Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборки

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая, долговременная работа, которую нужно тщательно планировать на годы вперед, кон­тролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное об­учение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Специально разработанная и описанная выше индексированная система выявления, оценки и учета дефектов позволяет проводить эту работу без каких-либо временных ограничений, постепенно создавая и не­прерывно пополняя банк данных архива.

Любой архив рано или поздно вынужден будет вести эту работу. В то же время любой архив заинтересован в использовании наиболее рациональных способов ведения работы.

В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.

Первый, традиционный — это способ сплошной проверки всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).

Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива. Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа.

В общей сложности эксперты ВНИИДАД полистно проверили физическое состояние 8691 дела (847 тысяч документов) из 40 фон­дов РГВА и ГАРФ, структурированных в 227 крупных массивах с разными свойствами и широким временным диапазоном их создания (1864-1990 гг.). Эти данные, по существу, несут выборочную стати­стическую информацию о бумажных документах России, созданных и хранившихся в сложный период истории нашей страны.

Было однозначно доказано, что случайная малая выборка может применяться в архивной практике для количественной оценки физи­ческого состояния больших массивов документов, в том числе для оценки количества дефектов, их вида и других конкретных показа­телей состояния [50].

Для такой оценки достаточно выборки, составляющей примерно 2% от объема исследуемого массива.

Выборочная проверка производится путем полистной оценки со­стояния только тех дел, которые попадают (выделяются) в выборку. Поэтому она имеет свою специфику, присущую выборочному спо­собу. Выборочная проверка обеспечивает:

- информацию о конкретном состоянии документов (дел), попав­ших в выборку;

- прогнозную (усредненную) информацию о состоянии всего мас­сива, из которого сделана выборка, но без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

-20—50 — кратный выигрыш во времени при оценке физическо­го состояния крупного массива по сравнению с временными затра­тами на его сплошную проверку;

-ускоренную, оперативную, сравнительную оценку физического состояния нескольких массивов, т.е. решение задачи расположения проверенных массивов документов в приоритетный ряд.

У каждого способа — сплошной или выборочной проверки — есть свои достоинства и недостатки. Сплошная проверка дает пол­ную информацию о всех документах массива, но требует больших временных затрат, рассчитана на многолетние работы. Малая выборка является более быстрым способом получения той же инфор­мации, но без сплошной характеристики всех объектов массива.

Поэтому проверку физического состояния следует проводить так, чтобы компенсировать недостатки каждого способа и обеспе­чить оптимизацию работы по проверке в целом.

Целесообразно использовать малую выборку для оперативной сравнительной оценки состояния нескольких крупных массивов и затем проводить их сплошную проверку в соответствии с выбороч­ным прогнозом, начиная с массивов с плохим физическим состояни­ем. Очевидно, что при такой системе некоторые массивы проверять сплошь будет вообще нецелесообразно из-за малого количества по­врежденных дел.

Термин «случайная малая выборка» не должен рождать иллюзию простоты и беспорядоченности операции отбора дел. Фактически ма­лая выборка обязательно проводится с учетом структуры проверяе­мых массивов и с соблюдением строгих правил [54].

В противном случае малая выборка превращается из инструмен­та точного прогнозирования в средство дезинформации.

Малая выборка может давать прогноз с разным уровнем надеж­ности (от 90 до 99,9%). Для архивных задач достаточен уровень на­дежности 0,95 (95%)^[4].

При необходимости, увеличивая или уменьшая объем выборки примерно в 1,7 раза, можно перейти соответственно на более высо­кий (0,99) или более низкий (0,90) уровень надежности. Чтобы обес­печить надежность прогноза 0,95, выборка должна быть достаточной, т.е. иметь определенный выборочный объем в листах. Этот ми­нимально-достаточный объем равен примерно 1600 листам. Если объем выборки 900-1000 листов, надежность прогноза уменьшается от 0,95 до 0,90, а при объеме выборки меньше 900 листов прогнозные оценки становятся ненадежными (ориентировочными).

Поэтому малая выборка, как показала практика, наиболее продук­тивна при оценке состояния крупных массивов по 16-32-80-160 ты­сяч листов: тогда выборка в 1600 листов составит соответственно 10-5—2—1% от объема этих массивов. Подробнее практические вопросы проведения малой выборки изложены в тематическом пособии [54].