Рациональное использование материальных ресурсов и снижение материалоемкости может быть обеспечено только в условиях функционирования современных средств вычислительной техники с использованием АРМ бухгалтера.
АРМ бухгалтера по учету запасов предназначен для принятия управленческих решений по вопросам производственных запасов.
АРМ бухгалтера по учету материалов организуются на основе трехуровневого информационного обмена между ними (рис. 3).
   АРМ I категории
  (склад, кладовая, цех и т. д.)
|
  АРМ II категории
  (бухгалтерия)
|
АРМ III категории
 (управление предприятием)
|
Рис. 3.20. Схема взаимодействия подразделений предприятия в условиях функционирования АРМ бухгалтера
На АРМ бухгалтера I категории осуществляется документальное оформление операций и первичное обработка данных по учету запасов, аналитический учет ведется по местам хранения производственных запасов, здесь создается информационная база – складская картотека, в которой отражается движение и остатки запасов: приход, расход, списание, остатки на определенную дату или за определенный период времени. Информацию по складской картотеке можно выдать на печать или на экран дисплея в виде карточки складского учета.
АРМ бухгалтера II осуществляется расчет и формирование выходной информации регламентного контрольного и справочного характера.
На АРМ бухгалтера III категории формируются сводные данные для составления отчетности анализа, прогноза и принятия управленческих решений в целом по предприятию или отдельному структурному подразделению.
АРМ бухгалтера по учету производственных запасов тесно взаимосвязан с другими смежными АРМ бухгалтера и всей информационной системы предприятия (рис. 3. 21.).
 Информационная система предприятия
| ||||||||
|
| ||||||||
| АРМБ I категории (склад, магазин и т.д.)
| 
|   АРМБ II категории (бухгалтерия, участок учёта материальных ценностей)
|  АРМБ III категории (управление предприятием, сводный учёт)
| АРМБ по учёту финансово отчётных операций
| ||||
| АРМБ по учёту затрат на производство | АРМБ по учёту готовой продукции |
Рис. 3. 21. Схема информационной увязки АРМ бухгалтера по учёту производственных запасов с другими АРМ бухгалтера и информационной системой предприятия.
При автоматизации учета производственных запасов особое внимание следует уделить автоматизированному контролю НСИ, который вместе с входным контролем должен составлять единую систему обеспечения достоверности обработки данных. Контроль выходных показателей основывается на семантических связях между результатными показателями и заключается в автоматической их проверке на ПЭВМ.
Наиболее прогрессивным методом является автоматизированное формирование входной информации путем использования штрих – кодов, магнитных карт и т. д. Однако данная технология пока ещё применяется лишь на некоторых предприятиях. На практике чаще всего встречается метод формирования входной информации на машинных носителях или путём использования бумажного первичного документа.
Например, при заполнении документов на отпуск запасов вначале выдаётся справочная информация о наличии данных материалов на складе, а потом принимает решение о выписке ценностей. На основе сформированных данных автоматически производится формирование бухгалтерской проводки.
Конечным результатом решения всех задач по учёту материалов является формирование сведений о хозяйственных операциях различной степени обобщения, отражаемых на уровнях синтетического и аналитического учёта, а также формирование информации для управления производственными запасами. Группировка материалов на уровне синтетического учёта осуществляется по счетам и соответствующей экономической классификации материалов.
Такая группировка упрощает формирование синтетических показателей движения и остатков материалов. При этом регистры аналитического учета оформляются в виде удобных для восприятия машинограмм, которые могут выдаваться на печать, как в регламентированном режиме, так и по запросам.
Упражнение работой АРМ бухгалтера по учету материалов выбор функций осуществляется автономно в диалоговом режиме с использованием многоуровневого меню. Головное меню АРМ бухгалтера I категории содержит следующие функции: входная информация, нормативно-справочная информация, выходная информация, ведение информационной базы.
Для функции «Входная информация» меню II уровня имеет вид: приходный ордер (оплата через банк), приходный ордер (оплата чеком), приходный ордер (возврат из подотчета), требование, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону (частным лицам), контроль входной информации.
