Текущий документооборот в ТСН (СНТ)

Работа с входящими документами:

Образец журнала входящих документов

1. Любой входящий документ, к-й попадает в руки к секретарю (др. лицу, ответственному в ТСН или СНТ за делопроизводство), должен быть немедленно зарегистрирован в установленном порядке. Ему должен быть присвоен порядковый номер, дата регистрации и др. реквизиты согласно графам, имеющимся в журнале входящих документов. Мнение председателя объединения по данному поводу: "Это надо регистрировать, а вот это не надо", - не имеет значения, а давление на секретаря - преступно. Единственное оправдание секретаря, вынесшего отказ от регистрации документа, заключается в том, что документ не соответствует обычаям делопроизводства, например: нет подписи заявителя (анонимное обращение), нет исходящего номера организации и даты создания документа и др. недостатки, не позволяющие его зарегистрировать по правилам входящих документов.
2. После регистрации документ докладывается председателю ТСН (в СНТ председателю правления), в том числе и документы, поступающие в адрес председателя ревизионной комиссии, других органов управления. Председатель обязан знать о каждом поступающем или исходящем от организации документе и управлять процессом делопроизводства.
3. Председатель правления рассматривает все документы и пишет краткую резолюцию по исполнению, определяет исполнителя, при необходимости срок исполнения.
4. После получения резолюции секретарь передаёт документ исполнителю, а в журнале входящих делает отметку о контроле исполнения. При необходимости исполнитель расписывается в получении входящего документа в специальной графе журнала входящих.
5. Проект подготовленного ответа (исходящего документа) исполнитель докладывает председателю вместе с входящим документом, а после подписания ответа делает на входящем документе запись об исполнении, реквизитах созданного им документа (ответа) и определяет номер дела для хранения второго экземпляра ответа. Документы передаются секретарю для отправки в адрес.
6. После отправки документа (ответа на входящий) секретарь определяет входящий и исходящий документы (второй экземпляр) в дело. В журнале входящих делается отметка о снятии с контроля и направлении входящего документа в соответствующее дело. По нормам окончательное определение (закрытие работы) документов в дело делает председатель путём написания краткой резолюции: "В дело №..." подпись и дата, расшифровка подписи.

Работа с исходящими документами:

Образец журнала исходящих документов

1. При работе с исходящими документами не следует руководствоваться теми требованиями, к-е написаны везде в сети. Речь идёт о том, что секретарь не должен регистрировать документ до подписи его председателем (директором). И часто председатель требует соблюдения данного требования в объединении. Но в ТСН (СНТ) есть свои особенности, к-е в целях соблюдения закона секретарь должен выполнять, не взирая на чьё-то мнение. Речь идёт о документах, создаваемых внутри организации органами управления. Протокол общего собрания - это тоже исходящий документ органа управления. Заявление члена ТСН (СНТ) - это исходящий документ участника юридического лица. Не надо путать членов ТСН, граждан (физлиц), имеющих с ТСН (СНТ) постоянные долгосрочные договорные отношения с работниками ТСН (СНТ). Первые имеют право создания и регистрации соответствующих их статусу исходящих документов согласно уставу организации и закону, а вторые создают исходящие документы только за подписью руководителя. Исключаем только заявления работников на отпуск, увольнение и т.п., т.е. заявления по кадрам.
2. После регистрации исходящего документа секретарь направляет документ в адрес, а второй экземпляр определяет во временную папку. В ней исходящий документ находится до получения ответа из ведомства, учреждения или до принятия решения по нему общим собранием или правлением (например, заявление о вступлении в члены). Аналогично можно поступать и с входящими документами, если исполнителю передана копия документа, а не подлинник. При этом снятая копия с документа не регистрируется. Нет такой необходимости для садоводческого объединения. Нечего прятать и засекречивать. Да и от кого? Коммерческих тайн в СНТ (ТСН) нет.
3. После принятия решения (по заявлению) или получения ответа председатель ТСН (председатель правления СНТ) определяет документы в дело или назначает нового исполнителя согласно порядку работы с входящими документами, путём наложения краткой резолюции.

Создание исходящего документа, реквизиты документа:

