). Для небольшого штата ТСН (СНТ) штатное расписание можно не составлять. В этом случае элементы, к-е закладываются в штатное расписание для каждого работника, указываются в трудовом договоре.
- Ресурсоснабжающие организации
- 4-1 Договор энергоснабжения ТСН с "Янтарьэнергосбытом"
- 4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям "Янтарьэнерго", проектная документация на ОЭСХ
- 4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями
Дела с индексом 4-1 и 4-2 могут включать в себя и другие документы с другими ресурсоснабжающими организациями, например, с "Водоканалом", организацией снабжающей газом и др. Если не включают, тогда заводятся новые дела в этом разделе или название уже представленных дел дополняется по фактическому содержанию.
Последнее дело содержит всю переписку с ресурсоснабжающими организациями, входящие и исходящие документы. Уточнение к договорам, изменение условий, новые документы о технологическом присоединении включаются в первые два дела.
- Бухгалтерия
Дела, к-е имеются в образце номенклатуры, созданы в СНТ "Пищевик" по требованию бухгалтера-любителя. Насколько это правильно судить может профессиональный бухгалтер. В любом случае дела и книги, к-е заводятся в ТСН (СНТ) по бухгалтерскому учёту находятся в ведении бухгалтера и под его ответственностью. Секретарь правления ведение дел бухгалтерского учёта не осуществляет.
Правило 4: В номенклатуре в каждом разделе целесообразно оставлять по две пустые строки. Они дают возможность правлению всегда дополнить раздел новым делом (книгой) со своим индексом и наименованием при необходимости.
Для образования нового дела не нужны дополнительное решение или приказ о введении в действие. А необходимость у ТСН (СНТ) может возникнуть, например, при появлении документов (переписки) с новой ресурсоснабжающей организацией, решении разделить переписку с организациями, ведомствами на два дела: одно - переписка с органами самоуправления, а другое переписка со всеми остальными организациями. Т.е. вы выделяете из общей папки переписку с конкретным адресатом. Изменение в номенклатуру вносится вручную, а потом при переносе дел в новую номенклатуру перепечатывается в установленном порядке.
При вводе в действие новой номенклатуры, старая просто перепечатывается вместе с новыми пометками, внесёнными вручную. Старая номенклатура закрывается итоговой записью так, как вы можете увидеть в образце. Цель записи состоит в том, чтобы отделить дела, подлежащие хранению в архиве от рабочих дел.
Подведём итог. Несмотря на то, что государственные стандарты ведения делопроизводства намного сложнее и заставляют больше структурировать систему делопроизводства, позволим себе всё же придерживаться принципа: делаем так, как удобно. Тем более, что стандарты не имеют форму закона. И если мы исходим из этого принципа, то итоговые советы по разработке и созданию номенклатуры в среднем ТСН (СНТ) можно выразить так:
Совет 1: Стремление к увеличению количества дел согласно их тематике со временем неизбежно приведёт к путанице и увеличению времени для поиска, а также возможной утере документов. Нужно всегда помнить, что в системе делопроизводства легко разберётся только её создатель. А он, в свою очередь, надолго в правлении, как член правления (или как наёмный работник) не задержится в силу отсутствия достойного материального стимулирования и сменяемости состава правлений из-за специфики организации и периодического выбора органов управления.
Совет 2: Несмотря на правила о ведении учёта протоколов (собраний, правления, ревизионной комиссии, других коллегиальных органов управления) в отдельных журналах и регистрации этих документов аналогично правилам ведения журнала исходящих документов, целесообразно ограничиться созданием дела (папки) согласно индексу и наименованию в номенклатуре. Регистрацию документов вести согласно порядковым номерам протоколов, а описание протокола (о чём приняты решения) оставить за листом с описанием документов, вложенных в дело. Это описание называется "Опись дела".
Совет 3: В любом СНТ (ТСН) согласно нормам Статья 65.2. "Права и обязанности участников корпорации" нет документов, к к-м закрыт доступ членов ТСН (СНТ). Ограничить доступ к отдельным документам можно только нормами устава. Не стоит вводить в устав такие ограничения. Целесообразность их сомнительна и не способствует прозрачности действий органов управления.