Ввод данных с первичных документов является основной ежедневной работой, проводимой на АРМ бухгалтера I категории. Режим ввода документов определяется функциональной директивой меню II уровня, после чего открывается окно для непосредственного ввода данных.
Вначале вводится вид операции, потом определяется номенклатурный номер материала. После его ввода на экран автоматически выдается код соответствующего счета, субсчета, затем определяется аналитические признаки материального счета.
При формировании входной информации осуществляется отображение реестра документов складского учета отдельно по каждому складу.
Реестр включает в себя следующие данные: дата проведения хозяйственной операции, вид документа, получатель, сумма по документу, корреспонденция счетов. При проверке проверяющий сличает количество первичных данных, проведенных по реестру, с количеством документов, которые фактически были проведены по складу.
После набора НСИ и первичной информации необходимо перейти к расчету и формированию выходной информации. АРМ бухгалтера I категории выдает следующий перечень машинограмм:
карточка складского учета материалов
оборотная ведомость материальных ценностей
справочная информация
информация о переоценке материальных ценностей
реестр первичных документов
При выборе какой-либо машинограммы производится её автоматизированный подсчет и выдача на экран или печатное устройство выходной информации. Возможна выдача информации по предприятию, подразделению, материально-ответственному лицу.
Карточка складского учета материалов отображает информацию в аналитическом разрезе материалов. На основании первичных данных и данных, отраженных в карточке складского учета проверяющий (бухгалтер) имеет возможность проконтролировать наличие и движение производственных запасов.
На месте хранения информации пользователь (кладовщик, ответственные лица за хранение и отпуск материалов и т.п.) и контролирующие лица (бухгалтер, проверяющий) имеют возможность получить справочную информацию для контроля и оперативного управления производственными запасами.
Особое значение для работы АРМБ имеют функции контроля на уровне входной информации введенных ранее данных. Путем автоматического формирования данных по необходимой форме и структуре контролер имеет возможность проанализировать данные за любой период времени (год, месяц, декаду, день и т.д.).
Автоматическое формирование необходимых данных осуществляется путем применения автоматизированного документирования хозяйственных операции. При этом на экран выдается информация по следующим основным параметрам:
- структура первичного документа по заданному периоду;
- осуществление операции;
- определенный период времени (день, месяц, квартал, год и т.д.)
- определенные показатели, отраженные в первичных данных;
- счета, субсчета и коды аналитического учета;
- наименование материалов и их кодов;
- информация по поставщикам в диапазоне дат;
- структурные подразделения (склады, кладовые, цеха и т.п.)
- номера документов или диапазону номеров;
- материально ответственные лица;
- сроки поставок материалов;
- динамика цен на приобретенные материалы;
- допустимость корреспонденции счетов по учету материалов;
- сроки и правильность переоценки материалов;
- полнота входной информации.
Информация о наличии и движении материалов по каналам связи передается на АРМ бухгалтера II категории. Здесь дополняется недостающая информация, создается база данных бухгалтерских проводок.
Выходная информация в условиях функционирования АРМ бухгалтера II категории отражается как в регламентном, так и в запросном режимах.
Основной регламентированной выходной информацией по учету производственных запасов, выдаваемой в виде машинограмм, видеокадров, справок, являются:
Инвентаризационная ведомость по наличию материальных
ценностей
Сводная ведомость по приходу материальных ценностей
Сводная ведомость по расходу материальных ценностей
Оборотная ведомость материальных ценностей
Карточка подотчетного лица
Ведомость отражения хозяйственных операций по учету
материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета
Ведомость переоценки материальных ценностей
Ведомость начисления и списания износа МБП
Ведомость поступления материальных ценностей
в аналитическом разрезе
Ведомость использования материальных ценностей
Справочная информация и аудит учета материальных ценностей
Прогнозирование использования материальных ценностей
Ведомость показателей прибыли полученной от реализации
материальных ценностей
Прогнозирование запасов товароматериальных ценностей
Реестр первичных документов
Журнал учета отпуска материальных ценностей
Информация, содержащаяся в машинограммах, должна сохранятся на магнитных носителях и в базе данных центральной ПЭВМ. В дальнейшем она используется для автоматизированного ведения отчетных регистров бухгалтерского учета.