1. Любой исходящий документ должен создаваться с использованием фирменного бланка, желательно на компьютере. Ручное исполнение документов - это вчерашний век. Исключением являются заявления участников юридического лица или граждан, имеющих с ТСН (СНТ) договорные отношения. Такой фирменный бланк можно легко создать в приложении MS "Word". Образец фирменного бланка СНТСН "Пищевик" можно увидеть по ссылке (формат *docx).
   В обычаях делопроизводства фирменные бланки должны иметь свой порядковый номер. Достигается это заказом бланков в типографии и, как правило, порядковые номера печатаются специальным шрифтом и способом для защиты от подделок. Полагаю, что ТСН (СНТ) до такого уровня не стоит подниматься. Это просто не нужно в силу специфики организации. Поэтому бланки раздаются тем, кому это нужно в органах управления в электронном виде и без всяких номеров.
2. Количество экземпляров создаваемого документа зависит от адреса, по к-му направляется документ. В любом случае экземпляр № 1 идёт адресату, а второй направляется в дело организации. Если адресов больше одного, то количество экземпляров делается согласно адресам + 1 экземпляр, к-й подшивается в дело организации. Перечисление всех адресатов указывается в правом углу бланка под шапкой с наименованием организации и её реквизитов: почтовый адрес, индекс и др. при необходимости.
3. В левой части, сразу под шапкой располагается поле для присвоения документу исходящего номера и даты. Номер определяется по очередному порядковому номеру в журнале исходящих документов с добавлением к нему индекса дела, куда будет подшит последний экземпляр документа. Если документ доставляется адресату прямо до канцелярии, то на (втором) последнем экземпляре адресат должен расписаться или его канцелярия должна поставить свой входящий номер и дату получения. Этим действием ТСН (СНТ) получает возможность контроля за ответом на своё письмо.
4. Перед текстом документа с левой стороны пишется короткое название темы документа, к-е должно отвечать на вопрос: "О чём этот документ?" Размер строки должен быть в рамках 28 - 32 знаков, включая пробелы, текст без переносов, шрифт наклонный, жирный. Это отделяет название от самого содержания.
5. Текст документа пишется с абзацами: обычно 1 см. Шрифт используется с засечками, типа Times Roman Cyr. Данные типы шрифтов лучше воспринимаются при чтении. А это важно. Особенно, если ТСН (СНТ) что-то просит или хочет решить вопрос в свою пользу. Наиболее приемлемый размер шрифта 13 или 12.
6. Под документом ставит подпись председатель ТСН (в СНТ - председатель правления). Не следует писать полную должность руководителя. Достаточно написать "Председатель............. И. Иванов". Если нужно уважить адресата, то здесь можно применить в подписи слова "С уважением, Председатель.......... И. Иванов". В случае уважительного обращения в начале письма к адресату: "Уважаемый Александр Сергеевич!" не следует в подписи письма ещё раз писать "С уважением,". Заискивание никому не добавляет авторитета даже СНТ.
7. В конце бланка документа, но обязательно на первом листе, на поле колонтитула вставляется телефон исполнителя и при необходимости фамилия и его инициалы. Если вставляется номер телефона председателя, то его фамилия и инициалы уже не пишутся.
8. С обратной стороны последнего листа документа делается запись учёта рассылки изготовленных экземпляров, адресации, указание на дело, где будет подшит последний экземпляр документа, дата и подпись исполнителя. Запись производит исполнитель и расписывается напротив своей фамилии. Примеры смотрите ниже:
   
   Отп. 2 экз.
   Экз. № 1 – в адрес, приложение только в адрес
   Экз. № 2 – в дело № _______
   Исп. и отп. В. Петров
   27.12.2015 г.
   
   Отп. в единственном экземпляре - в дело № _______
   Исп. и отп. В. Петров
   01.12.2015 г.
   
   Учёт рассылки: Экз. № 1 – бухгалтеру-кассиру ТСН

Обратите внимание на то, что если использована запись "... только в адрес", то приложение исполняется в одном экземпляре и направляется вместе с первым экземпляром документа адресату. В дело подшивается второй экземпляр документа без приложения.

При создании приказов следует помнить, что приказ всегда исполняется в единственном экземпляре. В правом верхнем углу первого листа приказа после распечатки документа исполнитель пишет слово "единств." В дальнейшем с подписанного экземпляра приказа снимаются копии. А исполнитель делает запись на первом экземпляре с обратной стороны об учёте рассылки копий документа, т.к. на образце выше.

1. Протоколы собраний и иные протоколы можно не регистрировать в журнале исходящих. Не нужно делать и учёт рассылки. Однако после оформления подлинника протокола со всеми приложениями. Документ прошивается, скрепляется подписью председателя и хранится в папке до его подшивки в дело постоянного хранения.

Порядок ведения номенклатурного дела:

1. Все документы, определяемые исполнителями и руководителем СНТ (ТСН) в дела, поступают в соответствующее дело и с помощью дырокола аккуратно подшиваются. При этом, внизу находятся старые документы, сверху самые последние. Формирование дела происходит по нормам: до 250 - 300 листов. Для ТСН (СНТ) это будет происходить достаточно долго. Поэтому можно сократить количество листов в деле до 100, 150, как удобно, или до момента избрания нового состава исполнительных органов организации. В этом случае готовые и сформированные дела за 2 года передаются новому правлению, ревизионной комиссии полностью подшитыми и оформленными для условий хранения.
2. После окончания формирования дела, документы из него перекладываются так, чтобы вверху был самый старый документ, а самый новый документ располагался последним.
3. Для подготовки дела к хранению секретарь составляет опись дела на листах формата А-4 по форме: № п/п, дата и регистрационный номер документа, краткое содержание документа, номера листов дела. Запись по документу должна выглядеть вот так:

1. В дело целесообразно вшивать лист ознакомления с документами дела в виде таблички. Этот лист должен быть самым первым или последним в деле. Суть такого листа заключается в том, чтобы каждый член ТСН, гражданин, др. лица могли зафиксировать своей подписью и датой то, что они дело видели. Потом в судах и прочих инстанциях у таких людей не будет права заявлять о том, что им никто не давал документы для ознакомления. Запись должна быть такого характера: "Ознакомлен, дата / подпись / расшифровка подписи". Снятие копий с документов дела производится согласно нормам устава по письменному запросу и за счёт заявителя секретарём. Выписки каждый заявитель может делать сам бесплатно. Дело из правления, как и др. документы не выносятся, исключая лиц, ответственных за их формирование и хранение. Таким лицом является только секретарь.
2. Каждое полностью сформированное дело хранится отдельно от текущих дел. По номенклатуре они отличаются нумерацией томов. По идее сформированное дело будет обозначено как "Том 1", а формируемое "Том 2".