На основе Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов. В указанных документах могут устанавливаться:
- формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материально-производственных запасов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;
- перечень должностных лиц подразделений, которым доверено получение и отпуск материально-производственных запасов;
- порядок осуществления контроля за обеспечением экономного и рационального расходования (использования) материально-производственных запасов в производстве, в обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании и т.п.
Учет материальных ресурсов в любой производственной организации возложен на материально ответственное лицо
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (ф. № М-4).
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Оформление доверенностей в организациях производится в порядке, установленном действующим законодательством.
Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.
Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка – о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
К выбытию материально-производственных запасов относится:
• их отпуск в производство;
• продажа;
• списание;
• безвозмездная передача.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются:
• лимитно-заборная карта (ф. № М-8) – выписывается на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу);
• требование-накладная (ф. № М-11) – применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) – применяется для учета отпуска материальных ценностей подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. При перевозке материалов, отпущенных на сторону, автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная.
Готовая продукция поступает из производства на склад на основании приемосдаточных накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов[9].
Учет готовой продукции на складах ведется по местам хранения и материально ответственным лицам.
Внутрифирменное перемещение готовой продукции, в частности, для использования в качестве полуфабриката при производстве другой продукции, оформляется требованием-накладной формы № М-11 (утв. Постановлением № 71а). Унифицированных форм для отражения отгрузки готовой продукции покупателю не установлено[10].
Организация может использовать для этих целей «Накладную на отпуск материалов на сторону» по форме № М-15 или другую накладную по самостоятельно разработанной форме (п. 208 Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2016) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»[11].
Однако на практике оформлять продажу готовой продукции удобнее так же, как и отгрузку товаров, используя товарную накладную по форме № ТОРГ-12 и транспортные накладные (в зависимости от вида транспорта).
Кроме товарной накладной на отгрузку продукции поставщик оформляет счет-фактуру, используемую продавцом и покупателем для исчисления налога на добавленную стоимость.
Отгрузка продукции возможна только в соответствии с договором поставки, который заключается между продавцом и покупателем. По договору поставки продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель – принять и оплатить её.
Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Движение товара от поставщика к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Это могут быть такие документы, как товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная.
Одна и та же товарная накладная выступает и как приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, а для покупателя та же накладная является основанием для оприходования товара. Накладная выписывается материально ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке товаров со склада.