Порядок оформления машинограмм должен обеспечивать юридическую силу документов и их соответствие требованиям архивного хранения и документальных проверок.
Для сохранности информации и в случае аварийных ситуаций следует предусмотреть хранение в течение требуемого периода дублей (копий) информации на технических носителях.
Заключение
В магистерской работе, выполненной на примере предприятия ЗАО «Тригон», рассмотрены вопросы теории и практики бухгалтерского учета и контроля производственных запасов. Её основные положения состоят в следующем:
1. Рассмотрена практика учета операций с материалами в ЗАО «Тригон», выявлены и недостатки и внесены предложения по её совершенствованию, а именно:
- одним из наиболее грубых нарушений в работе бухгалтерии данного предприятия, является применение старого плана счетов. В частности, предложено перейти на новый план счетов;
- необходимо уделить большее внимание состоянию и оборудованию складского хозяйства необходимыми приборами, компьютерной техникой. Это необходимо для надлежащего учета, контроля и хранения материалов на складах предприятия.
Следует проводить не только годовую инвентаризацию ценностей – сплошным методом, а и промежуточные инвентаризации (1 раз в квартал) – выборочным методом;
- карточки складского учета оформляются ненадлежащим образом, а именно не проставляется норма запаса, что может привести к сверхлимитному расходованию ценностей. Для обнаружения сверхлимитного расходования необходимо ужесточить проверки, путем взаимных проверок наличия запасов на складах (цехах, кладовых) и сравнения полученных данных с данными бухгалтерии.
2. Существует порядок учета ТЗР, также имеет ряд недостатков:
- на предприятии, в аналитическом учете ТЗР не выделяются в отдельный счет, что приводит к искусственному завышению снабженческих расходов и занижению себестоимости материалов;
- в аналитическом учете ТЗР нет данных о величине транспортных и погрузочно-разгрузочных расходах, о затратах по возмещению предприятием расходов сбытовых и снабженческих организаций и т.д. Это связано с отсутствием в составе регистров бухгалтерского учета ведомости №10, предназначенной для ведения аналитического учета ТЗР.
Для совершенствования учета ТЗР необходимо:
- сконцентрировать ТЗР на отдельном синтетическом счете;
- выделить в аналитическом учете ТЗР по местам их возникновения и центрам ответственности.
3. Высказаны соображения по поводу Акта на оприходования ценностей. Такой Акт на исследуемом предприятии отсутствует, и при возникновении претензий к поставщикам, связанных с доставкой материалов, потери, понесенные при транспортировке, ложатся на убыток предприятия. Чтобы избежать этого, будет правильным и целесообразным применение и составление данного Акта.
Однако, при наличии столь множества недостатков в ведении бухгалтерского учета данного предприятия, имеется и ряд положительных моментов:
- в бухгалтерии, бухгалтерский учет запасов автоматизирован, что дает дополнительные преимущества в сокращении бумажной работы и экономии времени. Многие учетные регистры ведутся с помощью компьютерной программы, в данном случае это ведение журнала ордера №6 и оборотной в ведомости движения ценностей по складам;
- прогрессивным является отпуск материалов и контроль за использованием их в производстве на основе раскрытых карт, в которых указывается количество отпущенных материалов и результаты кроя (экономия или перерасход). Раскройные карты используются в заготовительных цехах.
Надеемся, что предполагаемые рекомендации будут способствовать совершенствованию практики учета и контроля производственных запасов на ЗАО «Тригон».
Литература
1. Закон Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» № 996-14 от 16. 06. 1999 г.
2. Закон Украины «О налогообложении и прибыли предприятия» № 283/97-ВР, в редакции от 22. 05. 1997 г., с изменениями и дополнениями.
3. Закон Украины «О НДС» № 168/97-ВР от 03. 04. 1997 г., с изменениями и дополнениями.
