На фонд любой библиотеки влияют специфические функции, задачи, поставленные перед конкретной библиотекой. Они влияют на него таким образом, что БФ приобретает свои особенные, отличительные черты. Мы думаем, что невозможно найти два совершенно одинаковых БФ по составу, количеству документов. Каждый БФ является уникальным по своему составу, таким же уникальным, как и информационные потребности его пользователей. Два преподавателя по одной образовательной программе имеют различные информационные потребности в силу своих личностных качеств, различного образования, возраста, опыта работы. Такой эффект Л.Б. Хавкина назвала принципом индивидуализации фонда, Ю.В. Григорьев назвал принципом соответствия. [69, С.16] Вместе с тем фонд сохраняет общие, типичные для библиотек данного типа и вообще библиотек. В связи с этим в библиотеки есть некая типовая часть (например, во всех учебных библиотека есть учебные пособия, хрестоматии, учебники) и часть свойственная только этому фонду, которая формируется на основе специфики фонда, его территориальное положение (так, например, в музыкальных библиотеках ДШИ и ДМШ Санкт-Петербурга большинство изданий – это издания издательства «Композитор»). Возникает и обратная связь, когда фонд при включении в него и использовании документов, несущих информацию, влияет на развитие функций библиотеки, на окружающую среду, на пользователей библиотеки. Так преподаватели ДШИ №11, могут формировать свои образовательные программы на той музыкальной информации, которая содержится в БФ библиотеки ДШИ №11, они используют в образовательном процессе, учебные пособия, содержащиеся в фонде.
Каждой библиотеке присущи как общие черты, так и индивидуальные – всё это обуславливает все процессы, происходящие в библиотеке, они начинают обладать особенностями, присущими именно для определённой библиотеки. Особенность комплектования БФ обусловлена конкретным фондом и конкретной библиотекой. Комплектование библиотеки ДШИ №11 обладает своими специфическими особенностями. Особенность комплектования обусловлена:
¾ задачами и назначением библиотеки;
¾ совокупностью специфических особенностей нотно-музыкального документа;
¾ особенностью информационных потребностей особой категории пользователей – музыкантами;
«Комплектование фонда: совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующим задачам библиотеки». [10, С.317] Из этого определения выделим процессы комплектования БФ: выявление, отбор, заказ, приобретение и регистрация документов.
Заказ, приобретение и регистрация документов – технологические процессы, как правило они регламентированы законодательными актами. Это могут быть как государственные законодательные акты, так и локальные. Библиотека ДШИ №11 является структурным подразделением бюджетного учреждения, поэтому эти процессы комплектования регламентированы ФЗ 44.
Выявление и отбор документов должны соответствовать задачам библиотеки. Основной задачей библиотеки ДШИ №11 является информационное обеспечение образовательного процесса через планомерное, систематическое комплектования БФ и его сохранение. В связи с реализацией новых концепций в сфере дополнительного образования, формирования образовательных программ предпрофессионального образования, необходимо привести БФ учреждения в соответствии с новыми требованиями. Особенной является тематика документов их читательское назначение.
Тематика комплектования фонда библиотеки определяется перечнем образовательных программ дополнительного образования, по которым в ДШИ №11 осуществляется обучение учащихся. В комплектовании фонда библиотека придерживается сбалансированного подхода к приобретению изданий по различным образовательным программам. Создание сбалансированной системы комплектования требует постоянной детальной деятельности по анализу фонда и выявления имеющихся в фонде лакун.
Процессы первичного и вторичного отбора невозможно осуществить без участия сотрудников образовательного учреждения их профессиональных предпочтений. Информационные потребности и предпочтения преподавателей по музыке «динамичны, трудно формализуемы и субъективны. Эти характеристики подтверждают правомерность выделения специалистов в области музыкального искусства в качестве особой категории потребителей информации». [53, C. 72] Особая категория и пользователи, которые являются учащиеся ДШИ, их информационные потребности формируются в первую очередь преподаватели и сам процесс обучения. Исходя из этого мы определяем количество экземпляров приобретаемых в фонд документов:
¾ По музыкальным образовательным программам по исполнительским дисциплинам, мы учитываем количество преподавателей по данному предмету. Чтоб каждый преподаватель мог выбрать произведения для своего класса учащихся;
¾ По образовательным программам по «Теории музыки», где образовательный процесс ведётся по группам количество документов, приобретаемых в фонд должен соответствовать количеству учащихся;
Специфичным, так же, является основной вид документа библиотеки ДШИ №11 – это нотный музыкальный документ образовательной направленности (учебное пособие, произведения педагогического репертуара, хрестоматии по музыкальным дисциплинам). Он обладает некоторыми особенностями, которые определяет особенность комплектования фонда любой музыкальной библиотеки:
¾ Особая классификация документов;
¾ Основной знак при помощи которого фиксируется музыка – нотные знаки, для их прочтения необходимо специальный профессиональный навык;
¾ Нотные – музыкальные издания практически не устаревают;
Издателями таких документов являются музыкальные издательства. Именно они являются основными источниками комплектования БФ ДШИ №11. Библиотека находится в тесном сотрудничестве с этими издательствами как «Композитор» Санкт-Петербург и «Композитор» Москва:
¾ получает ежемесячные рассылки с электронной версией каталогов этих издательств;
¾ получает сведения и рекламные издания о новинках документов, вышедших в свет;
Это сотрудничество помогает располагать достаточно полной информации по документопотоку по музыкальному искусству. Сайты этих издательств предоставляет информацию об изданиях. Не всегда это информация бывает полной, по которой возможно определить насколько необходимо то или иное издание. Для профессионала музыканта преимущественным является знакомство с документом «de visu».
Особенности комплектования заключаются в следующем:
¾ Тематика комплектования БФ ДШИ №11 определяется основными задачами библиотеки;
¾ Систематичность комплектования обеспечивает постоянный анализ БФ, выявление лакун и изучение информационных потребностей особой категории пользователей – музыкантов;
¾ В процессе первичного и вторичного отбора документов принимают участие сотрудники школы;
¾ Экземплярность приобретаемых в фонд документов определяется в зависимости от вида образовательной программы;
¾ Основным документов фонда является нотно-музыкальный документ образовательной направленности, особенности которого определяет типы и виды документов, приобретаемых при текущем комплектовании;
¾ Источниками комплектования являются специальные музыкальные издательства – основные издатели нотно-музыкального документа;