4. Постановление Кабинета Министров Украины «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учёта» от 19. 04. 1993 г. № 283, с изменениями и дополнениями.
5. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учёта активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утверждённая приказом Минфина Украины от 30. 12. 1999 г. № 291, зарегистрированным в Министерстве Украины 21. 12. 1999 г.№893/4186.
6. Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учёта, утвержденные совместным приказом Минфина, Службы безопасности, Министерства внутренних дел Украины от 25, 15, 24 ноября 1993 г. №98/118/740.
7. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, денежных средств, документов и расчётов, утверждённых Минфином Украины от 11. 08. 1994 г. №69, с изменениями, внесёнными Минфином Украины от 05. 12. 1997 г. №268, от 26. 05. 2000 г. №115.
8. Инструкция «О порядке регистрации выданных, возвращённых и использованных доверенностей на получение ценностей», утверждённая приказом Минфина Украины от 16. 05. 1996 г. №99.
9. Приказ Минфина Украины «Об изменениях и дополнениях к инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей» № 226 от 18.10.1996 г.
10. Приказ Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. №67.
11. Приказ Минстата Украины «Об утверждении типовых первичных документов по учету сырья и материалов» №193 от 20.06.96 г.
12. Приказ Минстата Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета» №192, от 21.0696 г.
13. Положение (Стандарт) бухгалтерского учета №9 «Запасы», утвержденное приказом Минфина Украины №246 от 20.10.99 г., зарегистрированного в Минюсте Украины №751/4044 от 02.11.99 г.
14. Положение (Стандарт) бухгалтерского учета №2 «Баланс», утвержденное приказом Минфина Украины от 31.03.99 г. №87, зарегистрированного в Минюсте Украины 21.06.99 г. №396/3689, с изменениями и дополнениями.
15. Положение (Стандарт) бухгалтерского учета №10 «Дебиторская задолженность», утвержденное приказом Минфина Украины №237 от 08. 10. 1999 г., зарегистрированного в Минюсте Украины №725/4018 от 25.10.99 г.
16. Указаниями о составе и заполнении учетных регистров малыми предприятиями, утвержденные приказом Минфина Украины №112 от 31. 05. 96 г.
17. Журнал «Все о бухгалтерском учете» №47 от 24.05.2000 г. «Получение ТМЦ по доверенности», (стр. 9).
18. «Все о бухгалтерском учете» №10 «Запасы» (стр. 8)
19. «Все о бухгалтерском учете» №8 от 28.01.2000 г. «Учет по национальным стандартом».
20. «Все о бухгалтерском учете» №56 15.06.2001 г., «В каких случаях необходима доверенность на получение ТМЦ» (стр.29)
21. Журнал «Налоги и бухгалтерский учет» №2(2), 31.01.2000 г. «Оценка производственных запасов» (стр. 14)
22. «Налоги и бухгалтерский учет» №14(270), апрель 2000 г. «Учет сырья и материалов. Приходный ордер» (стр. 49)
23. «Налоги и бухгалтерский учет» №14(270), апрель 2000 г. «Учет сырья и материалов. Акт о приемке материалов» (стр. 48)
24. Журнал «Бухгалтерский учет и аудит», от 08.2001 г. «Основы методики аудиторской проверки оборотных активов, в соответствии с требованиями ГКЦБФРУ» (стр.47)
25. Журнал «Бизнес» №29 (392), 17.06.2000 г. «Запасы: учет в примерах и проводках» (стр. 38)
26. Адамс Р. «Основы аудита» (М.: 1995 год)
27. Аренс Э., Лоббяк Дж. «Аудит» (М.: 1995 год)
28. «Аудит» /под ред. Кузьминского, К.: 1996 год.
29. «Аудит: Учебное пособие для студентов / под ред. Данилевского Ю.А. и др. М.:2000 год.
30. Барышников Н.П. «Организация и методика проведения общего аудита» (2-е изд., М.: 1996 год.)
31. Бирюкова И.К., Випис Т.Т. «Практический бухгалтерский учет и аудит в Украине» (К.:1996 г.)
32. Билуха М.Т. «Теория бухгалтерского учета: пособие для студентов» (К.: 2000 год)
33. Бейгельремер М.Т. «Учет экономики материальных ресурсов» (М.: 1987 год)
34. Булавина Л.Н. «Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов». Учебное пособие (М.: 1999 год)
35. Бутинець. Ф.У., Усал Б.У., Виговин Н.Г. «Аудит и ревизия предпринимательской деятельности» (Ж.: 2001 год)
36. Бутинець Ф.Ф. «Теория бухгалтерского учета» (Ж.: 2000 год)
37. «Бухгалтерский учет и аудит. 500 вопросов и ответов» /под ред. Подольской И. (Р.: 1999 год).
38. «Бухгалтерский финансовый учет: Пособие для студентов» /под ред. Бутинця Ф.Ф. 2-е изд. (Ж.: 2000 год)
39. «Бухгалтерия и финансовая отчетность в Украине» /под ред. к. э. н. Голова С.Ф. (Д.: 2000 г.)
40. «Бухгалтерский учет и отчетность в Украине» (сборник нормативно-правовых актов) Киев 2001 год.
41. «Бухгалтерский учет» /под ред. Тишкова Е.И. (М.: 1991 год)
42. Голов С.Ф., Костюченко В.М. «Бухгалтерский учет по международным стандартам» (К.: 2000 год)
43. Горицкая Н.Г. «Новый бухгалтерский учет» (К.: 2000 год)
44. Грабова Н.Н., Добровольский В.Н. «Бухгалтерский учет в производственных и торговых предприятиях, 2000» (К. 2000 год)
45. Гайдамак З.В. «Учет и контроль производственных отходов» (М.: 1990 год)
46. Завгородний В.П. «Бухгалтерский учет в Украине с использованием национальных стандартов: учебное пособие для студентов» 5-е изд. (к.: 2001 год)
47. Киринский Р.И. «Контроль и ревизия в условиях автоматизации бухгалтерского учета» (М.: 1990 год)
48. «Контроль и ревизия в строительстве» (М.: 1989 год)
49. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. «Аудит». Учебное пособие (М.: 2000 год)
50. Кужельный М.В., Линник В.Г. «Теория бухгалтерского учета» (К.:2001 год)
51. Лабыщев Н.Т., Ковалева О.В. «Аудит». Теория и практика (М.: 2000 год)
52. Либерман Л.В. «Учет материальных ценностей» (М.: 1989 год)
53. Левин В.С. «Нормативный учет себестоимости продукции заготовительных цехов». (М.: 1991 год)
54. Мельник В.М. «Контроль и ревизия деятельности предприятий». (О.: 1999 год)
55. «Новый бухгалтерский учет в Украине» (построение и применение) (К.: 2000 год)
56. Новодворский В.Д. «Бухгалтерский учет производственный ресурсов: Вопросы теории и практики». (М.: 1989 год)
57. «Оперативный контроль экономической деятельности предприятия» /под ред. проф. Валуева Б.И. (М.: 1991 год)
58. Пошерстник Е.Б., Мейкин М.С. «Бухгалтерский учет и аудит: практическое пособие» В 2 томах 2-е издание (М.: 1998 год)
59. Сопко В.В., Завгородний В.П. «Организация бухгалтерского учета, экономического контроля и анализа: Учебник» (К.: 2000 год)
60. «Справочник бухгалтера швейной и трикотажной промышленности» под ред. проф. Валуева Б.И. (М.: 1991 год).
61. Стуков С.А. «Система производственного учета и контроля» (М.: 1988 год)
62. «Учет и контроль затрат на производство в объединениях легкой промышленности» /под ред. проф. Валуева Б.И. (М.: 1982 год)
63. Шеремет, Суйц В.П. «Аудит» (М.: 1995 год)
64. Шишкин А.К. «Учет, анализ, аудит на предприятии». Учебное пособие (М.: 1996 год)